管理思維變遷下檔案信息資源規劃價值取向研究

文·陳陽

檔案作為人類社會活動中直接形成的最原始的歷史記錄，承載著豐富的社會文化和歷史記憶。信息與物質﹑能量一并成為當今社會的三大支柱性資源。檔案資源作為一種信息資源，其價值的實現受制于檔案信息資源規劃的價值取向，而檔案信息資源規劃價值取向在不同的管理思維時期存在差異。

一、管理思維的變遷

管理作為人類社會的基礎性活動，有多種含義。“科學管理之父”泰羅認為：管理就是確切地知道你要別人干什么，并使他用最好的辦法去干。彼得·德魯克在《管理的實踐》一書中認為：管理不屬于某些個人，而是一種結構與任務。筆者認為：管理的目的在于實現組織的有效性，使人盡其才，物盡其用。本文所涉及的管理主要指對公共事務的管理。管理思維指執政者在管理職能活動中所產生的思考活動。我國的管理思維經歷了從行政管理到公共管理，再到國家治理的演變。

（一）行政管理思維

行政管理思維指行政機關及工作人員運用國家權力對社會公共事務進行管理，形成一種以中央權力為核心，以行政命令為主導的自上而下的單項管理模式，具有濃厚的政務行政色彩。[1]這一時期，所有的出發點均與國家權力相聯系，服務于自身的統治。管理具有以下特點：管理模式“垂直式”，即上傳下達，下級必須服從上級的命令；管理主體的單一性，管理主體就是政府，社會﹑組織﹑個人無權發聲，政府全能主義盛行；管理職能的全能性，政府無所不能，不僅要掌控國家的經濟﹑政治﹑文化﹑外交建設，還要控制日常開支，事無巨細，均在政府的控制之內。這種管理思維易導致政府效率低下，職責混淆不清，且效果不佳，后隨著社會主義市場經濟的推送而逐步轉向公共管理時期。

（二）公共管理思維

公共管理思維指以政府為核心的公共部門依據社會的力量，廣泛利用政治手段﹑經濟手段﹑法律手段不斷強化自身的公共服務品質，提升政府績效。一定意義上講是公共組織的一種職能，其主體不再只局限于政府和組織，更多的強調為社會提供公共產品和公共服務，包括高效優質的服務，強調公共利益和社會公平。相較于行政管理，更多地強調個人﹑組織的力量，但出發點仍是服務于國家﹑服務于政權。這一階段公共管理的特點是管理模式的扁平化，即政府﹑組織在國家各方面的建設中均扮演角色，他們相互合作，共同完成國家建設的重任；管理主體的多元化，管理主體不僅局限為政府，組織﹑個人也承擔社會責任，形成主體的多元性；管理職能的有限性，政府不再是全能政府，而是簡政放權，不該管的堅決不管，放權給企業﹑組織﹑個人等。

（三）國家治理思維

2013年十八屆三中全會首次提出“全面深化改革的總目標是推進國家治理體系和治理能力現代化”。“治理”源于古典拉丁文和古希臘語中的“掌舵”一詞，是指控制﹑引導和操縱的行動或方式。[2]治理理論創始人之一詹姆斯N.羅西瑙（James N.Rosenau）在《沒有政府的治理》一書中認為：治理是由共同的目標所支持的，這個目標未必出自合法的以及正式規定的職責，而它也不一定需要依靠強制力量克服挑戰而使別人服從。它既包括政府機制，也包括非政府﹑非正式的機制。隨著治理范圍的擴大，各色組織﹑人都能滿足各自的需求。[3]聯合國全球治理委員會（CDD）認為：治理的目的是社會公正﹑生態可持續性﹑政治參與﹑經濟有效性和文化多樣性。[4]而“檔案”作為一種重要戰略資源，在“推進國家治理體系和治理能力現代化”進程中具有重要作用。在這一階段，注重人的個性的培養。奧蘭·揚寫道：一個治理體系是一個不同集團的成員就共同關心的問題制定集體選擇的特別機制。[5]因此，治理思維越來越多地關注組織﹑個人在社會中的作用，從社會需求﹑公眾權利的角度出發，使傳統的公共檔案館的服務視角由國家﹑權力轉向了社會﹑公眾。

二、管理思維變遷對檔案信息資源規劃價值取向的影響

檔案信息資源規劃是指在檔案法律法規及相關規劃要領的規定下，由國家檔案局負責對檔案信息資源建設的具體流程及環節制定全面規劃，[6]其實質是對檔案信息資源進行全面系統的管理。

