音樂院校聲像檔案的管理與利用探析

孔 博

浙江音樂學院

音樂院校聲像檔案是音樂院校在教學、科研、藝術創作與實踐、對外交流與合作、社會服務、黨政管理等各項活動中直接形成的對師生、學校和社會有保存價值的，以不同載體形式為主，輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、底片、影片、唱片、影像、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。它直觀、生動、形象地再現了音樂院校各方面工作，真實地記錄了學校的發展歷程及面貌，具有參考、憑證作用和研究的價值。音樂院校由于其特殊性，不僅在教學、科研等過程中會產生聲像材料，頻繁的演出、比賽等過程中更是會產生大量的聲像檔案，這是音樂院校區別于綜合類和其他專業院校的最重要的一點。如何對聲像檔案進行更有效的保管、更快捷的利用，是音樂院校檔案工作者面臨的一個課題。

1 音樂院校聲像檔案管理的現狀與問題

音樂院校的檔案管理人員對聲像檔案較為重視。就浙江音樂學院（以下簡稱“浙音”）而言，在制度層面上，檔案館制訂了專門的《聲像檔案管理制度》。在硬件設施上，配備了溫濕度智能控制系統、防磁柜等符合要求的設施設備，為聲像檔案的存儲創造了良好的環境。在檔案數字化方面，將館藏照片進行掃描，配以文字說明進行入庫儲存；同時將傳統材質的影像磁帶進行轉錄，變為計算機可讀取的方式，將其和新型載體合二為一，變成現代化的聲像檔案，交由計算機統一管理。在聲像檔案利用方面，為師生查檔、校園建設、校史展覽及宣傳等諸多方面提供服務。雖然做了很多努力，但還存在一些突出的問題，主要有以下幾點：

1.1 檔案意識不強，聲像檔案內容單一

音樂院校聲像檔案多是學校重要會議、重要活動、大型演出、音樂會等文藝匯演的記錄，記錄科研、教學、工程建設等方面的聲像檔案很少。拍攝記錄下來的實驗過程、研究過程、課題答辯、課題論證、科研成果及其運用效益等的聲像檔案是“宣傳學校科研活動的活態資料”，教研活動的精品課程、示范課程、學科競賽等的聲像檔案是學校教學成果和歷史的重要證據。這些聲像檔案作為教師從事科研的重要參考和文書檔案的重要補充，是學校學科建設、科學研究、平臺建設等方面的重要參考。但是在實際歸檔工作中，很多部門的聲像檔案歸檔意識薄弱，存在重文書、輕聲像的現象，導致聲像檔案內容單一。還有些部門把聲像檔案當成“私有財產”，存在據為己有不愿上交的思想，導致聲像檔案收集不全，不能應收盡收。

1.2 聲像檔案信息管理系統不夠成熟

目前音樂院校所使用的檔案管理軟件多數仍為傳統綜合管理類系統，其中包含了聲像檔案的存儲、檢索功能，但是由于音樂院校的聲像檔案像素高、單個視頻存儲容量大，無法做到在線批量上傳，只能通過拷貝到后臺服務器的方式存儲。聲像檔案檢索通常也僅支持以“文件名”“文件屬性”來進行查詢。除了綜合檔案系統的聲像管理功能以外，有些高校還單獨購買了聲像檔案信息管理系統，并將二者進行融合，通過統一端口登錄。目前來看，聲像檔案管理信息系統的研發和使用不夠成熟，對視頻容量有限制，較大視頻的在線批量導入速度也較慢。在檢索方面，即使能做到以圖搜圖、圖像檢索的功能，檢索的精確度也不高。而且聲像檔案檢索在實際利用中通常需要查找某一鏡頭或者某一片段，但是目前系統還難以實現精確定位檢索。

1.3 聲像檔案的開發利用相對滯后

音樂院校聲像檔案的開發利用方式較為落后，極少使用現代信息技術手段。聲像檔案的展覽多為結合文字說明的實物或照片等傳統形式，而非利用聲、光、電、圖等多媒體技術打造的線上、3D、云端展覽。傳統形式的展覽使得參觀者的體驗感不好，參與度不高。聲像檔案的開發利用仍停留在題名或關鍵詞等基礎檢索、出版畫冊等專題編研、師生查檔等被動利用層面上，未做深層次及多種形式的開發利用，聲像檔案尚未發揮出其應有的價值。

