論檔案數字化對檔案利用工作的重要意義

■張 娟

檔案以其自身世代相傳的作用與價值，在進入文明時期以來就注定成為一個亙古通今的文化事業。作為智力活動的產物，檔案承載了人類厚重的精神記憶，為很多現實的可能性提供了歷史依據，鑄造了一脈相承的存儲基因。隨著社會文明程度的提高，以及大數據、云計算、物聯網等數字媒介的發展與普及，新的載體和新的傳輸方式使人們對于檔案管理事業的理念模式也有了更為高效與科學的要求，因此檔案的數字化必然會成為不可逆的時代潮流。

一、檔案數字化對于檔案利用的重要地位

檔案數字化是滿足互聯網+時代利用需求的必經之路。當今的時代無疑是一個信息化瞬息萬變的時代，可謂是數字化的“微時代”。計算機及網絡技術的迅猛發展和廣泛應用強烈地沖擊著社會的各個領域，改變著人們的工作方式、學習方式乃至生活方式。滿足信息時代檔案利用的需求也有著與時俱進的各種變化，這種變化主要體現在以下幾個方面：一是利用檔案的意識有了顯著的加強，利用檔案的領域越來越普遍；二是對檔案利用的時間值開始有了更為高效的要求，要求盡最大程度的做到迅速、及時、準確；三是對檔案利用的便捷性開始有了更高的期待，希望能通過網絡快捷的方式進行自動檢索、編目、統計、立卷等一系列繁瑣的程序。

面對利用者在信息時代和數字時代的使用需求，傳統的紙質文件管理模式已經不能夠全盤適用于多元化的當今社會，檔案工作必須盡快做到吐故納新，改變原始的檢索方式和提供利用的手段。數字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質量，而且對于實現檔案工作科學性和規范性也發揮著其巨大的功效。

二、檔案數字化對于檔案利用工作的積極影響

對于傳統載體的檔案來說，檔案數字化是提供高效利用服務的基本手段。檔案數字化以后，直接將傳統載體檔案轉變成數字信息，檢索手段從傳統的手工查詢轉變為計算機查詢。計算機強大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷，同時可以避免手動查詢中出現的不準確、不完整等諸多問題。檔案數字化以后，閱讀方式從傳統的提供原件以及復印件的方式轉變為可以即時閱讀原文信息的方式，避免了傳統檔案利用服務中由于檔案實體多次輾轉所造成的時間和勞動力大量浪費現象，使得利用服務更加靈活和高效。檔案數字化以后，可以放在網絡環境中提供利用，通過網絡技術等信息技術實現數字化檔案信息的網上檢索和利用，為利用者提供更加便利的檔案信息服務途徑。同時，打破了時間、地域等的限制，實現了檔案信息快捷傳輸，便捷下載，最終實現檔案信息資源的及時利用與共享。可見，對于傳統載體檔案來說，只有通過數字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服務，讓檔案發揮更大的社會價值，從而創造更多的效益。

檔案數字化是保護檔案原件的有效措施。檔案是國家和社會的寶貴財富，一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉的重大后果。傳統的紙質檔案維護成本高，一旦發生天災人禍就會產生毀滅性的損失。因而，及時、有效、安全地保護檔案原件是檔案工作的重要內容。將傳統載體檔案進行數字化，正是能夠有效保護檔案原件的方法。將傳統載體檔案數字化后得到的數字化檔案信息，原原本本地繼承了檔案原件的信息內容，完全可以代替原件為用戶提供信息利用，從而大大減少了對檔案原件的使用，避免了對檔案原件的進一步損壞。這一點對歷史悠久、瀕臨毀壞的珍貴檔案，以及具有長遠使用價值且不方便用戶反復翻閱的檔案尤為重要。將這些檔案進行數字化處理，又降低了檔案原件的老化速度，實現了對檔案原件的保護，可謂意義重大。

檔案數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢。隨著信息時代的來臨，以數字形態存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。檔案管理工作必然向著數字信息管理的方向發展。傳統的紙質檔案載體有限，容量有限，管理成本較高，而數字檔案信息載體容量大，可以節省檔案保存空間。紙質檔案一旦遭受破壞難以恢復，而數字檔案信息可以備份來避免檔案受損。在查閱紙質檔案時通常需要翻閱幾十卷甚至上百卷的檔案，工作十分繁復，而在數字檔案信息利用過程中，利用計算機可以在幾分鐘乃至幾秒內檢索到所需內容，大大的提高了工作的效率，開發了文檔的利用程度，十分的方便、快捷。

三、增強信息意識，深入數字化檔案管理事業

信息時代給了檔案管理工作新的思考，但是機遇與挑戰總是相伴相生的，在建立多媒體數據庫的過程中還存在著許多亟待解決的問題需要進一步探討，如基礎設施的完善、數字化管理人才的缺失、檔案管理的真實性鑒定及安全性問題等等……面對這些問題，數字化檔案都遠比紙質檔案難以控制，造成這些問題的原因也并非是單一的，而是來源于科學技術、人才培養、法律健全等多個方面，因此從事檔案事業必須要有明確的信息安全意識，需要時刻秉持著謹慎端正的態度，相應部門應及時制定數字化檔案的利用制度，加強電子文件信息綜合利用技術的研發。除此之外，人們對于電子檔案的觀念也應該在根本上有一定程度的提升，只有這樣才可以更好的認識、把握并重視數字化檔案的重要性，從而使檔案的利用者能夠更大程度的開發檔案資源，營造出更好的檔案利用環境，從而實現檔案信息資源的合理配置和科學利用。