數字檔案館建設問題的思考

文·于介芳 劉朋海

數字檔案館是指以電子檔案為對象，以計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案接收﹑整理﹑保管﹑鑒定﹑保護﹑共享利用的檔案管理模式。隨著信息技術的迅速發展，網絡化的進程進一步加快，數字檔案館將成為知識經濟社會必不可少的信息保障體系，它的建設已經成為當前評價一個國家信息基礎水平的重要標志。

一、數字檔案館建設的意義及必要性

（一）數字檔案館建設是國家信息化的需要

二十世紀九十年代以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，新時期數字檔案館建設工作刻不容緩。用現代化的手段做好新時期的檔案工作，更好地為以經濟建設中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期檔案工作的迫切需要，也是國家信息化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的檔案信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理檔案信息，從而提高檔案信息的規范程度與利用效率。

（二）數字檔案館建設是合理使用先進的現代化辦公設備的需要

隨著經濟和科技發展，很多單位和部門都購進了先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得較大的進展，這就迫切需要建立一套現代化的檔案信息網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進檔案工作的科學化和現代化。

二、數字檔案館建設的幾個難點

（一）數字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，目前人們對數字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案憑證價值就成為數字檔案館建設中無法回避的難題。

（二）數字檔案館建設的諸多技術問題

如數字檔案的失真問題。“檔案數字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。然而，就目前已研制出的各種掃描輸入技術，其平均識別率還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點。又如數字檔案信息的長期存取問題。由于電腦存儲的介質材料的技術問題和機讀語言格式的快速發展和經常轉換問題使數字信息的存儲壽命受到了很大限制。數字檔案信息技術問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。

（三）數字檔案館法律法規方面的問題

面對數字檔案館產生的新情況﹑新特點，檔案法規中的一些內容已不適應。如電子檔案的法律憑證﹑對利用者的身份認證﹑著作權﹑知識產權﹑隱私權的使用和保護等問題，必須要得到相應法律法規的支持，否則，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值﹑存在的意義。因此，修改完善檔案法規勢在必行，但要兼顧到方方面面，還是有相當的難度。

（四）數字檔案館的基礎理論問題

數字檔案館的建設必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統一尚需時日。如數字檔案館的概念﹑數字檔案的概念﹑數字檔案館的系統邊界等一些基礎理論問題都需要深入研究和界定，都是一些不易解決的難題。

（五）數字檔案館建設的標準化問題

數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館﹑全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式﹑統一的著錄標引標準﹑數據描述標準﹑元數據標準﹑全文數據庫標準等等，“而實際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題。”

三、解決數字檔案館建設難點的對策

（一）提高社會﹑公眾的認知度，加強政府管理

從建設信息化創新型國家的角度，政府要加大對數字檔案館建設的政策﹑資金﹑技術和人才的投入力度，并建立相應的與社會主義市場經濟體制相適應的投入產出機制。隨著數字政府上網工程的建設實施和公開現行文件服務中心的建立，數字化檔案館的建設已成勢所趨，各級部門﹑單位要有計劃﹑有步驟﹑有重點﹑有針對性地搞好數字檔案館的建設，不斷提高數字檔案館檔案的利用率。

（二）“雙軌”并行，循序漸進

由于現在數字檔案館存在著種種技術缺陷，數字檔案館還不能全面替代原有檔案館的作用。因此，在數字檔案的原始性﹑憑證性得不到保證和無法確認的情況下，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件﹑紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁﹑光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

（三）組織專業人才攻克技術難題創新檔案基礎理論

數字檔案館是以信息源﹑網絡﹑數據庫為基礎的，其相關技術較為復雜。如數字化圖像的存儲與壓縮﹑數據組織技術﹑信息檢索技術﹑多語言平臺互換互換互訪技術﹑海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建設發展的難題。因此，數字檔案館的建設必須首先建立一支技術過硬的專業人才，完善和創新檔案基礎理論，并不斷借鑒國外的先進技術和經驗，迅速開發和應用一系列新技術，如身份認定﹑智能檢索﹑信息隱蔽﹑數字水印﹑電子簽章﹑操作跟蹤﹑信息加密等，使數字檔案館的硬件和軟件齊頭并進。

（四）加快建立法律法規和制定嚴格的管理制度

完備的信息網絡法律法規能夠為電子檔案的法律憑證﹑對利用者的身份認證﹑著作權﹑知識產權﹑隱私權的使用和保護等問題確立法律依據，許多問題只有以法的形式確定下來，才能做到有法可依。同時對電子文件的生成到歸檔都要盡快制定出嚴格的管理流程，使電子檔案納入規范的程序化管理，并迅速制定嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，使數字檔案館建設法制化﹑標準化和科學化。