企業電子檔案單套制管理實現路徑探析

孔 瑾

中石化寧波工程有限公司

單套制管理對應的是基于現代信息辦公系統應用，對其生成的電子檔案進行分類歸檔時，只進行電子存儲媒介的保存，不再對紙質憑證進行保存與管理的制度。這種制度是數字時代企業檔案管理模式變革的產物，既降低了檔案管理成本，又優化了檔案管理流程，更是企業管理改革的必然要求。在國家有關電子檔案單套制管理思路日益清晰的基礎上，企業要不斷地探索電子檔案單套制管理的實現路徑，逐步提升企業檔案管理水平。

1 建立制度，明確電子檔案單套制管理的規范要求

企業電子檔案單套制管理模式的推行與落地，必然需要相應規章制度、技術規范的建立與完善。

1.1 要強化頂層設計

企業要按照電子檔案單套制管理要求，制定統一的規章制度和技術規范。在管理方式層面，要從傳統的分散管理轉變為全程管理，從年度歸檔轉變為即時歸檔，建立起電子檔案“集中管理”“隨辦隨歸”的管理理念；在技術路線層面，要制定業務系統與數字檔案管理系統的接口標準，制定電子文件元數據封裝、歸檔規范等，并明確具體操作的詳細規則，實現企業電子檔案全生命周期管理制度的建立與廣覆蓋。

1.2 要持續調整

電子檔案單套制管理制度的創新，需要根據企業的發展需求，對有關制度內容進行持續的調整，提高制度的應用可行性，確保各項內容與時俱進、落到實處。

2 加強配合，強化電子檔案單套制管理的責任分工

鑒于檔案工作的復雜性、綜合性，以及電子檔案單套制推行初期管理經驗不足的實際情況，企業電子檔案單套制管理的真正落地，單憑幾個人或幾個部門的力量是難以完成的，需要企業內部縱向和橫向的高效協同。

2.1 企業領導層需要加強策劃

企業領導層帶頭示范，自上而下地推行電子檔案單套制管理模式，確保管理要求統一、管理流程清晰、各部門責任界定明確。

2.2 業務部門需要遵循規范

電子文件生成流轉階段的主要管理主體是業務部門。業務部門要按照一定的制度要求和技術路線，確保形成的電子文件及其元數據的完整性、真實性。

2.3 信息化部門需要協同配合

信息化部門承擔著業務系統、檔案系統的連接工作和維護更新工作，需要會同檔案部門共同負責電子文件歸檔過程中真實性、完整性、安全性的檢測，確保電子檔案具有較長的生命周期。

3 創新技術，保障電子檔案單套制管理的應用

在應用電子檔案單套制管理模式的過程中，企業需要對海量的數據信息進行針對性管理，滿足不同形式檔案管理的需求。

3.1 要構建專門的檔案管理系統

傳統的檔案管理系統，主要是對紙質檔案進行有效管理，一些先進技術無法融入系統的設計中，導致無法提高檔案信息的應用安全性。應將電子簽名和日志管理等技術融合到檔案管理系統設計中，對電子化歸檔處理的各個工作流程進行全方位的監督和管理。

3.2 要引入檔案安全技術設計

將時間戳和四性檢測等技術，應用到電子檔案數據信息的管理中，確保數據信息在應用時，存在可追溯性；也可以應用非對稱加密算法，提高檔案數據信息的應用安全性，降低黑客入侵的風險；在進行檔案數據信息保存時，還需要構建具備長期保存功能的倉儲系統。

4 逐步過渡，實現電子檔案單套制管理的有序轉換

電子檔案單套制管理的推行是企業管理改革的縮影，實踐中，國家采用了從鼓勵到引導，到試點試水，再到完全推行的推廣路徑。可先以紙質檔案為主、電子檔案為輔，再過渡到以電子檔案為主、紙質檔案為輔，最后根據企業的實際情況，真正實現無紙化管理。

企業電子檔案單套制管理的實施，可以分三步走：

第一步，對不具有永久保存價值或關鍵信息價值的電子檔案，進行單套制的歸檔與管理，而對具有永久保存價值和核心信息價值的電子檔案，基于實際情況，將其打印為紙質檔案同步歸檔保存。

第二步，具有永久保存價值的電子檔案，在單套制管理模式中，應參考其與企業業務活動的緊密程度，有側重，有篩選，由易到難，采取從聲像檔案到會計檔案再到文書檔案的試點策略。

第三步，跟隨當前電子檔案管理技術的發展情況，不斷應用新技術、新產品，最終實現企業電子檔案單套制管理的落地。

5 結束語

企業電子檔案單套制管理實踐，目前還處于摸索與試驗階段，企業應發揮自身能動性，不斷創新與突破，積極關注檔案信息化建設的發展方向，擺脫紙質檔案管理思想的羈絆，逐漸從傳統的雙套制檔案管理模式中擺脫出來，向單套制管理模式轉換，在企業轉型發展中實現檔案管理模式的改革。