國內商業性檔案數字加工服務發展現狀及趨勢分析

文·張博

檔案數字加工是指在計算機﹑互聯網和數字化處理設備的輔助下，將檔案工作的收集﹑鑒定﹑整理﹑保管﹑開發和利用等方面以數字化的形式進行表現，這是傳統檔案工作在數字時代的新發展。國外檔案數字加工服務起步較早，并已發展的較為成熟。我國檔案數字加工服務起步于20世紀90年代的“檔案管理自動化”，經過了二十余年的發展，也已漸趨成熟和穩定。近年來，商業性的檔案數字加工服務發展迅速，為眾多企業及政府機關提供檔案數字加工的外包服務。

中國檔案學會在2016年7月認證發布了《2016-2018年度檔案設備﹑用品與服務定點企業名錄》[1]（以下簡稱《2016-2018名錄》），名錄中認證了國內37家提供檔案數字加工服務的公司。筆者以名錄中認證企業網站提供的業務為數據來源，綜合選取了31家企業作為研究對象，對當前國內商業性檔案數字加工服務的現狀及未來發展進行探討。

一、國內商業性檔案數字加工服務發展現狀

（一）行業整體起步較晚，發展速度快

據國家企業信用信息公示系統數據顯示，《2016-2018名錄》中所認證的37家企業，在工商部門注冊登記的時間多集中在2000年前后，可推知國內商業性檔案數字加工服務行業的整體發展，僅經歷了十余年的時間。雖起步較晚，但在良好的發展政策和時代環境的推動下，發展速度較快。在《2008-2009年度檔案設備﹑用品與服務定點企業名錄》中，僅有2家公司經檔案學會認證提供計算機檔案管理軟件服務。而在《2016-2018名錄》中，已經有37家企業經認證提供檔案數字加工服務，其業務種類也由單一的計算機檔案管理軟件服務發展到現今覆蓋檔案數字加工各個流程﹑包含軟硬件服務在內的完善行業體系。

商業性檔案數字加工領域巨大的市場份額，也吸引著大量非檔案專業公司將自己的業務范圍向檔案數字加工方向拓展。有以票據印務為主營方向的公司依托其在電子票據領域積累的技術優勢，進行檔案管理軟件的開發與檔案存儲利用等方面的探索；也有以金融服務外包為主要業務方向的公司，為金融領域的檔案工作提供檔案保管﹑數字開發利用等服務。

（二）業務類型多樣

根據對《2016-2018名錄》中認證企業所提供檔案數字加工服務的調查，可將當前國內商業性檔案數字加工服務的類型歸納為四個方面，即硬件提供﹑軟件開發﹑方案咨詢設計和業務流程外包。

1．硬件提供

硬件提供業務主要圍繞檔案數字加工服務所需硬件設備的買賣或租賃服務展開，這是檔案數字加工服務中層次等級較低的一級。

（1）掃描設備。掃描設備的租賃或買賣，是檔案數字加工服務的重要組成部分。針對紙質檔案和照片檔案進行文檔掃描﹑OCR字符識別等數字化加工的硬件設備是目前行業提供的主要設備，國內檔案數字服務商在掃描儀領域開發了覆蓋各種幅面大小﹑高速高清等不同使用領域的眾多掃描產品。在金融檔案﹑司法檔案以及城建檔案等專業領域的縮微檔案拍攝掃描工作中，國內服務商也相應開發了縮微數字一體化工作站﹑書刊掃描儀﹑大幅面工程掃描儀和醫療膠片掃描儀等專門檔案數字化掃描設備。在筆者統計的31家數字加工服務商中，提供掃描設備買賣租賃服務的有12家。

（2）存儲設備。存儲設備的提供主要服務于經過數字化處理的檔案信息。基于檔案數字信息長期安全保存及方便利用的特點，對存儲設備的存儲容量﹑安全﹑可擴展性和利用性等方面也有著較高的要求。國家檔案局也先后發布了《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-95）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T 38-2008）等行業技術標準，對數字檔案存儲設備進行規范。在筆者調查中，有1家服務商在其網站的業務范圍中向用戶群體提供磁盤陣列和光盤庫這2種存儲設備的服務。

