檔案管理在醫院管理中的作用及實現途徑

文·郭學芹

一、檔案管理在醫院管理中的作用

醫院檔案是醫院在管理﹑發展﹑改革等活動過程中形成的各項有保存價值的文字﹑圖表﹑圖像﹑音頻等資料的總和，是醫院發展變遷的記錄者和見證者，在醫院的發展中發揮著非常重要的地位，其作用也逐步滲透于醫院的管理決策﹑文化積淀﹑科學研究等方面，在醫院的管理中發揮著不可或缺的獨特價值。

（一）醫院檔案具有信息參考﹑數據支撐的作用

醫院檔案為醫院的改革和發展積累了最真實﹑可靠的第一手資料，也為醫院決策者提供有價值的數據和文字支撐，有效地促進了業務管理﹑技術水平﹑服務質量的逐步提升，也有效增強了醫院的核心競爭力和發展潛力。根據醫療活動中載體﹑性質不同，逐步形成了以科技檔案﹑病歷檔案﹑文書檔案﹑設備檔案﹑基建檔案﹑照片檔案等為主休的綜合檔案資料，并且每類檔案也在醫院管理中充分發揮著其各自的獨特作用，如利用文書檔案為醫院管理層提供管理決策的信息參考。檔案管理人員查找﹑調閱有關文書檔案，在充分熟悉醫院過去情況和現在狀況的基礎上，再對這些檔案資料進行分析﹑提煉﹑總結，形成對醫院發展有價值的參考信息，為醫院管理層制定出臺符合醫院發展實際的改革方案和管理措施提供資料；科技檔案是醫院開展科研工作的關鍵所在，為醫院醫﹑教﹑研工作提供真實﹑可靠﹑準確的資料，在科研成果的開發﹑推廣和利用中發揮不可替代的作用。

（二）醫院檔案具有提供依據和憑證的作用

檔案是最原始的第一手資料，檔案的本質屬性就在于其原始記錄性，其憑證作用是由檔案在形成過程及本質屬性所決定。比如，病歷檔案﹑出生醫學證明檔案﹑財務檔案﹑醫院設備采購合同等等均可為解決糾紛﹑爭議﹑證明真實性等提供憑證作用；在制定《醫院十三五發展規劃》過程中，對五年規劃大指標的預測，以及年度小指標的確立，都必須借助歷年檔案基礎信息﹑運用檔案的參考作用來幫助完成。正是這種不可替代的原始憑證作用，奠定了檔案在醫院管理中越來越重要的地位和作用。

（三）醫院檔案具有提升醫療工作質量的作用

病歷檔案是醫院醫療過程的原始記錄，也是醫院檔案的重要組成，它是臨床工作真實﹑系統的記錄，是評價和衡量醫院管理﹑醫療質量和技術水平的重要依據。加強病案管理﹑病案資源的積累和開發利用，可為臨床醫學研究奠定基礎，增強所獲結論的準確性，應在完成日常基礎工作的同時，注重編制多種形式﹑多種途徑﹑方便利用的病案日報﹑階段性病案分類統計匯總以及特殊疑難病案匯編等資料信息，積極開發病案信息資源，真正為醫院的教學﹑科研和臨床工作的發展提供服，不斷提升醫院的管理質量。

（四）醫院檔案具有傳承醫院悠久歷史和深厚文化積淀的作用

積極向上的醫院文化是醫院的精神所在，是醫院幾代人共同理想信念﹑道德準則﹑行為規范的歷史積淀，院訓﹑醫院精神﹑服務理念和服務宗旨，也成為全體醫務人員的思想境界所應遵守﹑遵從的守則，也真正讓醫院文化在醫院發展中不斷深化和傳承。

二、實現檔案管理作用的有效途徑

通過對檔案在醫院管理中地位與作用的分析，筆者認為，為有效實現﹑更大發揮其作用，需從以下四方面加強改進。

（一）強化檔案意識

只有在意識上注重，才能在行動上體現。醫院領導的思想意識必須跟上時代發展的步伐，充分認識到檔案工作不但是醫院整個管理的重要組成部分，而且對領導決策有不可忽視的啟發和指導作用，應該把檔案管理不容置疑地納入重要議事日程；其次形成院科兩級檔案網絡，加強檔案知識的學習，加大檔案作用的宣傳，深化檔案工作的督導，逐步強化全員的檔案意識，使檔案工作開展的更順利﹑更規范。

（二）發揮服務作用

檔案管理的最終目的是更好地利用檔案，最大限度發揮檔案的參考作用和價值。作為檔案管理者，決不能滿足于將檔案分門別類收集好，更不能束之高閣一鎖了之。要切實增強檔案服務全局﹑服務醫療的意識，不斷豐富和提高專業能力。要多途徑﹑多渠道地開發檔案信息，使醫院的檔案為于臨床﹑醫學﹑教學和科研工作服務。通過撰寫各種專題匯編，為醫務人員提供多層次﹑多方位﹑有效的信息。同時要加強檔案信息的利用，實現醫院內部資源共享，有效促進醫務人員對信息掌握的全面性﹑全局性，從而提高檔案的利用率，充分發揮檔案價值。

（三）加強隊伍培訓

檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理水平。醫院要加強檔案人員的知識更新和技能提高，把檔案人員培訓列為上崗前的必須要求，通過參加市區檔案局組織的專業培訓﹑繼續教育，以及學習訂閱檔案期刊雜志，不斷學習檔案管理知識，更新管理方法，不斷提高檔案管理人員的專業素養。另一方面是深入臨床一線調查研究醫療﹑教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

（四）加大設施投入

檔案管理信息化離不開現代化設備的投入，要購置必要的檔案設施，要確保專項資金支持和保障。例如，為提高檔案保存期限，加強檔案保護，要購置除濕﹑病蟲害防治設備﹑空調設備﹑消防設備。還有，隨著信息化社會的到來，檔案管理必須要引進計算機管理。對醫院的各項業務檔案數據使用計算機存儲和管理，醫護人員很容易查找，可以節省大量的時間和人力﹑物力﹑財力，提高工作效率。同時，利用信息化軟件管理檔案資料，可有效節約存放空間，提升檔案資料檢索速度，可以為借閱者提供更加便捷﹑高效的服務。所以說，我們應該充分利用現代科學技術，不斷完善計算機管理檔案水平，利用的應用軟件和網絡管理設計規范的管理制度，逐步實現檔案管理的規范化﹑科學化﹑自動化和現代化水平。