關(guān)于電子學(xué)籍檔案管理的思考

彭艷晶

浙江省杭州第二中學(xué)

隨著電子學(xué)籍管理工作的不斷深入與推廣，新的文件形式、新的業(yè)務(wù)流程不斷挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式，大量電子文件的形成，也對(duì)新形勢(shì)下的學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求。

1 新形勢(shì)下學(xué)籍檔案管理的新變化

1.1 管理對(duì)象發(fā)生變化

“互聯(lián)網(wǎng)＋”模式下，檔案管理工作流程延伸至文件形成之前。由于電子政務(wù)的需要，對(duì)現(xiàn)行文件的要求，不僅出現(xiàn)在傳統(tǒng)的管理環(huán)節(jié)，更提前至文件形成系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)，檔案工作的參與人員也拓展至電子政務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)人員。而在后期的檔案管理中，由于“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”的推廣和應(yīng)用，政府的部門與業(yè)務(wù)流程發(fā)生整合變化，這必然導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案文件分類方式發(fā)生改變，“一張網(wǎng)”模式下的聯(lián)合辦公，將打破已有的部門檔案分類，催生更多的聯(lián)合檔案、聯(lián)合卷宗，以及聯(lián)合的檔案存儲(chǔ)與檔案開(kāi)發(fā)應(yīng)用服務(wù)中心。

1.2 管理方式發(fā)生變化

電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，先實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。邏輯歸檔是指文件的形成部門定期將文件的邏輯地址通知檔案管理部門，而文件本身并未發(fā)生轉(zhuǎn)移。物理歸檔則是通過(guò)各種途徑、載體將文件實(shí)體轉(zhuǎn)移到檔案主管部門的存儲(chǔ)設(shè)備中。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，檔案管理者不一定要擁有檔案實(shí)體才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用。檔案管理權(quán)限轉(zhuǎn)移的延遲導(dǎo)致檔案管理的周期劃分變得模糊，傳統(tǒng)的檔案管理原則與方法也不再適用。

2 現(xiàn)行學(xué)籍檔案管理模式中存在的問(wèn)題

2.1 檔案更新有賴人工

電子學(xué)籍系統(tǒng)的推行保證了學(xué)生學(xué)籍信息更新的快速同步，但它依然存在對(duì)管理員采集信息的依賴性。目前的學(xué)籍系統(tǒng)，并沒(méi)有同步開(kāi)放學(xué)生用戶登錄權(quán)限，學(xué)生無(wú)法實(shí)時(shí)地修改自己的個(gè)人信息，而必須依靠全省大量的學(xué)籍管理員的主動(dòng)采集與主動(dòng)錄入。這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息失去了時(shí)效性與準(zhǔn)確性，高中畢業(yè)證書(shū)上的照片還是學(xué)生戴著紅領(lǐng)巾的照片、學(xué)生信息里的家庭住址聯(lián)系方式已失效多年，諸如此類的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

2.2 缺乏統(tǒng)一有效的認(rèn)證

學(xué)籍信息系統(tǒng)和各個(gè)學(xué)生成長(zhǎng)管理信息系統(tǒng)各自運(yùn)作，形成的電子檔案有各自不同的有效性認(rèn)證方式，有的是水印，有的是電子簽章，有的則需要打印后由學(xué)生重新確認(rèn)、簽名才能完成檔案的認(rèn)證。如學(xué)生辦居住證需要的學(xué)籍證明，根據(jù)公安部門的要求，要先由學(xué)籍系統(tǒng)打印基本信息表，再由學(xué)校確認(rèn)、簽字并蓋學(xué)籍管理專用章方可生效；而學(xué)生辦醫(yī)保需要的在讀證明，則無(wú)統(tǒng)一格式，只需學(xué)校出具證明并蓋學(xué)校公章即可。在整體的學(xué)籍管理流程中，對(duì)檔案的連續(xù)性和一致性缺乏整體的考量，對(duì)檔案的原始屬性造成了一定的傷害。