（3）智能檔案處理設備。所謂“智能”，即把其他領域的新技術拓展于檔案實際工作之中，為檔案工作提供便利。迅捷智能回轉柜和檔案管理一體機是國內服務商在這一領域進行探索的代表成果。迅捷智能回轉柜使用RFID技術，根據用戶的實際需求，把射頻標簽與檔案數據對應，通過將射頻標簽粘貼在與之相對應的檔案盒上，實現對館藏檔案的快速存取；檔案管理一體機，則將傳統的檔案管理系統集成于一臺硬件設備上，具有功能全面﹑存儲量大﹑成本低﹑易于安裝等優點，實現了檔案管理的一站式全功能服務。

2．管理系統開發

從檔案工作的實際出發，根據用戶的需要，設計編寫相應的檔案管理系統，這是當前國內檔案數字加工服務中最為重要的一項服務。在筆者調查的31家服務商中，有26家企業的服務項目中涉及了檔案管理系統的開發。這其中，按照管理對象的不同，又可以細分為傳統檔案管理系統﹑電子檔案管理系統和庫房監控系統。

（1）傳統檔案管理系統。即基于館藏現有的紙質﹑膠片等傳統載體檔案，從館藏檔案的歸檔﹑保管﹑利用直至銷毀等全過程的管理要求出發，通過編制管理系統對傳統檔案資源進行利用和管理。在此要求下，國內服務商研發有綜合檔案館系統，將地方綜合檔案館和所轄范圍內立檔單位的檔案業務系統進行集成，覆蓋了檔案信息的采集﹑移交和發布等檔案工作的諸多過程，在滿足檔案館工作需求的基礎上，也為政務公開工作的開展提供支持。

（2）電子檔案管理系統。即以檔案數字化工作為基礎，迎合原生電子文件大量產生的現狀，圍繞數字檔案資源的收集﹑鑒定和利用等方面開展。在這一領域，很多服務商都開發有自己的電子檔案管理系統。如：光典檔案信息資源管理軟件﹑數字檔案館/室系統以及ESOAIS數字檔案館系統等。在檔案工作“雙軌制”影響下，實際檔案歸檔工作中往往采取對電子檔案和紙質載體的檔案均進行保存的做法。因此，在一些服務商開發的綜合檔案管理系統設計中，也兼具了傳統載體檔案和原生電子檔案的雙重管理。

（3）庫房監控系統。著眼于將消防管控﹑溫濕控制﹑智能取放﹑安防監控等檔案庫房管理要素進行整合，同時對庫房的檢測﹑控制和報警進行整合和聯動，基于RFID技術的檔案智能存放服務也成為多家服務商庫房系統發展的重點。國內服務商開發的i-Archives實體檔案館智能化系統通過物聯網技術﹑移動通信互聯等技術的應用，實現檔案庫房通信﹑安保和消防等方面的自動化。

3．方案咨詢設計

方案咨詢設計將服務的目光著眼于為用戶提供檔案數字加工相關流程方案的設計以及相關問題的咨詢，這是當前檔案數字加工服務發展的新方向。在調查的31家服務商中，有16家企業在其網站的服務項目中列出了這一服務。檔案數字加工的方案設計，其主要方向為提供檔案數字化方案﹑數據安全存儲方案和數字檔案館設計方案，業務流程涉及檔案數字加工服務中電子檔案的形成﹑保管和利用的各個方面。在筆者的調查中，檔案數字加工服務商往往會根據服務對象的不同提供不同的解決設計方案。如將行業解決方案劃分集團化應用解決方案﹑綜合檔案館解決方案﹑城建檔案系統解決方案和城建檔案數字化解決方案；或者從檔案業務咨詢﹑檔案系統運維服務﹑檔案信息化建設咨詢等方面提供檔案數字加工的咨詢服務。

4．業務流程外包

業務流程外包（Business Process Outsourcing，BPO）指“將經營活動中不可缺少﹑非核心的業務流程以市場交易的形式外包給其它組織的行為。”[2]隨著檔案工作進程的深入，將本部門檔案的數字加工工作以流程外包的形式選擇專業的服務公司來操作，已經成為越來越多機關和企事業單位的選擇。檔案數字加工的BPO服務，從其服務的內容來看，可以分成全流程的業務外包和部分流程的業務外包。