2 加強音樂院校聲像檔案管理與利用的對策

2.1 增強音樂院校聲像檔案意識

相較于其他綜合類高校來說，音樂院校由于其辦學特點、專業特色、學科設置的獨特性，在科研創作、教學實踐、對外交流等過程中產生了大量的生動形象的聲像檔案，這是音樂院校不同于其他高校的一大特色，也是其寶貴的無形資產。聲像檔案要想得到深度開發利用，需要提高聲像檔案意識。

首先，要爭取學校領導的高度重視，將聲像檔案管理納入學校整體發展規劃。

其次，要通過召開檔案會議、舉辦聲像檔案展覽等途徑加大宣傳力度，提高認識，爭取教學、科研等各職能部門的大力支持與積極配合，使得各部門能有意識地主動形成聲像檔案并及時移交。

最后，要建立健全聲像檔案歸檔、安全管理、查閱利用等各項管理制度，將聲像檔案歸檔工作納入考核范圍，規范工作程序。

以浙音為例，檔案館每年都會召開全校檔案會議，專門對聲像檔案的收集、整理工作提出要求并進行系統培訓。在舉行重大活動時，檔案人員也會提前介入，主動參與到活動中去，對聲像檔案的收集、歸檔問題提出具體要求。由于聲像檔案大多與音樂有關，為了對其有更專業科學的認識，檔案人員也會通過線上、線下講座等方式進行必要的音樂知識培訓。聲像檔案意識的提高有利于聲像檔案的齊全完整，而檔案收集又是檔案利用的基礎，只有豐富的聲像館藏資源，才能實現聲像檔案的深度挖掘與多渠道開發利用。

2.2 應用新技術，建立智能信息管理系統

為了更加方便快捷、安全有效地保管聲像檔案，促進聲像檔案信息開發與資源共享，需要對以老照片、錄音帶和錄像帶等載體為基礎的聲像檔案進行數字化。數碼照片、音頻視頻等聲像檔案要按照相關要求以電子檔案的形式及時歸檔。聲像檔案的利用離不開精確有效的檢索，但由于聲像檔案的存儲對象是圖片、音頻、視頻等非結構化數據，很難像文書檔案等結構化數據那樣實現精確定位。因此，利用新技術建立智能信息管理系統是十分必要的。目前，可通過AI人工智能技術的大數據分析實現照片檔案的精準檢索。還可以通過搭建基于深度學習技術的聲像檔案檢索引擎、建立聲像檔案全量高級語義索引等方式實現對聲像檔案內容的精準檢索。以浙音為例，由于綜合檔案管理系統功能較為基礎、交互感較差，我校基于智慧檔案館建設的需要，將于今年更換更加智能的新系統。在聲像檔案管理方面，特地增加了以圖搜圖、圖片檢索的功能，利用先進的技術實現人物的精準檢索。此外，由于大部分視頻檔案內容為音樂會、舞臺劇等，新系統可對節目單進行OCR識別，進而通過檢索節目單的任意字段檢索出相關視頻。將來還會繼續研發，逐步通過輸入關鍵詞實現音頻、視頻檔案內容的精準檢索。

2.3 深度挖掘、開發利用聲像檔案

音樂院校檔案人員要對館藏聲像檔案進行深度開發及特色化建設。如浙音檔案館主動為每年的年鑒編纂提供照片素材；對聲像檔案進行個性化開發，定制明信片、手提袋、工藝品等富含浙音特色元素的文化產品。此外，還有很多深度開發利用的方式，例如：以教學實踐、精品課程、科研創作等內容為主題形成多種專題聲像檔案；以校慶、重大活動及節日為契機形成紀念冊、照片展等多種檔案展覽成果；挖掘學校相關要素制作學校宣傳片；挖掘高水平、高質量的音樂會、演唱會、文藝匯演等重大演出活動，進行編研出版；挖掘著名音樂人、創作者的相關檔案，制作名人聲像檔案；等等。音樂院校檔案人員要主動提供利用，可以通過運營微博、微信、短視頻等公眾服務平臺、在檔案館網站上開設聲像檔案專欄、在校園網上開設聲像檔案室、建立聲像數字檔案館或者創建聲像檔案閱覽室等多種方式，對聲像檔案成果進行展覽、宣傳和利用服務。

音樂院校聲像檔案的科學管理和高效利用需要一個長期的過程，新技術的發展為其創造了良好的條件。要真正做好這項工作，檔案人員需要抓住機遇，加快聲像檔案信息化進程，積極宣傳教育，提升聲像檔案服務質量與利用率。