提高高校教學(xué)單位秘書工作效率的對策

范保樂

摘 要 高校教學(xué)單位秘書在高校教學(xué)管理中占據(jù)著重要位置，他們在教學(xué)過程中處理、協(xié)調(diào)、安排教學(xué)，在教學(xué)活動(dòng)中起著承接的作用。本文主要分析了秘書在高校教學(xué)單位中的作用，并具體闡述了提高高校教學(xué)單位秘書工作效率的對策。

關(guān)鍵詞 高校 教學(xué)單位 秘書 工作效率

中圖分類號：G473 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

0引言

在現(xiàn)代教育理論不斷更新?lián)Q代的今天，高校教學(xué)工作也急需進(jìn)行一系列的改革創(chuàng)新。秘書作為一線工作人員，他們在教學(xué)工作中的作用對于高校教學(xué)管理工作的順利開展具有重要意義。現(xiàn)階段，很多高校需要提高對教學(xué)單位秘書工作職能的認(rèn)識，對之給予足夠的重視，以提升高校教學(xué)管理工作水平。

1秘書在高校教學(xué)單位中的作用

1.1溝通橋梁作用

教學(xué)單位秘書不僅是高校教學(xué)工作的重要工作人員，還是學(xué)校各個(gè)部門之間的聯(lián)絡(luò)員，他們的工作不僅關(guān)系著本單位的教學(xué)質(zhì)量，還關(guān)乎學(xué)校教學(xué)管理制度的有效落實(shí)。教學(xué)單位秘書是學(xué)校、院系與師生三者之間的橋梁和紐帶，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，負(fù)責(zé)信息的上傳下達(dá)。教學(xué)單位秘書工作既需經(jīng)常與教研室和學(xué)生等聯(lián)系，還需與學(xué)校教務(wù)部門、兄弟院系聯(lián)系，牽涉到諸多部門及人員，他們是教學(xué)管理工作中最活躍的協(xié)調(diào)人員。在實(shí)踐中，教學(xué)單位秘書需要培養(yǎng)自身良好的人際關(guān)系交往能力，充分發(fā)揮自身的職能效應(yīng)，調(diào)動(dòng)老師的積極性，為教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

1.2監(jiān)督評估作用

高校的教學(xué)管理工作是高校所有工作中的重點(diǎn)，其水平的高低對高校的效益和效率有直接影響。在實(shí)踐中，教學(xué)單位秘書作為高校管理活動(dòng)中最基層的管理者，在其管理、監(jiān)督教學(xué)全過程中是以提高教學(xué)質(zhì)量為最終目標(biāo)的。每個(gè)學(xué)期，在高校教學(xué)管理活動(dòng)中，教學(xué)單位秘書會(huì)在教學(xué)督導(dǎo)與教務(wù)處的聯(lián)合指導(dǎo)下開展工作。同時(shí)，教學(xué)單位秘書會(huì)時(shí)常協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做教學(xué)方面的管理工作。基于此，教學(xué)單位秘書應(yīng)該在明確崗位基本職責(zé)和重點(diǎn)任務(wù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對本系教學(xué)工作的監(jiān)督。

1.3參謀助手作用

在日常的教學(xué)管理工作中，教學(xué)單位秘書不僅需要直接參與教學(xué)管理工作，還需要發(fā)揮自身的參謀助手作用，主動(dòng)提高對院校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量。教學(xué)單位秘書在獲取教學(xué)信息時(shí)快捷而可靠，他們在整理教學(xué)資料后，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)過程中出現(xiàn)的偏差，并迅速地向有關(guān)部門反饋問題，使領(lǐng)導(dǎo)部門在作出決策時(shí)獲得主動(dòng)權(quán)。教學(xué)單位秘書為了能夠勝任本職工作，不僅需要幫助教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)處理一系列日常教學(xué)任務(wù)，還需要發(fā)揮自己聰明才智為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提高自身的工作效率。

2提高高校教學(xué)單位秘書工作效率的對策

2.1提升教學(xué)單位秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)