（1）全流程。全流程的數字加工BPO服務，即服務商提供從檔案的數字化﹑鑒定﹑保存﹑利用乃至銷毀等整個文件生命周期所需要的全部服務，這對服務提供商的業務能力和技術水平有著較高的要求。目前，31家企業中有4家企業在官方網站的服務項目中注明了提供有全流程的BPO服務。國內服務商可以提供數據錄入﹑影像的采集﹑電子文檔管理﹑數據標引和IT運維等方面的檔案數字加工外包服務；甚至在金融領域，也可以提供涵蓋票據的收取﹑遞送﹑數字化﹑存儲和利用等金融檔案的全流程信息管理服務。

（2）部分流程。部分流程的檔案數字加工BPO服務著眼于檔案數字加工中的某一項或某幾項業務。在調查的31家企業中，24家企業提供著種類不一的各種服務，其服務內容多集中于檔案數字化處理﹑電子文件寄存與調閱﹑電子容災備份﹑檔案載體轉換﹑電子銷毀和IT系統運維等方面。

（三）行業科技儲備和創新能力較強

檔案數字加工服務對行業的技術儲備和科技創新有著較高的要求。筆者利用蘇州貝爾塔數據技術有限公司推出的啟信寶企業信息查詢平臺，對31家服務商的專利技術儲備和軟件著作權情況進行調查，發現有15家企業擁有自主專利技術儲備，其中有5家企業擁有10項以上的專利技術儲備；28家企業擁有自主的軟件著作權，其中有12家企業擁有20項以上的軟件著作權。這些數據，顯示了國內檔案數字加工服務商從硬件設備到軟件技術等全方位技術的創新與發展。

在專利申請和軟件開發的基礎上，國內的服務商們還在努力實現將許多當前熱點技術應用于檔案數字加工的具體服務工作之中。如ES-iCloud數字檔案云平臺將云應用的概念引入檔案工作之中，對檔案數字資源進行整合，提升系統利用率和擴展性，實現云技術下的檔案工作的高通用性和低成本性；PDE數字檔案管理系統V9.0將數字檔案的利用范圍延伸到了移動終端領域，使用戶可以通過各種移動設備（如手機﹑平板電腦等）實現對檔案數據隨時隨地的查詢和瀏覽。

二、國內商業性檔案數字加工服務的發展趨勢

（一）由傳統檔案數字化管理向原生電子文件管理轉型

由于歷史原因和技術條件的限制，各級各類單位保存有并且正在生成著大量的紙質文件。傳統載體檔案的數字化工作仍是當前大多數數字加工服務商提供的主要業務。隨著《電子簽章條例》《電子簽名法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規的頒布，電子文件的法律效用得到了進一步保證。在當前的文書處理工作中，“雙軌制”已經得到了較大范圍的應用，以電子文件為中心的“單軌制”呼聲也在逐漸得到更大范圍的響應。以傳統檔案數字化為起點的檔案管理系統建設也應逐步更新開發為以原生電子文件的收集﹑鑒定作為系統運行的起點。

2016年11月17日，上海自貿區電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理復制推廣會的召開標志著上海自貿區檔案歸檔工作“單套制”試點工作的進行；加拿大國家檔案館從2017年起不再接收紙質檔案進館，以電子文件和電子檔案為主要的歸檔對象；浙江省檔案館在面對原生電子檔案歸檔的問題時，也選擇了對電子檔案直接進行歸檔保存的方式，不再采用傳統“雙套制”的歸檔保存模式。在此形勢下，國內檔案數字加工服務商們也相應作出反應。如光典檔案信息資源管理系統在其設計中就對電子文件的移交接收﹑長期保存和閱覽利用等應用模塊進行了考量；數字檔案管理系統V8.0的設計更是在充分把握企﹑事業單位存量檔案數字化的基礎上，以增量檔案電子化作為重點目標，突出了“前端控制”和“全程管理”等理論與原則。

