對高校二級院系教學秘書工作現狀的思考

謝 峰 饒安舉 李營營

(川北醫學院，四川 南充 637000)

在目前高校的發展建設中，工作的重心是教學，抓好了教育教學工作，人才的培養才能順利進行，因而教學管理的質量和水平直接影響到學校的教學質量。從當前各高校對教學秘書的崗位設置和工作職責來看，教學秘書在高校的教學管理中處于最基層的位置，是高校基層教學單位最直接的教學管理人員。

教學秘書是二級院系教學工作的直接參與者與管理者，具有傳達指令、反映情況與溝通協調的作用，因此也是學生與教學管理者之間的橋梁與紐帶，在整個教學管理活動中具有舉足輕重的作用。重視高校二級院系的教學秘書管理工作，能夠充分激發教學秘書工作的熱情與積極性，促進二級院系教學管理效率的提高與工作的改進。

一、教學秘書的工作職責

(一)服務于教學

教學秘書的工作是以服從于教學、服務于教學為目的的綜合性服務工作，具有針對性強、內容涵蓋量大的特點。一方面，教學秘書工作既要協助專業的教學計劃，監督教學效果和教學質量，安排課表與考試時間，收集考試試卷與評估教學效果。另一方面，教學秘書工作還要負責學生專業分流、學生檔案整理、試卷整理、學籍管理及畢業事務管理等活動。

(二)協調工作

教學秘書工作是學校與學院之間、教師與學生之間重要的信息傳遞者，具有上令下達、下請上報的功能。所以教學秘書工作能夠有效溝通與協調框架內不同主體，以保證教學目標的有效達成。

(三)監督管理教學活動

教學秘書工作通過管理與控制教學計劃與活動，服務教學的各個方面，并且評估教學成果，能夠發現、反饋并改進教學過程中存在的各種問題。

二、二級院系教學秘書工作存在的問題

(一)工作內容龐雜，涉及方面多，負擔較重

根據教學秘書的工作職責可見，教學秘書的繁雜性可見一斑，涵蓋了教學過程中涉及的各個方面，既要協調教師工作，又要做好學生指導與管理工作，就要聯通學校教務處，又要溝通二級院系的管理單位。教學秘書要兼顧管理框架每一方的具體情況與切身利益，凡事協調各個方面的權重，工作量大、質量要求高、時間緊、責任重，給教學秘書工作者的身體與精神造成不小的壓力。

(二)工作不受重視

隨著教學秘書需求量的不斷增大，越來越多的高校增加了對教學秘書的崗位需求，并且為教學秘書崗位設置了較好的工作條件，規定了享有的權利，但是教學秘書在教學管理中的工作地位仍然沒有受到相應的重視，部分高校仍然對教學秘書的工作性質與重要性認識不足。部分高校認為教學管理秘書正如普通的秘書管理工作，只是簡單的執行任務與指令，因而缺乏對教學秘書工作的正確使用與溝通平臺，缺乏對教學秘書工作的理解，嚴重打擊教學秘書的工作積極性。

(三)教學秘書工作者工作素質良莠不齊

部分二級院系不重視教學秘書管理工作，因此教學管理秘書往往身兼數職，或者由其他工作者或者學生擔任。缺乏專業培訓，導致理論知識和技能嚴重欠缺。同時部分二級院系學生數量或者工作量與教學秘書工作者數量不匹配，教學秘書往往疲于應付事務，沒有時間進行理論學習和教學研究，導致教學秘書隊伍整體素質難以得到提高。

(四)職務、責任、權力三者失衡

一般來說，教學秘書在行政上從屬于二級院系，在業務上屬于學院教務處。但是在實際操作上，教學秘書卻常常因為行政事務耽誤大量工作時間與精力，或者在實際工作中，教學管理秘書擁有一定管理權限，但是卻只是從屬性與附屬性，單純執行指令而非管理。[1]

三、加強二級院系教學秘書工作的對策

(一)加強對二級院系教學秘書工作的重視

教學秘書作為高校教學管理活動中最基層的管理者、服務者和信息反饋者其素質和工作能直接影響學校的教學管理水平和管理效率，因此領導者必須重視教學秘書的選拔與培養，明確教學秘書工作的職責。同時在政策導向上制定相應的教學秘書職稱和職務考核的評價體系，充分肯定和評價教學秘書的工作和業績，用優惠的政策吸引教育管理專業人才和優秀的應屆畢業生，承認其教學活動中的勞動成果和業績，給予相應的物質獎勵和精神鼓勵，并把教學秘書整體隊伍的建設納入到學校的師資培養計劃中，充分調動教學秘書的工作積極性。

(二)組織專業培訓，提供教學秘書人員的學習、交流機會

學校及有關職能部門對教學秘書開展有關教學管理方面的培訓，使得教學秘書可以系統地學習到教學管理方面的知識理論，提高廣博的知識結構素質，以提高教學秘書業務知識水平、更新教學管理的觀念。同時教學秘書的地位特殊、角色重要、工作復雜、任務繁重，對其心理素質提出了更高的要求。要重視塑造良好的身心素質與工作能力，面對繁雜的工作要做到淡泊名利，有奉獻意識，統籌規劃每項工作，不出紕漏，有前瞻意識，工作方方面面要照顧周到，有全局意識，建設結構合理、隊伍穩定、素質高、服務意識強的教學秘書隊伍。[2]

四、結語

教學秘書工作是高校教學管理工作中的重要環節，教學秘書的工作質量直接影響二級院系的教學質量，正確認識他們在高校的作用和存在的問題，采取適當的對策，有利于提高教學秘書的能力，為高教事業的發展發揮其應有的作用。