淺談全國計算機等級考試一級計算機基礎及MS Office中常見函數的應用

劉中旭

【摘要】Excel操作題中的難點之一是常見函數的應用。本文主要對Excel中常見函數的應用及在應用過程中需要注意的問題進行介紹。

【關鍵字】全國計算機等級考試一級MS Office Excel函數

一、引言

計算機技術的應用在我國各個領域發展迅速，為了適應經濟社會發展的需要，操作和應用計算機已成為人們必須掌握的一種基本技能。1994年，國家教委（現教育部）推出了全國計算機等級考試，其目的在于以考促學，向社會推廣和普及計算機知識[1]。在該科目的考試中，考生普遍反映其中的Excel函數應用題較難，本文對Excel中常見函數的應用及其需要注意的問題進行介紹。

二、常見函數

（一）常用函數

1.求和函數：SUM（number1，numbe2，…），該函數計算各參數的和，這里的參數可以是一個單元格或一個單元格區域或不連續的單元格或單元格區域。

2.算術平均值函數：AVERAGE（number1，numbe2，…），該函數計算參數的算術平均值。

3.最大值函數：MAX（number1，numbe2，…），該函數返回參數中最大值。

4.最小值函數：MIN（number1，numbe2，…），該函數返回參數中最小值。

（二）條件求和函數：SUMIF（range，criteria，sum_range），該函數用于對滿足條件的單元格求和[2]。參數1range表示要進行條件匹配的單元格區域；參數2criteria表示指定的條件，它可以是數字、表達式或文本形式；參數3sum_range表示進行求和的實際單元格區域，如果該參數省略，則使用range中的單元格。簡而言之，該函數首先指定單元格區域即參數1，然后在指定的單元格區域中找與參數2相等單元格，如果找到，就將與找到的單元格對應的參數3指定的單元格區域中的單元格進行求和計算，如圖1。

圖1是一個典型的應用條件求和函數的例題，給出一張家用電器銷售情況表，要求使用SUMIF函數計算洗衣機的總銷售額和各人員的總銷售額。首先在H2單元格中計算洗衣機的總銷售額，計算思路為，首先在D列找品名為洗衣機的單元格，即D3，然后找D3對應的E列中的金額，E3；接著繼續在D列找品名為洗衣機的單元格，即D8，然后找D8對應的E列中的金額，即E8，對E3和E8求和；以此類推，當在D列查找完所有品名為洗衣機的單元格后，E列對應的金額的求和也就完成。結合SUMIF函數，D列中D2到D8就是參數1range表示的單元格區域；"洗衣機"是指定的條件，即參數2；E列中E2到印便是參數3表示的求和區域。通過上述分析，將函數“=SUMIF（D2：D8，"洗衣機"，E2：E8）”寫入H2單元格，即可計算出洗衣機的總銷售額，需要注意的是這里的條件"洗衣機"是文本，需要用""括起來，因此不能寫為“=SUMIF（D2：D8，洗衣機，E2：E8）”。

計算各人員總銷售額與計算洗衣機銷售總額的方法一致，例如SUMIF函數計算張姍姍的總銷售額，參數1range表示的C2到C8的單元格區域，參數2criteria是"張姍姍"，參數3表示的求和區域為E2到E8。因此在H6單元格輸入“=SUMIF（C2：C8，"張姍姍"，E2：E8）”或“=SUMIF（C2：C8，G6，E2：E8）”，即可計算出張姍姍的總銷售額，因為G6單元格為"張姍姍"。

計算其余人員的總銷售額與計算張姍姍的方法相同，參數1和3表示的單元格區域不變，參數2分別改為G7、G8或"劉彤"、"李忠合"即可。

其余人員的總銷售額也可以使用自動填充功能計算，即正確輸入計算張姍姍總銷售額的函數后，利用自動填充功能計算其余人員總銷售額。采用自動填充功能進行計算需要正確使用絕對引用和相對應用。圖2為直接使用自動填充功能進行填充后的函數。從圖2中可以看出，H7、H8單元格SUMIF函數中的參數1和參數3與實際需要引用的單元格區域不一致。通過分析發現，參數1的匹配區域始終為C2到C8，參數3求和區域始終為E2到E8，參數2相對自動填充發生變化，因此，須將計算張姍姍總銷售額函數中參數1和參數3中的單元格行號添加絕對引用符號，再進行自動填充計算，如圖3。

三、結束語

在Excel操作題中應用到的函數不僅限于上述幾種，例如還有IF函數、RANK函數、COUNTIF函數等等。遇到不熟悉的函數時，可以先通過Excel中插入函數功能了解函數及函數參數的含義，然后正確使用。endprint