《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。

電子文件歸檔還應(yīng)注意收集以下有關(guān)文件：

3、與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊等。

歸檔電子文件的質(zhì)量關(guān)系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求。大致有如下要求：（1）齊全完整；（2）真實(shí)有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作有文件形成部門具體負(fù)責(zé)，整理方案由檔案部門統(tǒng)一確定；（4）統(tǒng)一規(guī)定載體形成、質(zhì)量要求——檔案部門應(yīng)對電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等做出統(tǒng)一規(guī)定，各部門按照規(guī)定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢查后歸檔保存；（5）防病毒——推薦應(yīng)用光盤歸檔。但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導(dǎo)的非系統(tǒng)盤，以防帶入病毒；（6）編制說明——文件形成部門應(yīng)對光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存儲文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。

7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。

磁性載體檔案系指國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的、有保存價(jià)值的、以磁性材料（如錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁帶等）為信息載體的文件。磁帶等磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一樣及時整理、及時歸檔。在全宗內(nèi)，磁性載體檔案一般按年度---問題進(jìn)行分類，一般以自然盒為一個保管單位，每盒的外套上要貼有標(biāo)簽，注明內(nèi)容、主要任務(wù)、形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內(nèi)容，同一內(nèi)容分錄幾盒的應(yīng)視為一個保管單位，編一個檔號，注明與相關(guān)紙質(zhì)文件的互見號，然后每盒再依次編排序號，并編制磁性載體檔案檢索目錄，歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文字形成部門編制歸檔說明。

照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的、有保存價(jià)值的、以感光材料為載體、以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度---問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分編小流水號。底片在全宗內(nèi)編流水號，格式為全宗號---底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。一張照片應(yīng)有一個說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。總說明的內(nèi)容包括照片號、底片號和互見號，其中互見號為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他紙質(zhì)檔案的檔號。文字說明的內(nèi)容包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）六要素。隨著數(shù)碼技術(shù)的不斷發(fā)展，許多單位開始使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。數(shù)碼照片可以通過光盤刻錄進(jìn)行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目錄文件夾，然后將所攝的具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片按類目錄保存到計(jì)算機(jī)上，并給每張照片附上文字說明，在刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。

膠片檔案是由透明軟片為支持體（片基）的感光材料制成的，現(xiàn)存膠片檔案的主體是由銀鹽感光材料形成的電影（視）片、縮微膠片和普通照相負(fù)片（底片）、幻燈片。此外，還有非銀鹽感光膠片（如重氮膠片和微泡膠片），主要用于拷貝和提供利用。其中，縮微膠片是國際檔案文獻(xiàn)界公認(rèn)的最耐久、安全的保存、保護(hù)手段。在現(xiàn)代機(jī)制紙保存不超過百年的基礎(chǔ)上，它可以把保存時間提高10倍，解決了紙質(zhì)紙漿油墨等逐年褪化的困擾。同時，還可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件信息載體形式上的轉(zhuǎn)化，即原件信息（大多為紙質(zhì)載體）經(jīng)縮微攝影轉(zhuǎn)換為縮微影像信息（膠片載體），縮微影像也可以轉(zhuǎn)成數(shù)字化信息。