石家莊市軌道交通檔案管理工作的創(chuàng)新

■賈 凱

石家莊軌道交通有限公司在軌道交通建設(shè)管理過程中，高度重視檔案管理工作，幾年來，我們勤學(xué)習(xí)、嚴(yán)管理、重實干、求創(chuàng)新，在做好檔案日常管理工作的情況下，通過分析其它城市軌道交通檔案管理工作情況，結(jié)合公司實際，在檔案管理體系建設(shè)、檔案編碼和檔案驗收等三個方面進(jìn)行了創(chuàng)新性探索，并取得了顯著成效。通過創(chuàng)新性檔案管理，及時、高質(zhì)的形成了一套完整、齊全、真實、系統(tǒng)的檔案資料，順利通過了市城建檔案館工程檔案專項驗收，并在2017年6月試運營基本條件評審會議中起到了保駕護(hù)航的重要作用。

一、檔案管理體系建設(shè)創(chuàng)新

2010年，市軌道公司成立初期，主要工作集中在立項審批和征地拆遷等方面，沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，資料管理分散在公司各個部門，文書文件由綜合辦負(fù)責(zé)，勘察設(shè)計類文件由總工辦負(fù)責(zé)，征地拆遷文件由工程部負(fù)責(zé)，合同文件由合同部負(fù)責(zé)。資料管理也沒有統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，各部門根據(jù)各自工作習(xí)慣整理資料。

2013年上半年，石家莊地鐵1、3號線一期可行性研究報告獲得國家發(fā)改委批復(fù)，我市軌道交通正式步入大規(guī)模建設(shè)階段。公司領(lǐng)導(dǎo)高屋建瓴，于軌道辦黨政聯(lián)席會第一期會議上提出了成立檔案中心，及時開展檔案管理相關(guān)工作。2013年7月16日，檔案室正式成立，暫時掛靠綜合辦。

檔案室成立初期，對廣州、深圳、上海等一些城市進(jìn)行了檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)調(diào)研，通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一是軌道交通工程建設(shè)工程量大、持續(xù)時間長、影響范圍廣、涉及利益各方眾多、參與人員眾多、涉及專業(yè)類目繁雜，這決定了軌道交通檔案工作是一項十分龐大的體系，管理難度巨大。因此，傳統(tǒng)檔案的管理模式并不能很好地適應(yīng)軌道交通檔案的管理。二是我們發(fā)現(xiàn)，幾乎所有城市在軌道交通建設(shè)初期，都沒有進(jìn)行檔案體系建設(shè)，檔案工作隨著問題的不斷產(chǎn)生才逐步得到各軌道公司高層的關(guān)注，前期檔案管理沒有統(tǒng)一規(guī)劃，公司各部門各自為戰(zhàn)，檔案管理雜亂無章，引發(fā)了一些歷史遺留問題，有些甚至永遠(yuǎn)也無法彌補。

經(jīng)過積極探索和討論研究，我們提出了及早謀劃“檔案管理體系建設(shè)”的新思路，2013年12月11日，公司專題會議確定，公司檔案管理按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，實行公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥，綜合部檔案室主管，各部門、分公司及各參建單位積極配合的三級檔案管理制度。2014年初軌道辦辦公會審議并通過了公司檔案管理體系方案，明確了檔案管理組織架構(gòu)和檔案管理模式。此后，檔案室招聘了專職檔案管理人員，建立和規(guī)范了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)了檔案專用庫房，每年對全線參建單位進(jìn)行兩次以上檔案專項檢查和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各項工作逐步步入了正軌。“工欲善其事，必先利其器”，及早謀劃和開展檔案管理體系建設(shè)工作為中后期檔案管理的全面開展和有效推動起到了重要的支撐作用。

二、檔案分類編碼制度創(chuàng)新

檔案分類編碼是檔案資料部門在整理和管理檔案的過程中，根據(jù)分類原則，以字符形式賦予檔案的一組分類編排代碼，反映了檔案資料的類別及性質(zhì)。

石家莊市軌道交通有限責(zé)任公司檔案分類編碼借鑒廣州地鐵檔案管理經(jīng)驗，以數(shù)字為主要編碼，中間用“.”隔開，每個數(shù)字分別代表了不同位置的不同含義，詳細(xì)反映了檔案屬性類別和資料性質(zhì)。分類編碼主要由檔案屬類代碼、檔案類目代碼和檔案案卷號三部分構(gòu)成，檔案類目代碼和檔案案卷號分別可以縱向、橫向無線延伸，為以后新增檔案留下空間。