價值取向，是一種哲學概念，指主體在面對或處理各種沖突﹑矛盾時基于自己的價值觀所持有的基本立場和態度。檔案信息資源規劃價值取向即在檔案信息資源建設中檔案信息資源發展的一種傾向性。意識是行動的先導，我們要做好規劃方可做好檔案信息資源建設。但就筆者的觀察，盡管檔案信息資源建設在我國檔案界正如火如荼地開展著，但大部分專家都扎堆在檔案信息資源開發﹑建設途徑及策略上，僅有南昌大學的周林興﹑蘇君華等教授在研究檔案信息資源規劃，筆者以為：檔案信息資源規劃是檔案信息資源開發和利用工作的出發點，是檔案資源信息化的基本前提，應當引起學界專家學者的重視，尤其是管理思維變遷下的檔案信息資源價值取向發生新變化。

（一）從權力到權利

從歷史發展軌跡而言，無論在中國，還是在西方，檔案都與政治﹑權力有著千絲萬縷的聯系。在古代中國，檔案設專人看管，保存于金匱石室之中，只有少數人才能接觸并利用檔案，那個時期的檔案是為封建統治階級服務。法國哲學家雅克·德里達（Jacque Derrida）提出：失去對檔案的控制就等于失去了政治權力。民主的有效性可以通過參與檔案工作或有權利用檔案來衡量。[7]由此，不難發現，對檔案﹑檔案信息資源的管理更多的是站在管理者的角度，堅持著“為國家﹑為政治”的價值取向。有數據顯示，政務檔案信息資源幾乎占到總檔案信息資源的95%以上，[8]但隨著政府職能的轉變和公共服務理念﹑國家治理口號的提出，我國政府行政模式正在由統治行政和管理行政逐步向服務行政演進。[9]公眾對信息權利的訴求越來越多，需要更多優質化的信息服務或知識產品。從歷年來召開的國際檔案大會的主體即可知道：我們越來越重視注重保障公眾的檔案權利，在檔案信息資源規劃時將公眾的需求放在了優先考慮的位置，使得檔案信息資源規劃由權力走向權利，這是好的轉變。

（二）從實體管理到信息管理

受制于載體因素，我國自古以來就注重對檔案的實體管理，各朝建立了諸如石渠閣﹑蘭臺﹑東觀﹑麒麟閣﹑后湖黃冊庫﹑皇史宬等建筑秘藏檔案，同時制定了相關法律法規﹑政策來收集﹑整理﹑利用檔案，此階段注重對檔案資源的實體規劃。隨著管理思維的變遷，互聯網技術﹑新媒體技術的發展，政府部門不斷改進工作方式，實行網上辦公，出現了越來越多的電子文件，這使得檔案信息資源規劃必須由注重實體管理向注重信息管理轉變。例如，我國投入大量財力興建檔案信息資源網，2010年，原國家檔案局局長楊冬權也提出了建立“檔案信息安全保障體系”，說明我國越發重視對檔案信息的挖掘與重視。再者，從高校開設的課程而言，不斷有《知識管理》《檔案信息資源組織》《數據挖掘》等課程納入，即當前檔案信息資源規劃的價值取向已從重視實體開發向重視信息利用轉變。

（三）從傳統式服務到個性化服務

由于紙質檔案是檔案實體管理的主體，因此，檔案館提供利用的方式主要是向到館利用檔案的公眾提供檔案資料的查閱﹑復印；提供檔案咨詢服務；舉辦檔案展覽，提高公眾檔案意識等。隨著互聯網﹑移動APP的誕生，公眾對檔案信息資源的利用方式提出了較高要求，期望不受時空限制，隨時隨地享受到檔案信息服務帶來的便捷，因此，各地檔案部門建立了檔案網站，創建了各自的檔案微博和檔案微信公眾號，充分發揮新媒體時代傳播的便捷性，為公眾提供在線查閱檔案，通過傳遞的方式為用戶提供檔案利用，這種從傳統式到館服務到個性化服務的轉變是管理思維變遷下的直觀體現。

三、管理思維變遷下檔案信息資源規劃價值取向的應然方向

盡管我國檔案信息資源建設正如火如荼地開展著，檔案信息資源規劃的價值取向也隨之發生著變化，但在管理思維的變遷下，檔案信息資源規劃的價值取向不應該僅僅局限在表面的變化光景之中，因此，在管理思維變遷的當下，我們要從根本上樹立正確的公眾理念﹑服務理念和價值理念。

