新冠醫療救治定點醫院疫情防控檔案收集工作的若干思考

童可穎

寧波市婦女兒童醫院

新冠肺炎疫情是新中國成立以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件。寧波市婦女兒童醫院作為寧波市新冠肺炎兒童醫療救治定點醫院，在新冠肺炎疫情防控中發揮了積極作用，在疫情防控檔案收集方面也做了大量工作。筆者根據該院工作實際，結合疫情防控檔案收集工作的特點，就新冠醫療救治定點醫院疫情防控檔案收集工作談幾點思考。

1 新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的特點

1.1 新冠肺炎疫情防控檔案非常重要和檔案收集意識不強并存

新冠肺炎疫情防控檔案不僅反映了醫院戰“疫”進行時各條線的工作情況，更包含了新冠肺炎兒童救治的診療方案、臨床經驗等重要醫學資料，對之后的疫情研究有著較高的借鑒價值。新冠肺炎疫情防控檔案收集工作是寧波疫情防控工作的重要組成部分。

不同于成年患者，14歲及以下的兒童患者配合度不高，情緒不穩定，尤其是醫院隔離病房收治的最小確診患者僅13個月大，需要醫務人員花費更多的時間和精力。在這種形勢下，部分醫務人員特別是一線人員認為醫療救治是當前唯一重要的工作，常以“不合時宜”“分身乏術”等理由拒絕配合檔案收集工作。同時，醫院往往容易忽略對疫情防控檔案工作的部署，使得收集工作缺乏制度保障，收集流程不清晰，人員不明確。

1.2 新冠肺炎疫情防控檔案種類多樣和收集工作經驗缺乏并存

一方面，作為醫療救治定點醫院，寧波市婦女兒童醫院的新冠肺炎疫情防控檔案種類更多樣。在疫情防控過程中，醫院產生了大量珍貴的第一手資料，除了上級部門關于防控工作下發的各項政策法規文件、醫院召開的各種防控工作會議材料、開展防控工作形成的應急預案、醫療物資保障、社會捐贈、政府表彰、輿情宣傳等內容，更包含了對未來突發公共衛生事件具有重要借鑒作用的資料，如救治過程中形成的診療技術方案、用藥推薦方案、臨床診療記錄、科學研究成果，定點醫院在改造升級過程中形成的設計方案、施工方案、工作流程，等等。這些檔案內容豐富、種類齊全，基本涵蓋了醫院檔案的所有類目。

另一方面，醫院缺乏疫情防控檔案的收集經驗。新冠肺炎疫情暴發突然且傳播力強，相比于之前“非典”、手足口病、流感等疫情的防控工作，這次醫院需要應對更多不確定的因素。對于首次成為醫療救治定點醫院的市婦兒醫院而言，檔案收集過程可謂是摸著石頭過河，在摸索與學習中進行。同時，醫院外派人員無法完整系統地收集檔案。2020年市婦兒醫院兩次派出醫務人員緊急馳援武漢，派出檢驗人員赴北京開展核酸檢測支援任務。這些臨時組織大多未設立專職的檔案人員，而醫務人員身處戰“疫”一線，因任務繁重、環境不允許等原因，無法收錄檔案資料。

1.3 新冠肺炎疫情防控工作任務繁重和檔案人員業務能力欠缺并存

新冠肺炎疫情發生突然、傳播迅速的特點決定了醫療救治定點醫院在短時間內需要完成大量的工作。市婦兒醫院迅速成立了以醫療救治為核心的應急處理機制，將醫院隔離病房改造、醫療救治隊伍組建、醫務人員應急流程培訓、院內感染預防培訓、醫療設備緊急添置等作為工作重點。醫院醫務人員的工作任務非常繁重。與此同時，新冠肺炎疫情防控檔案類目齊全、內容豐富，載體形式也有文字、圖表、照片聲像、實物、電子文件等多種，加之醫療救治定點醫院在疫情防控中所形成的檔案比其他單位更專業，這些都對檔案工作提出了更高的要求。檔案員需要具備較強的醫學專業知識儲備，并對紛繁復雜的疫情防控檔案資料有分門別類的科學處理能力。但醫院檔案室工作人員大多為護理人員半路出家，缺乏檔案專業人才。

2 新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的思考

2.1 建章立制，落實工作責任

構建合理完善的檔案應急機制對于疫情暴發等非常態時期下的檔案工作有著巨大作用。

首先，醫療救治定點醫院的領導層必須將檔案管理工作要求納入疫情防控總體部署之中，組建由專兼職檔案工作人員共同構成的疫情防控檔案工作小組，確保檔案收集工作與疫情防控工作同步開展。

其次，在檔案收集工作中，必須壓實崗位責任，將工作落實到具體的人。醫院21個內設機構都應設立檔案兼職工作人員，根據專職人員制定的收集范圍清單、收集時限、移交步驟等制度做好科室檔案收集工作。科主任在管理科室醫療救治的同時要承擔科室檔案工作的監督責任。

最后，由分管院領導進行把關，使用垂直管理體系確保疫情防控檔案收集工作持續不斷。

2.2 加大宣傳，構建激勵機制

醫院應大力宣傳疫情防控檔案工作的重要性，讓醫務人員認識到檔案收集對于未來疫情防控具有較高的參考價值和科研價值，且人人都可以成為檔案的形成者。醫院不僅可以通過釘釘、微信、內外網等平臺向醫務人員傳達學習上級關于做好新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的文件精神，還可以建立有效的激勵機制，比如將檔案收集工作納入醫院綜合目標管理考核中，并體現在科室的每月績效里，對在收集工作中有突出貢獻的職工給予獎勵，充分調動大家的積極性、主動性，確保收集到的檔案資料更加完整與系統。

2.3 培訓指導，提升業務能力

一是醫院在檔案收集工作中應主動尋求專業部門的幫助指導，邀請寧波市檔案館的檔案業務專家對醫院專兼職檔案工作人員進行培訓，對檔案收集過程中遇到的問題給予指導和幫助。同時，醫院可與市（區）檔案部門進行合作，建立資源共享平臺，達成雙贏的局面。二是浙江省援助武漢抗擊新冠肺炎醫療隊與寧波市醫療隊在結束工作后，對于產生的檔案資料都進行了系統整理并匯編成冊。醫院可以借助他們的力量來補充援鄂資料，使疫情防控檔案更加齊全完整。

2.4 建設專題，注重開發利用

作為抗擊新冠肺炎疫情的“主戰場”，醫療救治定點醫院更要對收集到的珍貴資料進行科學管理、充分開發與利用。籌劃并建設專題檔案數據庫是疫情防控檔案收集工作后重要且必要的一步，既有利于戰“疫”檔案的完整性和延續性，又便于之后的檔案查找和利用。首先，醫院疫情防控檔案工作小組應結合新冠肺炎疫情特點構建專題庫的基本框架，然后對收集的材料進行梳理、篩選和歸檔整理，并永久保存。其次，對于對未來防控工作借鑒性強的資料可進行專題研究，如醫院兒科專家總結診療經驗后在《柳葉刀 傳染病》上發表的文章。最后，可委托檔案外包服務機構根據專題庫內容對檔案進行掃描，實現新冠肺炎疫情防控檔案的數字化與信息化。

目前，疫情防控工作還未結束，戰“疫”檔案的收集工作仍將繼續。寧波市婦女兒童醫院在不斷加強疫情防控檔案收集工作的同時，將對檔案進行科學合理的管理與利用，最大限度地發揮醫療定點救治醫院的檔案價值，為今后醫院乃至黨委、政府應對突發公共衛生事件提供可查閱、可借鑒、可利用的寶貴資料。