6S精細化管理在醫院人事檔案管理中的應用初探

盧斐雯

云和縣人民醫院

在醫院人事檔案管理工作中，應不斷加強信息化技術的應用，提高管理工作的精細程度，促進人事檔案管理工作水平和利用價值的提升。6S精細化管理是一種新型的管理模式，可以合理應用到醫院人事檔案管理工作中，不斷提升醫院人事檔案精細化管理能力。

1 6S精細化管理概述

6S精細化管理是有效的現代現場管理理念和方法，主要包含6個要素，分別是整理、整頓、清掃、清潔、素養和安全。

整理是對工作現場的物品，必須依照必要性的等級進行分級管理；

整頓則是對整理后的物品，依照其利用頻率進行擺放；

清掃，簡單來說，就是需要保持良好的工作環境；

清潔就是將前3個步驟做的成果進行整體清潔；

安全是指要重視成員的安全教育，需要在日常工作中有安全第一的觀念，其最終目的就是打造安全的生產環境，把工作建立在安全的前提下；

素養則是需要讓員工養成優良的習慣，愿意遵守醫院規則，并培養積極主動的工作態度，并且員工之間要有團隊合作的精神。

通過上述分析可以看出，將6S精細化管理理念應用到醫院人事檔案管理工作中，可以為管理工作提供詳細指導，實現檔案管理工作的細化，減少各種外界因素對檔案管理工作的影響，讓醫院人事檔案管理工作更加精細化和規范化。

2 醫院人事檔案管理現狀

當前階段，多數醫院對于人事檔案管理工作的重視程度不足，在實際的人事檔案管理工作中沒有充分認識到檔案資源對于醫院的重要性，對檔案資料還停留在只是進行查閱的階段。重視醫療、輕視管理的現狀是醫院在長期的發展過程當中形成的一種落后理念，尤其是對于檔案管理工作缺乏規劃，重視程度較低，這種落后的管理理念導致醫院檔案管理工作水平很難得到提升。另外，由于醫院內部沒有正確認識到人事檔案管理工作的意義，使得物力、人力和財力的投入力度不夠大，也就導致檔案管理信息化建設比較落后，醫院內部的硬件和軟件設施跟不上時代發展的步伐，對醫院人事檔案管理工作的順利開展造成嚴重阻礙。

3 6S精細化管理在醫院人事檔案管理中的應用措施

成立6S精細化管理領導小組，負責推進6S精細化管理在醫院人事檔案管理中的應用事項。領導小組結合醫院實際情況，負責制定詳盡的工作方案，旨在通過項目實施，形成一套完整的、適合醫院發展和運作的人事檔案管理體系，提高檔案管理效能。

3.1 整理——規范人事檔案的鑒定與整理

在6S精細化管理中，整理工作的重點是區分有用品和無用品，對于醫院人事檔案管理工作來說，就是區分醫院人事檔案的類別，包括學歷、履歷、職稱、榮譽等，并對不同檔案的價值進行分析，將有價值的檔案資料保存起來，提升檔案管理的精細程度，節省檔案資料占用的空間資源。一般情況下，醫院人事檔案的種類比較豐富，信息數量龐大，包含的內容也十分復雜，所以檔案管理人員需要對人事檔案進行整理，全面了解檔案的價值和作用，然后根據實際價值進行分類。

3.2 整頓——明確人事檔案的分類與排序上架

等人事檔案資料的整理工作完成之后，就需要挑選其中有價值的資料并保存起來，還需要根據檔案資料的類別及用途進行標識，一般情況下分為醫生、醫技、護理、行政后勤、工勤人員等類別，方便之后合理應用這些資料。醫務、護理、辦公室、人事等部門需要定期對不同類別的醫院檔案資料進行歸檔。比如，醫務部門主要整理醫生、醫技人員的專業技術資料，包括新技術、新項目開展、科研成果等；人事部門主要整理職稱、職務變動等，然后提交給檔案管理人員進行存檔。每一個部門在整理相關檔案資料時需要嚴格遵循分類原則，明確不同檔案的不同功能和作用。

3.3 清掃——做好人事檔案的消毒與清掃

清掃應用到醫院人事檔案管理工作中，就是平時要做好檔案庫房的清掃工作，為檔案資料創造一個干凈整潔的存放環境，將所有檔案資料擺放整齊，按照不同用途放置在指定位置。良好的工作環境對檔案管理工作人員的情緒也能產生積極作用，有利于提升他們的工作積極性，所以清掃在檔案管理工作中發揮著十分重要的作用。

3.4 清潔——做好人事檔案的維護與保養

清潔具體來說是整理、整頓和清掃工作的制度化處理，對每一個檔案管理人員的職責進行明確，使檔案管理工作更加規范化。檔案管理人員要根據實際情況，將檔案室的不同功能劃分出來，并設置不同的檔案管理人員來負責不同檔案的管理工作；要積極建立健全硬件配套設施，讓檔案管理更加安全高效；平時還要做好檔案的維護保養，確保室內環境符合資料存放相關要求，同時要全面檢查各種用電設備，杜絕安全隱患；制定一套行之有效的管理制度，明確個人責任，確保工作人員可以規范開展檔案管理工作。

3.5 安全——強化人事檔案的保密與監管

維護檔案信息的安全是一項十分重要的任務，要加強對檔案管理人員的保密教育。發生檔案信息泄露從本質上來講主要是管理人員的問題，只有讓管理人員充分認識到檔案保密的重要性，才能確保數字化檔案的安全。還要定期對檔案數字化工作人員進行專業技能培訓，在教育和培訓過程中可以結合實際案例，保證相關人員保密意識的成功樹立。對檔案數字化工作的保密監管進行加強，在選擇外包公司進行數字化工作時應慎重，對涉及重要檔案資料的數字化工作必須由專人全程進行監督。

3.6 素養——加強人事檔案管理人員的理論和技能培訓

醫院人事檔案管理的主體是檔案管理人員，他們擔負著重大責任。醫院要注重檔案管理人員的培訓工作，不斷提升管理人員的綜合素養，提高他們的職業道德，確保管理人員可以按照相關制度開展檔案管理工作。還可以邀請相關專家進行培訓，讓管理人員充分了解檔案管理的重要性。通過相關培訓，使醫院檔案管理人員更加明確自身的職責，進一步提升醫院檔案管理工作的規范性。

4 結語

隨著時代的發展，實現醫院人事檔案資料的精細化管理具有十分重要的現實意義。在醫院人事檔案管理工作中融入6S精細化管理理念，可以有效提升檔案管理工作水平，讓管理過程更加細化，對醫院的健康發展起到積極促進作用。