在編制公司檔案分類編碼時，為了增加學(xué)習(xí)的便捷性和使用的便利性，我們根據(jù)管理模式、在建工程情況、檔案屬類劃分、類目層次劃分、案卷號層次劃分，創(chuàng)新制作了“檔案分類編碼樹狀結(jié)構(gòu)示意圖”，在兼顧唯一性、系統(tǒng)性、擴(kuò)充性、相對穩(wěn)定等原則的基礎(chǔ)上，一是能夠更加清晰直觀的展現(xiàn)出各類檔案的屬性類別和資料性質(zhì)；二是能在眾多屬性類別資料中快速查漏補缺，進(jìn)行分類擴(kuò)展；三是更加具體形象地體現(xiàn)了檔案管理工作的內(nèi)容，提升了學(xué)習(xí)、使用、立檔、保存、查借閱等檔案管理工作的效率。2016年，廣州地鐵檔案中心主任一行來我市進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時候，對石家莊“檔案分類編碼樹狀結(jié)構(gòu)示意圖”的創(chuàng)新做法贊口不絕，一致表示效果好、實用性強，是檔案分類編碼的創(chuàng)新之舉。

三、檔案驗收管理創(chuàng)新

石家莊市軌道交通項目根據(jù)市委市政府的要求提前半年通車試運營，開通時間定在了2017年6月26號。又因受環(huán)保等因素影響，2016年下半年至2017年上半年有三個月處于完全停工狀態(tài)，兩個月處于半停工狀態(tài)，建設(shè)工期大幅縮短，各施工單位加班加點，時間仍然非常緊迫。石家莊市軌道交通單位工程質(zhì)量驗收和大部分專項驗收等工作都集中在試運營通車前的兩三個月內(nèi)完成。根據(jù)工期計算，單位工程質(zhì)量驗收后再統(tǒng)一進(jìn)行檔案驗收，七十多個單位工程的檔案預(yù)驗收、整改和正式驗收，需要在10天內(nèi)全部完成，時間上根本來不及。另外，由于種種原因，很多站點都留有工程甩項，這部分單位工程無法進(jìn)行完整的檔案驗收。在此種情況下，我們創(chuàng)造了“三個分階段驗收”的工程檔案驗收新方式，先整體設(shè)計、再分階段安排，將項目檔案驗收的總體目標(biāo)細(xì)化為各個階段的具體目標(biāo)，分批次、分階段進(jìn)行驗收，即將項目檔案整體驗收的壓力分?jǐn)偂⑨尫诺搅烁鱾€設(shè)定的階段中去，又保留了每個階段自檢、預(yù)檢、整改、驗收等必不可少的步驟。“三個分階段驗收”的詳細(xì)內(nèi)容如下：

（1）整條線路的分階段驗收。已完成單位工程質(zhì)量驗收，具備檔案驗收條件的施工標(biāo)段、單位工程，馬上組織檔案驗收，驗收一個，整改一個；合格一個，移交一個，由點成線。

（2）單位工程分階段驗收。單位工程內(nèi)已有資料具備驗收條件的，馬上組織驗收，裝飾裝修或出入口等甩項工程資料待施工完畢后再進(jìn)行驗收。例：石家莊站點的土建和裝修放在一個單位工程內(nèi)，土建完工后就可以先進(jìn)行驗收，同時預(yù)留歸檔空間，待裝飾裝修完工后將此部分資料并入。

（3）分部工程資料分階段驗收。結(jié)合工程實際情況及任務(wù)劃分，根據(jù)不同組卷單元的性質(zhì)分別進(jìn)行驗收。如3號線一期工程首開段：土建工程資料按單位工程驗收；裝飾裝修、常規(guī)設(shè)備及電扶梯等工程資料按施工標(biāo)段進(jìn)行驗收。驗收完成后再統(tǒng)一按組卷要求進(jìn)行組卷。

實踐證明，“三個分階段驗收”雖然短期內(nèi)增加了工作的復(fù)雜程度，但為公司整體檔案管理工作爭取了大量時間，有效保障了資料的及時整理，順利通過了檔案專項驗收和試運營基本條件評審。

2019年，石家莊新開50公里軌道交通工程將建成通車，同時啟動4、5、6號線輔助線路的建設(shè)工作。按照新城市總體規(guī)劃，“十四五”末將形成200公里左右的建設(shè)里程，基本建起石家莊市區(qū)交通網(wǎng)絡(luò)骨架。在如此大規(guī)模建設(shè)的情況下，我們將進(jìn)一步加強工程檔案管理，嚴(yán)抓過程控制，創(chuàng)新服務(wù)發(fā)展，保障檔案質(zhì)量，為促進(jìn)軌道交通建設(shè)持續(xù)、健康發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。