（一）公眾理念

所謂公眾理念，即從公眾需求出發，轉變權力觀念，一切以人為本。檔案信息資源規劃的總體目標是立足社會，滿足人們多元化的信息需求和文化需求。我國檔案部門向來傾向于收集政府部門的文件，導致與公眾需求相關的資源較少，給檔案信息資源開發和利用帶來了嚴重的局限。第一，我們應面向社會需求，廣泛收集能反映社會現象的有保存價值的檔案信息資源，關注公眾的生存和休閑文化需求，構建公眾檔案信息資源利用庫。第二，建立公平公正的檔案信息資源利用制度。公民有權使用政府﹑企業﹑社會組織等公共機構形成和保管的檔案，這是憲法﹑檔案法賦予公民的權利，因此，保障公民的文化權利及檔案利用權利應該是檔案信息資源規劃的重心所在。一方面，我們要擴大檔案信息資源的收集范圍，加大對民生檔案（如婚姻檔案﹑房產檔案﹑醫療檔案等）﹑族譜檔案﹑家庭檔案的專題建設，讓更多的資源“為民所用”。另一方面，要構建公平自由的檔案信息資源利用制度，不受身份﹑地位的影響，縮小不同群體之間的“信息鴻溝”，保障所有公民，尤其是弱勢群體的利益，比如失業群體﹑低文化者﹑農民等，讓所有公民依法公平自由地享有利用檔案的權利。第三，檔案館應把滿足社會公眾的各項信息需求作為日常服務工作的出發點，主動研究社會需求和公眾需求的特點，掌握用戶喜好，做好追蹤服務，運用大數據分析，向潛在用戶主動提供服務，還應做好本館的編研工作，主動向用戶提供知識產品。這樣能增強用戶對檔案及檔案工作的認知，有利于檔案信息資源價值的發揮。

（二）服務理念

服務理念，即注重規劃檔案館及檔案工作者在提供信息資源利用時的服務內容及方式，解決好檔案信息資源為誰服務，如何服務的問題。直觀而言，檔案信息資源服務于公眾的生活需求，發揮檔案的憑證作用，但從長遠角度而言，檔案信息資源一定是服務于人的生存與發展，促進人的全面發展和社會公平。但個體之間由于家庭﹑環境等因素具有差異性，因此，在規劃檔案信息資源服務時要考慮不同對象及人群，從差異出發，首先滿足公眾的基本訴求，在此基礎上，尊重個性和差異，盡可能地提供個性化服務。首先，改變對檔案信息資源“重編輕研”的局面，深入挖掘檔案信息資源的價值，對其進行深層次的加工，尤其是與公眾利益相關的資源，編制通俗易懂的知識化產品向社會及公眾提供利用。其次，充分利用網絡平臺及新媒體技術加大宣傳，為用戶提供在線咨詢和獲取信息服務。檔案部門在規劃時應從用戶角度出發，把握用戶心理，利用微信﹑微博等方式加大對檔案信息資源的宣傳力度，讓檔案意識融入公眾心底，成為一種不自覺的習慣。最后，檔案工作者要提升綜合素質和專業化水平，如提高計算機技術，檢索能力和信息挖掘能力等，落實好人性化和個性化的服務。

（三）價值理念

價值理念，就是要建立檔案信息資源規劃的價值標準，即時常反思檔案信息資源規劃的本質問題。筆者以為，檔案信息資源規劃的價值理念主要是要解決社會的責任問題，檔案是最原始的歷史記錄，保留著國家﹑社會的記憶，因此，在規劃檔案信息資源時要從社會責任和正義的角度去思考檔案信息資源規劃的路徑﹑模式和內容。[10]一方面，我們要完善檔案信息資源開發的法律法規，加快制定專門的檔案信息資源規劃法，明確規定檔案信息資源獲取﹑開放﹑共享的機制，同時，將公民權利注重納入法規條文；另一方面，我們要爭取審視新時期下檔案工作的價值取向，使得公平觀念融入檔案信息資源規劃的價值理念中。

?該文為黑龍江省高校基本科研業務費黑龍江大學專項資金項目“智慧城市背景下檔案信息資源規劃研究”（項目編號HLJDZ2016-13）和黑龍江大學研究生創新科研項目“基于社會主要矛盾轉化的檔案權利保障研究”（項目編號YJSCX2018-035HLJU）階段性成果。

●參考文獻●

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