數字檔案在圖書管理中的應用研究

張華

摘 要 本文以獨特的視角闡述了高校數字檔案備份管理的重要性，分析了高校數字檔案管理的現狀及出現的問題，并針對這些問題提出了自己的建議與設想。

關鍵詞 高校 數字檔案 備份 管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

數字檔案取代傳統紙質檔案是未來檔案工作的發展方向，數字檔案已經被越來越多的高校納入檔案工作范圍。但數字檔案的逐步使用和紙質檔案的逐步淘汰需要經歷一個相當長的發展過程。毫無疑問，高校檔案工作正處在這一過渡時期。這一時期的數字檔案管理并不成熟，數字檔案和大量的紙質檔案同時存在，在檔案管理中體現了新的特征，同時也向高校檔案工作者提出了新的問題和挑戰。其中數字技術的安全問題尤其值得注意，數字檔案的備份以及備份的管理也就成了高校檔案工作的重要組成部分。

1高校數字檔案管理的現狀和問題

1.1高校數字檔案管理的現狀

計算機應用的普及，電子辦公軟件操作技術的推廣，以及數字存儲技術自身具有的環保、存儲量大、便于傳輸的優點，使得數字檔案在社會諸領域得到了廣泛的應用。數字檔案管理在高校的檔案管理工作中發揮著日益重要的作用。

目前，我國高校普遍實施了數字檔案管理，主要體現在課程的開設和選擇，考試成績的錄入和查詢，學分的統計和管理幾個方面。而學生的學籍管理、黨團關系管理等仍然依靠傳統的紙質檔案完成，這就體現出了高校數字檔案管理在高校檔案管理中的局限性。但高校數字檔案管理的這種局限性很大程度上是由于學籍、黨團關系這類個人檔案自身特殊性質所決定的，在可預見的一段時間內不會被數字檔案取代。在已經實現了數字檔案管理的方面，數字技術所帶來的問題也是顯而易見的。如網絡和數字安全的問題，數字檔案的數據丟失問題等。

面對這些伴隨數字技術優勢而來的潛在風險，與傳統的以紙質檔案的為主的檔案管理相比，應對風險就成了重中之重。

1.2高校數字檔案備份的安全問題

數字檔案的產生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯網、專用網和局域網環境下進行的。在數字檔案的歸檔、管理和利用服務過程中，檔案數據的安全問題往往表現在多個層面。其中數字層面的安全主要是指涉及系統存貯的檔案數據的安全問題，包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據存儲、數據備份、數據格式的轉換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數據版本的更新、數據格式的轉硬件設備的意外損壞、存貯介質的老化、失效、自然災害等造成的數據丟失、數據損壞甚至是計算機系統的破壞和癱瘓。

2高校對數字檔案管理的備份工作的需求

從安全第一的角度出發，數字檔案的備份也就成了高校數字檔案管理中迫在眉睫的工作。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性較差，已損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔。但在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質檔案將并存很長時間。但從長遠看，在數字檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法；這樣，不但能夠提高檔案管理效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎驗證，在萬無一失的情況下實行。

3數字檔案備份存儲技術發展帶來的問題

高校數字檔案備份工作不能回避的問題就是數字存儲技術壽命的問題。電子文件的壽命不僅與其內部諸多因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現主要有兩方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限。也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更加重要。因此，對電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體磨損是更為嚴重的危害。針對這一問題，不少學者提出解決的辦法，但都不甚理想，在高校數字檔案備份工作的實踐過程中，面對這一不可避免的問題更需要積極地探索解決之道。數字存儲技術的發展造成的存儲介質壽命的問題可以說是高校數字檔案備份工作能否長久有效的關鍵問題。

高校數字檔案備份工作在數字檔案管理逐步取代紙質檔案管理的今天，在高校數字檔案與紙質檔案一定時期內長期共存的高校校園，有著顯著的必要性。但高校數字檔案備份工作的開展還面臨著諸多正待解決的問題，高校數字檔案備份工作必將在需求中發展，在發展中逐步完善。

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