論企事業(yè)單位電子文件歸檔與數(shù)字檔案室創(chuàng)建

李 甜

之江實驗室

2019年4月26日起施行的國務院第716號令《國務院關(guān)于在線政務服務的若干規(guī)定》第十二條明確提出了現(xiàn)階段電子文件歸檔的落地要求。浙江省作為數(shù)字化改革先行示范省也于2019年9月18日印發(fā)了《浙江省黨政機關(guān)電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》，浙江省構(gòu)建的“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”行政審批電子文件歸檔管理模式，為全省“最多跑一次”改革提供了基礎(chǔ)支撐和技術(shù)保障，同時浙江省企事業(yè)單位示范數(shù)字檔案室與規(guī)范化數(shù)字檔案室創(chuàng)建也正如火如荼地進行。然而一部分傳統(tǒng)企事業(yè)單位由于各種歷史問題仍采取傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)手工管理方式，尚未開展檔案信息化建設，嚴重束縛了檔案管理工作發(fā)展的腳步。因此對于這部分企事業(yè)單位檔案管理來說，推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級，創(chuàng)建數(shù)字檔案室和電子文件歸檔，是目前最重要的任務。

1 企事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀與問題

根據(jù)《國家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》（國家檔案局令第14號）文件精神，改變原來將紙質(zhì)檔案和電子公文同時歸檔的“兩套制”檔案管理方式，只要符合國家有關(guān)規(guī)定要求，電子公文現(xiàn)在可以僅以電子形式歸檔，電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。近年來，我國也相繼頒布了《中華人民共和國電子簽名法》《計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》《專用網(wǎng)與公用網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的暫行規(guī)定》《計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》等法規(guī)，為互聯(lián)網(wǎng)信息安全提供了重要的法律保障。全國許多行業(yè)完成了數(shù)字化檔案館（室）的創(chuàng)建工作，陸續(xù)實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)集成、電子文件歸檔、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。但依然存在大量企事業(yè)單位沿用之前的傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)手工檔案管理方式，特別是一些創(chuàng)建年代久遠的企事業(yè)單位，其檔案管理歷經(jīng)多次變革與幾代人，管理理念、管理方法、保管方式等遠遠落后于時代步伐，使檔案檢索困難，效率低下，利用率不高，無法發(fā)揮檔案應有的價值。

1.1 全宗來源復雜，脈絡不清

成立年代久遠的企事業(yè)單位，組織機構(gòu)往往歷經(jīng)多次變革，經(jīng)營內(nèi)容、管理模式早已發(fā)生了根本性的變化，單位經(jīng)歷重組或拆分，單位全宗錯綜復雜，若在當時沒有有意識地保管檔案，劃分全宗，時至今日，檔案脈絡更加難以理清。

1.2 檔案分類與整理不規(guī)范、不統(tǒng)一

檔案管理規(guī)范化體系是隨著時間的推移與時代的進步逐步形成、發(fā)展與成熟起來的，各個時期的檔案分類與歸檔整理方式都有所不同，分類方式和整理規(guī)范不統(tǒng)一，使得新時期產(chǎn)生的檔案與歷史檔案無法很好地融合。

1.3 檔案實體分散保管，利用率低

一些早期建立的企事業(yè)單位，因為存在時間久遠，在發(fā)展過程中形成了品種繁多的大量歷史檔案，而且辦公地點往往因為空間不足多次搬遷，甚至歷史檔案分開存放在各處，導致檔案查找利用困難，利用率不高。

2 數(shù)字檔案室創(chuàng)建與電子文件歸檔的任務

針對企事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要順應時代的發(fā)展，利用信息化手段和技術(shù)，結(jié)合先進的檔案管理理念和模式，開展電子文件歸檔和數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作。電子文件歸檔是指將應歸檔的電子文件經(jīng)過整理，確定其檔案價值后，通過計算機網(wǎng)絡或脫機載體，從文件形成部門轉(zhuǎn)移存儲到受檔案部門控制的計算機系統(tǒng)中，向檔案部門移交的過程。創(chuàng)建數(shù)字檔案室是指對機關(guān)與企事業(yè)單位在履行工作職能過程中建立的本單位辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件，以及室藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化所生產(chǎn)的數(shù)字檔案信息，進行采集、整理、存儲、管理，并通過檔案管理系統(tǒng)信息集成平臺實現(xiàn)網(wǎng)絡共享與利用。電子文件歸檔是創(chuàng)建數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案室的創(chuàng)建為電子文件歸檔提供載體和方法。

現(xiàn)階段企事業(yè)單位創(chuàng)建數(shù)字檔案室的檔案來源主要有：傳統(tǒng)歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，各類辦公系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各類信息記錄，各部門移交的各類補充歸檔。

創(chuàng)建數(shù)字檔案室的主要任務有：

（1）開展檔案實體規(guī)范化整理，對歷史檔案進行一次大規(guī)模的收集、清理、整理，確定檔案分類和整理的規(guī)范化、統(tǒng)一管理模式，做好創(chuàng)建數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)工作。