（二） 由部分流程服務向全流程化管理轉型

當前國內數字加工服務商所提供的服務項目，雖然覆蓋著從硬件提供﹑管理程序開發到方案設計﹑業務流程外包等各個方面和領域，但各家公司經營的服務項目多集中于檔案數字加工服務流程中的某一項或某幾項服務。延長自身的服務產業鏈，發展全流程的一站式數字加工服務，是提升自身行業發展競爭能力的有效措施和手段。

從市場需求的角度來看，全流程的檔案數字加工服務相較部分流程服務而言，為市場提供的是更為全面的數字加工服務和更為低廉的成本支出。檔案信息化進程的加速發展給越來越多的機關﹑企事業單位帶來檔案數字加工的利用需求，一站式的全流程服務是需求單位節約時間和經濟成本的最優選擇。

檔案數字加工服務全流程化的發展，對于服務商的經濟能力和技術儲備有著較高的要求，在筆者調查的31家檔案數字加工服務商中，能夠明確提供全流程BPO服務的企業只有4家，而不同的服務商卻又在檔案數字加工不同的領域內有著不同的突破。基于這一現實，筆者認為，可以美國Iron Mountain公司的合伙計劃（Partner Program）為借鑒，“選擇專門的渠道合作伙伴和互補的技術合作伙伴，整合中心的產品和服務”[3]，以企業間的合作推進數字加工服務產業鏈的延長。

（三）由自發無序性發展向行業規范管理轉型

《2016-2018名錄》的發布主體為中國檔案學會，按照學會章程所載，該團體為“具有法人資格的全國性﹑學術性﹑非營利性社會組織”[4]。中國檔案學會雖定期對檔案行業內的定點企業進行審核，但作為一個學術性團體，并不直接參與到各公司運行的監督管理之中。雖然以深圳市檔案行業協會為代表的部分地方性檔案行業協會陸續成立，但在國內檔案數字加工服務的整體行業范圍內，尚沒有一個行業協會對行業的發展情況進行統一的監管。

美國在1996年成立了國際文件與信息管理服務行業協會（Professional Records & Information Services Management，PRISM），以“商業性信息管理行業的非營利性行業協會”作為自身存在的定位。PRISM為整個行業“制定了成熟規范的行業準則和標準制度，包括標準協議﹑員工保密協議﹑災害計劃手冊﹑風險轉移指南﹑文件保管期限表﹑排架標準﹑行業術語標準等等”[5]。同樣，國內檔案數字加工行業的成熟發展，需要統一行業協會的存在，對當前行業內的無序狀態進行整治和規范，對行業未來的發展進行監管和規劃，以行業內部的規范化自我管理推動整個行業的進步。

三、結語

在數字時代和檔案信息化發展的大背景下，商業性檔案數字加工服務是各級各類單位檔案工作開展的重要選擇。廣闊的市場應用空間﹑良好的時代背景和政策引導，推動了國內商業性檔案數字加工行業的出現與快速發展。同時，我們與歐美發達國家存在的行業差距也應予以正視。檔案事業“存量數字化﹑增量電子化﹑利用網絡化”[6]目標的實現還需要檔案數字加工行業進一步提升自身的技術能力和組織經營理念，消除行業之間分散無序的現狀，以規范自律的行業發展狀態，推動國內檔案事業信息化進程的整體發展。

●參考文獻●

[1]中國檔案學會.中國檔案學會關于發布《2016-2018年度檔案設備、用品與服務定點企業名錄》的通告[EB/OL].[2017-05-05].http://www.idangan.com/view-51-f78fabae186945ebb2f2732f08bef ca3.html

[2]孫林巖，高杰，李剛.業務流程外包的概念化分析[J].管理學報，2004（1-2）:217-221

[3]黃霄羽.商業性文件中心的運營模式.檔案學通訊[J].2011（6）:89-92

[4]中國檔案學會.中國檔案學會章程[EB/OL].[2017-05-05].http://www.idangan.com/CN/News2357.shtml

[5]黃霄羽.國外商業性文件中心現狀特點評析.北京檔案[J]，2009（6）:40-42

[6]國家檔案局.全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要[EB/OL].[2017-05-04].http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm