從內部審計角度看企業采購業務的內部控制

楊勝

摘要：物資采購是給企業創造價值的地方，同時也是監管的難點，是舞弊發生的高發區域，也是內部控制的重點、難點，本文通過物資采購和日常內部審計實踐，深入相關業務，分析物資采購中存在問題、分析原因、并在審計營銷、反舞弊投訴舉報及獎勵辦法等方面提出相應的解決方案，從而更好更高效的完成采購審計，降低采購成本，減少相關的舞弊行為，達到物資采購內部控制的最佳成果。

關鍵詞：物資采購；內部審計；內部控制

物資采購是給企業創造價值的地方，低成本高品質的采購是提高企業經營效率的重要手段，同時也是最容易出漏洞的環節，并會伴隨著員工相關舞弊行為，給企業帶來的很大的損失。良好的采購內部控制制度是做好采購工作的重要保障措施。采購環節的內部控制制度薄弱會在實踐中帶來諸多問題，如不能很好地解決，勢必會影響企業內部物資采購的效果。

一、采購環節存在的風險

采購流程：

使用部門提出需要—采購部供應商選擇—訂合同—驗收入庫—付款

從采購流程分析上看，主要存在的風險有：

首先在使用（需要）環節存在間接指定或直接指定供應商、采購存在供應商選擇不恰當；其次在采購過程發生價格偏高或物資品質不達標；第三驗收環節存在不合格物資入庫等風險；第四付款環節存在預付款未按協議的規定付款風險。這四個風險點最終反映在采購物資的性貨比不好和風險敞口問題，它是采購內部控制的重點、難點，需要企業從制度上來解決。

二、采購風險的內部控制

針對采購過程進行風險分析對可能出現的風險，采取的方法主要制定采購申請等內控制度，通過制度來控制風險。

首先通過制度性安排，采購申請環節杜絕或降低企業使用（需要）部門指定供應商的行為，特殊情況必須是指定品牌的，需要注明指定的特殊原因，防止通過指定不要必要的技術參數或指定品牌或廠家的現象。

其次供應商選擇是否合適，供應商選擇上是否存在能力不過關，防止皮包公司和簽約后無法供貨的現象以及通過不必要的代理商，盲目的舍近求遠現象。

第三，通過談判取得富有市場競爭力的采購價格，主要 包括采購詢價工作做得是否得當，是否建立物資的價格體系，掌握充分、有效市場價格信息。

第四，制訂標準合同，使用甲方版本，減少企業在簽署合同的風險

第五，通過審查入庫手續、現場抽檢等方式以確定入庫材料的數量是否準確，質量是否合格；運輸過程中發生的損耗是否正常，是否由我方承擔，讓步接收是否符合制度等來保證入庫質量，進而降低企業采購的風險。

第六，財務部門在辦理付款業務時，對請款的資料（發票、驗收等結算憑據）真實及完整性嚴格審核。

三、采購風險的內部審計，防止采購內部控制留在墻上的制度里

內部審計對采購的風險，及針對風險的內部控制的監督和評估，把內部控制落實到實處，形成一個內部控制的閉環，采購審計是展示內部審計價值的重要手段。

（一）要針對采購相關制度進行落實，主要表現在書面化，防止口頭化，做到事后可追溯性

這點看起來很稀松平常，實際的效果卻非常明顯，把采購的過程書面的寫出來，就可能達到了把采購問題就解決了一半的效果，防止不良分子混水摸魚，同時采購過程書面化也是包括審計在內監管的基礎。

（二）通過采購制度審計，為供應商管理審計、價格審計做好基礎

審計主要看采購制度是否落實，包括采購過程是否公開，采購方式是否得當，貨比三家在內等制度有否落實，以及資料文件是否按要求保存完整、齊全和便于監督。

（三）通過供應商選擇管理和采購價格審計，防止出采購高價低質的物資的現象

供應商選擇管理和采購價格是審計的核心環節，通過穿行測試，實地調查，現場拜訪，貨比三家等等方式來確認供應商選擇是否合理和采購價格是否具有市場競爭力。除了數據分析外，最主要的還是供應商和物資價格的實地調查，拿出大媽菜場買菜的架式，很多表面上符合公司的合格供應商，實則經不實地調查推敲：注冊資本很大的小作坊、披著生產商皮的中間商，專門為企業成立的供應商、采購員自己成立公司與公司做交易等。采購物資價格存在偏高：未認真分析供應商的成本，未對采購物資進行市場分析，對采購物資的國家標準不熟悉等。

（四）關注采購中的舞弊風險

采購是企業的敏感業務，也是風險特別是舞弊風險高發的地方。供應商選擇管理和采購價格審計時，警惕舞弊發生，審計人員應對此要保持高度的職業敏感和審慎性。為了減少舞弊的損失，企業應該要未雨綢繆，采取有效的措施來預防舞弊的發生的控制環境，同時建立相關的反舞弊投訴舉報及獎勵辦法也有助于減少并發現相關的舞弊。首先設立高獎金的的舉報獎勵，獎金秘密發放制度。高獎金有助于激勵有關人員進行相關的投訴舉報，而獎金秘密發放有助于相關人員實名舉報，消除舉報人的顧慮，以方便案件順利開展。其次設立統一好記憶的投訴舉和宣傳報渠：建立統一好憶的投訴舉報渠道（比如設立以同一手機號作為QQ、微信等聯系方式），還通過各種渠道來宣傳：如企業網站、采購合同、員工手冊等。最后對舞弊行為零容忍，一旦發現有舞弊行為的員工立即辭退，并移交法務或司法機關處理。

（五）提高內部審計地位，提高物資采購審計水平

內部審計地位高不高，主要看高級管理層主要是一把手重不重視。內部審計工作之一：找出公司和其他部門風險的也特別容易得罪人，故做好相關客戶（高級管理層特別是一把手）的營銷就顯得特別重要，需要我們內審人員首先要營銷，特別針對客戶的營銷。

其次要拿出像“蘋果”手機一樣超越客戶需要的，并且能打到痛點的采購審計報告。審計報告需要我們根據不同領導和不同對象個性化的、運用通俗易懂語言寫法來展示我們這段時間的工作成果，審計報告是我們內部審計部門的產品，它的好壞直接影響領導對內部審計部門的看法，影響部門未來的發展，影響內部審計人員個人發展。

最后是打造學習型組織，提高審計人員隊伍素質，是實現高質量采購內部審計工作效果和效率的關鍵。打鐵也要自身硬，審計人員若不了解采購業務知識和公司業務，勢必會陷入審計困境，不僅要懂采購甚至比采購人員更了解采購業務，通過業務與審計的結合，實現高質量的采購審計。提高內部審計人員素質有：培訓和自學，培訓主要來開拓視野，而平時主要靠內審人員在理論上（包括國際注冊內部審計師考試等）和實踐中自學（在采購審計中主要是指熟悉每個物資的特點，影響產品價格的主要因素等）。

以上是筆者根據多年采購內部審計工作總結出來的一些思路，僅供參考。我們不僅要規范改進采購業務的內部控制制度，堵塞漏洞，同時還需要學習高效的內審工作模式，并在以后的工作中不斷的改進完善，更好在采購審計中履行自己的內部審計職能，并更好更高效的完成采購審計，達到企業物資采購審計最佳成果。

參考文獻：

[1]周云.采購成本控制與供應商管理（第2版）[M].機械工業出版社，2014.

[2]譚麗麗，羅志國.內部審計工作法[M].機械工業出版社，2017.

[3]高美倫.淺談企業采購的審計要點[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2010（3）.

（作者單位：浙江偉明環保股份有限公司）endprint