做到“五個強化、五方面同時著力”促進數字化下檔案信息資源的開發與利用

文·張新顏

隨著現代信息技術的快速發展，做好采集﹑處理﹑傳遞和使用檔案信息資源工作，促進數字化檔案信息的開發與利用，賦予檔案數據更大價值，是各級組織和單位檔案管理者面臨的一項重要任務。針對當前檔案工作在思想觀念﹑信息化建設和安全管理﹑服務大局等方面存在的問題和短板，促進數字化檔案信息的開發與利用，要做到“五個強化﹑五方面同時著力”。

一、強化檔案數字化制度標準，在嚴格規范和強化監管方面同時著力

國家檔案局發布的《紙質檔案數字化技術規范》和國家標準《電子文件歸檔與管理規范》等文件，是數字化檔案信息資源開發與利用的過程中必須嚴格遵守的根本標準。單位的檔案管理者要緊密結合實際，推動建立本單位的檔案數字化標準，在登記﹑整理﹑匯總﹑加工處理等環節形成制度流程，以保證各類數據的統一規范，為以后開發與利用打下堅實基礎。在這個過程中，受專業方面的限制，不少單位實行外包服務，這就要求在數字化過程中必須加強現場監管和流程監管，建立健全檔案的出入庫﹑掃描等制度，明確責任人和管理責任。特別是要做好重要檔案的數據加密工作，既要保證質量，更要保障安全，堅決防止因檔案信息管理不當造成失泄密事件，給國家和單位及個人造成損失。

二、強化檔案信息數字化建設，在硬件建設和軟件開發方面同時著力

傳統的檔案數量龐大，整理﹑保管工作需要花費很大的人力﹑物力和財力，且效率低下。信息化條件下，電子檔案分類管理﹑電子文件規范歸檔以及電子技術處理，對檔案信息資源開發利用提出了新的要求。檔案部門應積極適應云計算﹑大數據技術發展的趨勢，規劃與建設好數字化檔案數據庫和現行文件利用數據庫，加快檔案數字化進程。特別是目前在不少單位檔案工作人員少﹑檔案藏量大的情況下，要更多地利用電子設備對檔案信息進行檢索﹑編研﹑統計，進一步提高工作效率和檔案信息開發效益。主要加大硬件設施投入，配備大型網絡服務器﹑計算機﹑掃描儀﹑拍攝儀﹑打印機﹑復印機以及攝像機﹑照相機﹑錄音機等多種硬件設施，方便數據傳輸與資源共享。同時，要強化軟件設施建設，搭建文檔一體化檔案綜合管理系統，構建檔案信息系統局域網，實現檔案錄入和管理的數字化﹑集成化﹑網絡化，直接實現檔案信息管理從傳統管理階段向信息管理階段﹑信息資源管理階段邁進。

三、強化信息網絡平臺功能，在建設完善和有效體驗方面同時著力

檔案管理平臺是數字化檔案資源開發與利用的重要一環，功能完善與否直接影響服務效果。這個平臺對使用者和服務對象應該是便捷的檔案資源管理操作平臺﹑全面的檔案信息公開平臺﹑及時的反饋和便民服務平臺，是檔案工作與服務對象之間的橋梁。檔案管理平臺建設發展成效，離不開對平臺性能的評估，主要通過對平臺架構﹑版面布局﹑搜索功能﹑借閱申請等性能的有效評估實現的。因此，檔案管理平臺的設計應注重易用性﹑交互性和關懷性。這就要求檔案管理系統項目設置合理﹑信息導入便捷，方便檔案人員管理使用，從而提高對檔案資源信息化建設的積極性和主動性；要求檔案信息公開平臺查詢功能完善，注重用戶體驗，能夠提供在線咨詢﹑申請結果反饋﹑在線閱讀﹑反復搜索等功能，從而提高檔案資源利用者對信息公開服務的滿意度。同時，還需要不斷拓寬檔案信息來源，及時將反映本單位重大活動﹑重大事件和重要會議的新聞信息導入檔案信息平臺，讓檔案管理平臺真正成為利用者的“資料庫”“信息倉”。

四、強化交流暢通渠道，在傳統手段和創新方式方面同時著力

在傳統的檔案與數字化檔案并存的情況下，要積極適應不同群體，在保留部分傳統有效手段的同時，逐步減少紙制檔案底本和原件的使用率，切實降低損毀風險；始終堅持“互聯網+檔案”的理念，進一步優化檔案管理部門與服務對象交流渠道，以檔案管理平臺為核心，輔以微博﹑微信和其他的APP等社交媒體，擴大信息傳播，開展在線服務，增強用戶體驗。特別是基于移動網絡技術，建立集實體﹑平臺和移動新媒體于一體的檔案信息服務平臺群，以更加快速﹑立體﹑互動的形式拉近檔案與利用者之間的距離，為利用者提供多途徑和獨特性的人本服務。應探索公眾參與新模式，提高檔案部門為民服務的響應速度，增進公眾對檔案部門的認同和支持。

五、強化檔案人員信息服務意識，在優化知識結構和提升素質能力方面同時著力

數字化檔案信息利用與開發工作，要求包含有信息﹑科技﹑語言等諸多要素的知識結構，檔案管理者的業務能力和知識水平從根本上決定檔案開發與利用的工作水平和質量。檔案管理者必須具備較高的職業道德標準和精通檔案專業理論知識，必須學習了解本單位的業務知識，熟練掌握計算機技術﹑網絡技術等新知識﹑新技術，始終緊跟時代發展，不斷拓寬知識面﹑優化知識結構。這就要求檔案工作人員應成為具有專業知識﹑計算機知識﹑網絡知識的復合型人才。同時，檔案管理者要樹立強烈的服務意識，把滿足需求作為檔案信息資源開發與利用中的導向，廣泛收集社會關注﹑單位需要﹑群眾關心的檔案信息，創新服務﹑主動服務﹑熱情服務，真正有效地為黨和國家及人民群眾開發與利用好檔案資源。