對公司檔案管理工作的幾點思考
——以舟山檢驗認證有限公司為例

張 萍

舟山檢驗認證有限公司

舟山檢驗認證有限公司以口岸進出口商品檢驗鑒定為主導業務，同時從事檢測、認證、商務服務等業務。公司的檔案主要有黨群檔案、行政檔案、業務檔案、會計檔案、聲像檔案等。因為第三方檢驗鑒定工作的特殊性，公司的檔案管理工作，在檔案內容的完整性、真實性，檔案保存的科學性、安全性方面有著更高的要求。但公司檔案管理現狀還是比較滯后的，還需要各部門的長期努力。

1 當前公司檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 管理制度不健全

公司下設9個部門，其中業務部門5個、綜合部門4個。因各部門職能不同，公司對行政檔案、業務檔案、會計檔案沒有建立統一的管理制度，沒有實行集中統一管理，導致檔案管理人員在收集整理檔案過程中存在收集標準不一、不完整、不規范等問題。在實際檔案管理工作中，各類檔案因沒有統一的管理制度，各自歸檔，各自存放，導致利用效率不高。

1.2 管理人員業務素養不高

因為公司檔案管理人員都是身兼數職，日常工作中，檔案管理也不是其重點工作，加之學習檔案業務的時間和機會不多，沒有接受過系統的檔案業務培訓，未能系統地掌握檔案專業知識和相關技能，檔案業務不熟，導致檔案的收集、整理、歸檔等工作部門無法正常交接，不利于工作開展。

1.3 基礎設施不夠良好

公司現階段辦公硬件沒有集中放置檔案的足夠空間。行政檔案、會計檔案的存放是做到了按“八防措施”的要求集中管理。但對業務檔案，因業務部門比較分散，有的駐扎在小島，將業務檔案運輸至本部不方便，而且每年業務檔案產生的量大，所以都是各部門找個分隔的辦公室存放，然后按產生的年份進行分類管理，所以查找工作量比較龐大。

2 充分認識做好公司檔案管理工作的重要性

公司檔案是公司生產經營活動中形成的歷史記錄，是公司資產的重要組成部分，是公司開展各項工作的重要依據和必要參考。

作為各項工作活動的真實記錄和歷史見證，公司檔案和公司經營管理的關系日益密切，主要體現在：

（1）可以通過查看往年的業務檔案來對比了解幾年來國家方針政策對業務的相關調控，為當年的經營管理和營收指標的確定指出明確的方向。

（2）可以利用檔案全面詳細地了解公司內部運營的具體狀況，即為領導經營決策提供強大的信息基礎，也為各個部門彼此間進行溝通和協作提供憑證，為公司的發展和各項業務活動的高效開展提供有效的支持。

（3）可以通過檔案的追溯性來總結經營中所發現的問題，改善提升公司治理。比如，有一次公司與客戶發生貿易糾紛，因一線檢驗鑒定工作現場具有不可追溯性，現場實際情況基本無法還原，此時業務原始記錄檔案往往成為唯一的現場證據。調閱核查原始記錄，還原檢驗現場，可為貿易糾紛提供第一手的判定依據。

公司檔案不僅僅是企業自我治理的工具，也是企業經營和可持續發展的重要戰略工具。公司檔案工作是公司各項工作的重要組成部分，是一項基礎性、支撐性工作。

3 改進公司檔案管理現狀的幾點設想

3.1 加強組織領導

公司要依法履行檔案工作的主體責任，加強對檔案工作的領導，將檔案工作提上議事日程，定期研究解決檔案工作中的重要問題，加大對檔案工作的投入，為檔案工作的開展創造良好的環境和條件。

3.2 健全管理制度

公司檔案管理部門要充分結合現階段檔案管理的實際情況，建立統一的檔案管理制度，實行檔案集中統一管理，指導各部門檔案人員開展高效工作。健全監督機制，不定時開展各部門之間的檔案檢查，及時發現檔案工作中存在的問題和不足，進行優化和調整，從而達到較好的管理效果。

3.3 提升人員素質

加強對各部門兼職檔案人員的業務培訓，使其增強檔案服務意識，提升業務素質，充分發揮主觀能動性，積極開發利用檔案信息資源，為公司經營發展服務。