2.3 系統(tǒng)資源利用低下

電子化的學(xué)籍管理，衍生出了諸如學(xué)籍管理系統(tǒng)、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)系統(tǒng)、考試報(bào)名系統(tǒng)等多個(gè)子系統(tǒng)，普通高中學(xué)生畢業(yè)檔案需多個(gè)系統(tǒng)之間進(jìn)行信息整合方能形成。電子檔案最終還是要以紙質(zhì)檔案的形式呈現(xiàn)，以致紙質(zhì)檔案的制作成為多個(gè)系統(tǒng)信息更新之后的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是電子資源未被徹底利用的表現(xiàn)之一。

3 新形勢(shì)下完善學(xué)籍檔案管理的對(duì)策建議

3.1 實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

根據(jù)文件連續(xù)體理論，檔案工作者可以在文件運(yùn)動(dòng)的任何階段對(duì)文件進(jìn)行管理，即可以把檔案工作提前到文件管理的前端環(huán)節(jié)。在現(xiàn)行的學(xué)籍檔案管理模式下，文件和檔案的管理是分開(kāi)進(jìn)行的，而電子文件由于具有流動(dòng)性、不穩(wěn)定性、系統(tǒng)依賴性以及與載體的可分離性等特征，致使檔案管理部門很難確保電子文件作為檔案具有的原始性和憑證價(jià)值。如果學(xué)籍管理部門從源頭開(kāi)始介入電子學(xué)籍文件的管理工作，擔(dān)負(fù)電子學(xué)籍文件的全程管理，將使文件的真實(shí)性、完整性、可讀性得到有效控制。在電子學(xué)籍管理系統(tǒng)中設(shè)立覆蓋全系統(tǒng)學(xué)籍管理流程的檔案控制環(huán)節(jié)，將學(xué)籍檔案管理工作前置，將實(shí)現(xiàn)有效的文檔一體化管理，從而解決學(xué)籍檔案的認(rèn)證、更新等問(wèn)題。

3.2 完善集中管理規(guī)范

隨著“互聯(lián)網(wǎng)＋”模式下政府功能的重新整合，以及“最多跑一次”改革的積極探索和推進(jìn)，學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)向著更便捷的方向優(yōu)化。學(xué)籍管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整思想，轉(zhuǎn)變思路，摒棄不合宜的、墨守成規(guī)的學(xué)籍檔案管理方式，制定新的學(xué)籍檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理的組織與職責(zé)。對(duì)現(xiàn)有的多個(gè)學(xué)籍信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，建立各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系，保證檔案信息更新的時(shí)效性與一致性。

3.3 進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)保障

要使電子檔案擁有檔案的憑證價(jià)值，就要保證電子文件的真實(shí)完整。捍衛(wèi)電子文件的真實(shí)完整是學(xué)籍系統(tǒng)電子化面臨的一大難題，解決了歸檔工作的“快”，更要保證歸檔工作的“準(zhǔn)”。而電子文件的易更改性、軟硬件依賴性都會(huì)給電子檔案的憑證價(jià)值帶來(lái)?yè)p害。要專門就電子申請(qǐng)、電子簽名、電子證照、電子歸檔等制定相應(yīng)的規(guī)定，規(guī)范數(shù)據(jù)的入口與出口。如：設(shè)計(jì)符合安全規(guī)范的電子簽名，與本人簽名具有同等效力，可以作為檔案真實(shí)性、有效性的認(rèn)證；使用電子印章系統(tǒng)，使電子學(xué)籍文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的時(shí)候不必重新蓋章認(rèn)定。

綜上，“互聯(lián)網(wǎng)＋”形勢(shì)下的電子學(xué)籍管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它的探索先行，不能落下學(xué)籍檔案管理這一重要環(huán)節(jié)。作為學(xué)籍檔案部門，既要遵守學(xué)籍檔案管理工作的優(yōu)良傳統(tǒng)，對(duì)于檔案的真實(shí)性全面負(fù)責(zé)，又要積極探索開(kāi)創(chuàng)新的學(xué)籍檔案管理工作思路，從觀念與方式、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上努力創(chuàng)造與新形勢(shì)建設(shè)相適應(yīng)的條件與環(huán)境，將學(xué)籍檔案工作融入“互聯(lián)網(wǎng)＋”學(xué)籍管理的建設(shè)之中，共同應(yīng)對(duì)所有的問(wèn)題與變化。