為提高服務(wù)和教學(xué)管理水平，教學(xué)單位秘書應(yīng)從以下幾方面做起：

第一，努力學(xué)習(xí)教學(xué)管理知識和教育科學(xué)知識，掌握教學(xué)管理規(guī)律，提高自己的借鑒與創(chuàng)新的能力。

第二，培養(yǎng)自身與他人協(xié)作共事的觀念，處理問題時(shí)要從多角度考慮，及時(shí)疏通異議，妥善處理好交辦和催辦的事情。

第三，保持一個(gè)平和的心態(tài)，以飽滿的精神投入工作中。

第四，提高統(tǒng)籌管理能力，教務(wù)工作頭緒繁，教學(xué)單位秘書每學(xué)期開學(xué)初就應(yīng)制定周密的工作計(jì)劃，做到事先有計(jì)劃，因教學(xué)單位秘書還有些突擊性工作，做事情要分清輕重緩急。

第五，結(jié)合本校本單位的實(shí)際情況，以開放的眼光學(xué)習(xí)和借鑒發(fā)達(dá)國家和知名高校教學(xué)單位秘書工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，對本職工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，提高自身工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平。

2.2實(shí)行計(jì)算機(jī)規(guī)范化教務(wù)管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校越來越多地采用信息化技術(shù)進(jìn)行教學(xué)管理。在此背景下，教學(xué)單位秘書應(yīng)該熟練掌握教學(xué)管理信息化處理流程與教學(xué)系統(tǒng)管理使用的計(jì)算機(jī)、軟件，能夠操作運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助軟件建立的各類教學(xué)管理系統(tǒng)，如教學(xué)計(jì)劃與教學(xué)安排、課堂考勤及課外學(xué)分管理、教研項(xiàng)目管理、學(xué)生學(xué)籍以及成績管理等教務(wù)管理系統(tǒng)，使得教學(xué)信息化管理更加合理化。同時(shí)，教學(xué)單位秘書應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)上的資源，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)時(shí)把握教學(xué)工作的最新動(dòng)態(tài)。最后，教學(xué)單位秘書還需要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，并對計(jì)算機(jī)日常維護(hù)、維修與程序化操作等方面有基本了解。

2.3開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討交流會(huì)

現(xiàn)階段，高校對于新理念、新手段和新技術(shù)的應(yīng)用水平不斷提升，對高校教學(xué)單位秘書工作提供了良好的發(fā)展契機(jī)。高校教學(xué)管理要主動(dòng)適應(yīng)這種變化，就必須為教學(xué)管理隊(duì)伍創(chuàng)造培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，使他們知曉教育教學(xué)管理的現(xiàn)狀和前沿動(dòng)態(tài)，反思自己的工作，喚起再學(xué)習(xí)再實(shí)踐的需要，習(xí)得先進(jìn)的理念和技能，積極主動(dòng)為教學(xué)管理工作服務(wù)。有條件的學(xué)校可以聘請教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家教授對教學(xué)單位秘書進(jìn)行指導(dǎo)，實(shí)行“導(dǎo)師制”，充分發(fā)揮專家教授的輻射作用。最后，學(xué)校教學(xué)單位還需要定期組織秘書與相關(guān)工作人員到其他院校去學(xué)習(xí)參觀，在參觀過程中，秘書應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，吸取先進(jìn)的工作理念，明確自身的不足與優(yōu)勢，以提高自身工作效率。

3結(jié)束語

作為聯(lián)系高校基層教學(xué)部門與高層管理部門的橋梁，教學(xué)單位秘書在高校的教學(xué)活動(dòng)中扮演著非常重要的角色。在教學(xué)深化改革的新時(shí)代，教學(xué)單位秘書應(yīng)該不斷提高對自身崗位職責(zé)的認(rèn)識，充分利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科技手段，不斷提高自身工作水平和效率，讓秘書工作發(fā)揮其應(yīng)有的效益。

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