PDCA循環法在港口建設項目檔案質量管理中的實踐與思考

呂少蘭

浙江海港海洋工程建設有限公司

全面質量管理已在中國全面推行40余年，其實踐成果，對廣大企業探索產品質量提升具有普遍的啟示和借鑒作用[1]。PDCA循環作為全面質量管理的思想基礎和方法依據，在各行業已有廣泛且成熟的應用。其全過程管理、全員參與，以及能夠使管理對象的質量持續改進、在循環滾動中呈現上升態勢的特點，都與檔案管理理念高度一致，具備操作可行性。筆者作為委托建設管理方，在寧波舟山港梅山港區1—10號集裝箱碼頭工程的檔案質量管理中實踐性應用了PDCA循環法，并提出幾點思考。

1 基于PDCA循環法的港口建設項目檔案質量管理思路

PDCA循環將管理對象的質量管理分為4個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act（處理）。具體應用到港口建設項目的施工檔案質量管理時，P階段的主要任務是通過分析檔案質量問題產生的原因，抓住質量管控的重點，制定相應的計劃。D階段主要是根據《建設項目檔案管理規范》《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》《浙江省水運工程項目竣工文件編制辦法》等檔案管理標準規范，通過實施管理措施使計劃執行落地。C階段主要是開展過程跟蹤檢查，發現問題。A階段則是根據檢查結果及時處理問題。然后管理過程進入高一階PDCA循環，項目檔案質量在上述逐次循環中實現穩步提升。

2 基于PDCA循環法的港口建設項目檔案質量管理實踐成效

結合現階段港口重點工程檔案管理工作中存在的主要問題[2]和竣工驗收檢查中發現的常見問題[3]，對照全面質量管理理論中影響產品質量的五大主要因素“人機料法環”，筆者認為發生上述問題的主要原因歸結為“人”和“法”。因此，筆者在應用PDCA循環法實踐時將“人”和“法”作為關注的重點，并取得了初步成效，主要體現在以下幾個方面：

2.1 檔案整體質量持續提升

一方面，PDCA循環突出預判性、針對性，實行以“預防為主、防檢結合”的方針進行歸檔過程前端控制，避免了許多檔案質量通病的發生，如內容要素填寫不完備、圖紙折疊及更改標注不符合規范等。另一方面，經過前序PDCA循環的執行，因“人”和“法”產生的檔案質量問題不斷遞減。從歷次檢查結果對比來看，檔案文件的完整性、規范性和準確性穩步提升，基本實現了檔案質量管理目標。

2.2 檔案業務流程趨于規范

隨著PDCA循環的開展，針對檔案業務環節銜接方面暴露出來的問題，筆者提出了優化改善工作流程的措施。如以竣工圖編制審核為例，像寧波舟山港梅山港區1—10號集裝箱這類規模較大的工程，建設過程涉及的設計變更往往較多，變更在竣工圖中的標注遺漏和不規范的情況時有發生。筆者提出，在竣工圖繪制前，增設變更文件與圖紙對照會審環節，即經過施工、監理和建設單位三方會審后，再根據竣工圖歸檔質量要求[4]進入竣工圖編制及審核流程，這種流程優化不僅提高了竣工圖繪制、審核效率，也使歸檔圖紙質量得到明顯改善。

2.3 檔案工作效率顯著提高

為了解決PDCA循環中“人”和“法”的問題，該項目采取了如下措施：強化檔案部門在合同簽署環節的參與意識和合同付款環節的話語權；針對該項目檔案質量管理的難點、常見問題，如竣工圖的變更標注、案卷題名與卷內目錄的擬寫等為參建單位開展專題實訓；聯合行業主管部門，如寧波市質監站、檔案館等，開展檔案質量專項行動，進行檔案業務交流等。這些措施較好地激發了“人”的主觀能動性和“法”的執行有效性，大大提高了檔案工作效率。

3 關于PDCA循環法應用的幾點思考

第一，PDCA循環法應用于檔案質量管理，既可聯合各參建單位在整個項目中形成大的“外循環”，也可在各參建單位內部開展小的“內循環”，既可作用于檔案管理統一的系統，也可作用于檔案的收、管、存、用等各項具體業務，應用較靈活。

第二，項目檔案管理是一項系統性工作，需要參建各方、各部門的全力支持和配合，PDCA循環法的全員全過程參與是檔案管理各階段工作順利開展的關鍵。

第三，基于PDCA循環法在檔案質量管理中的實踐成效，總結歸納管理成果并以規章制度的形式予以固化，形成檔案管理的長效機制，是實現港口建設項目檔案質量整體提升的必要措施。