（2）加強信息化建設統(tǒng)籌規(guī)劃，建立檔案管理系統(tǒng)并實現(xiàn)與其他業(yè)務系統(tǒng)的對接和信息傳輸。

（3）開展檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件歸檔目錄等室藏檔案條目數(shù)字化工作。

（4）室藏檔案通過數(shù)字化掃描加工轉(zhuǎn)換成電子文件。

（5）探索電子文件歸檔新思路，在保證電子文件原始性、真實性、完整性、可讀性前提下，打破技術(shù)壁壘，確保電子文件法律效力，并實現(xiàn)在線歸檔。

3 創(chuàng)建數(shù)字檔案室存在的難點問題

數(shù)字檔案室建立在信息化總體規(guī)劃，以及檔案系統(tǒng)建設和集成的基礎(chǔ)上，在處理歷史檔案的問題上，既要符合現(xiàn)階段國家與行業(yè)的規(guī)范，又要符合本單位檔案管理統(tǒng)一的規(guī)范性要求，進行系統(tǒng)性編制與整理。創(chuàng)建工作最大的難點是如何理清脈絡，以及對各類全宗與交叉全宗歷史檔案重新整理、分類的問題。其次是各類信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的原生電子文件如何歸檔問題。

3.1 完善檔案分類體系，建立歸檔庫

數(shù)字檔案室的創(chuàng)建是建立在實體檔案管理模式和整理方法體系化、規(guī)范化的基礎(chǔ)之上的。為了建立有序規(guī)范的數(shù)字檔案的歸檔庫，必須從全局的角度，進行各類檔案脈絡的梳理，整理出全宗脈絡體系，制定系統(tǒng)的檔號編制規(guī)則。

文書檔案：早期的企事業(yè)單位，出現(xiàn)多全宗與交叉全宗的情況比較普遍，檔案的復雜性主要反映在文書檔案上，而且早期的文書檔案缺少規(guī)范的檔號編制，所有全宗只有年度與案卷順序號，如果要實現(xiàn)數(shù)字化管理，應首先區(qū)分全宗，并編制檔號。

如果同一脈絡體系的全宗能按年度順延，應當歸成一個全宗；如果不同脈絡體系全宗不能順延，則按不同的全宗進行區(qū)分。最后根據(jù)不同的全宗脈絡體系建立不同的文書檔案庫，分別按不同的全宗編制檔號，并按年度分類歸檔。

科技檔案（即業(yè)務檔案）：一般按項目、產(chǎn)品等區(qū)分，編制檔號，建立相應歸檔庫。

會計檔案：會計檔案是根據(jù)獨立核算單位形成的，必須按各核算單位建立歸檔庫，編制檔號規(guī)則，按年度按核算單位分類歸檔。

照片、錄像、實物等特種載體檔案：可以與文書檔案的編制方法相同，但如果數(shù)量比較少，也可以按一個全宗分別建立歸檔庫，按年度分類歸檔。

3.2 開展歷史檔案的基礎(chǔ)性整理與數(shù)字化工作

歷史檔案的基礎(chǔ)性整理與數(shù)字化工作是流水線同步進行的。主要有以下幾方面：根據(jù)歷史檔案體系建設的方案與檔號的編制規(guī)則，在保住原有整理基礎(chǔ)上，區(qū)分全宗、門類、年度等對各類檔案進行系統(tǒng)性的整理，對已經(jīng)整理規(guī)范的則編制統(tǒng)一的檔號，對整理不規(guī)范的則進行規(guī)范化整理。同時在存放檔案時，注意同一全宗的檔案集中存放。檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，則選擇永久、長期（或30年）期限的檔案進行掃描。

3.3 做好應用系統(tǒng)規(guī)劃和建設

在應用系統(tǒng)的建設模式上，需要結(jié)合企事業(yè)單位本身的信息化規(guī)劃進行選擇。在基本功能設置上，按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194—2012）以及浙江省檔案信息化建設相關(guān)要求，應具備登記、分類組織、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索利用、鑒定、統(tǒng)計、系統(tǒng)配置、用戶管理、安全管理等功能；在企事業(yè)單位各業(yè)務系統(tǒng)之間，通過規(guī)范應用程序接口歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的實時捕獲電子文件和元數(shù)據(jù)，實施預歸檔；同時需要確保電子檔案數(shù)據(jù)存儲安全，能有效應對各種網(wǎng)絡威脅和病毒侵害，保障數(shù)字檔案室系統(tǒng)連續(xù)運行和提供利用服務，這些都對傳統(tǒng)檔案管理提出挑戰(zhàn)。

電子文件歸檔與數(shù)字檔案室創(chuàng)建是一項長期而又復雜的系統(tǒng)工程，任重道遠。企事業(yè)單位檔案管理工作應緊跟信息化時代要求，不斷創(chuàng)新管理方式和管理模式，提升檔案資源的開發(fā)率和利用率以及檔案信息化水平，真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，助力全省數(shù)字化改革。