民營石化企業(yè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題和改進(jìn)對策

劉 洋

寧波中金石化有限公司

在全面深化改革的大背景下，國家支持民營企業(yè)進(jìn)入石油化工領(lǐng)域的政策措施密集出臺(tái)，民營企業(yè)在石油化工領(lǐng)域的占比也不斷提高。石化行業(yè)因有其自身的特殊性質(zhì)，對項(xiàng)目檔案管理的要求較高，然而民營石化企業(yè)因其規(guī)模程度、管理能力等限制，對項(xiàng)目檔案的管理往往還未達(dá)到規(guī)范化、制度化和體系化要求，亟須采取針對性措施，提升項(xiàng)目檔案管理水平，為企業(yè)安全健康發(fā)展提供保障。

1 民營石化企業(yè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.1 項(xiàng)目法人對項(xiàng)目檔案管理重視程度不夠

民營石化企業(yè)投入大量的資金進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)，項(xiàng)目法人的目標(biāo)是早投產(chǎn)早收益，往往重建設(shè)進(jìn)度，輕資料管理，部分企業(yè)未制定項(xiàng)目檔案管理制度和項(xiàng)目文件管理流程，也未制定控制項(xiàng)目檔案質(zhì)量的有效措施，以致項(xiàng)目檔案管理無章可循、無據(jù)可依。

1.2 項(xiàng)目檔案人員專業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Σ蛔?/h3>

民營石化企業(yè)的檔案管理人員多數(shù)只有行政檔案管理經(jīng)驗(yàn)而沒有石化項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，工作上往往只憑借行政檔案管理經(jīng)驗(yàn)和要求，對石化項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集和管理，致使項(xiàng)目檔案出現(xiàn)缺失、重復(fù)、不規(guī)范、不完整等問題。

1.3 監(jiān)理單位的監(jiān)管、審核職責(zé)沒有落實(shí)到位

監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理工程師雖有工程建設(shè)方面的專業(yè)技術(shù)，但對項(xiàng)目現(xiàn)場資料的簽證工作審核把關(guān)不嚴(yán)，對項(xiàng)目檔案形成過程中的問題未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和指出，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案在后期出現(xiàn)質(zhì)量問題。

1.4 施工單位文件歸檔機(jī)制還不夠規(guī)范

施工單位沒有專職檔案管理人員，兼職人員不穩(wěn)定，變動(dòng)調(diào)換頻繁，對項(xiàng)目檔案情況不了解、不熟悉；同時(shí)在項(xiàng)目建設(shè)過程中疏于對文件進(jìn)行分類管理，造成后期整理難度加大；有的施工單位為完成文件歸檔任務(wù)還存在造假行為，給項(xiàng)目后續(xù)檢修、技改埋下了隱患。

2 改進(jìn)民營石化企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的對策措施

2.1 提高對項(xiàng)目檔案管理的重視程度

思想上重視了，工作上才能推動(dòng)落實(shí)。民營石化企業(yè)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目法人要進(jìn)一步提升對項(xiàng)目檔案管理的重視程度，在強(qiáng)化項(xiàng)目建設(shè)安全質(zhì)量管理的同時(shí)，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，從設(shè)施配置、人員配備、制度建設(shè)、監(jiān)督檢查等方面加強(qiáng)投入和支持，還要為項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、知識更新和履行職能提供必要的保障，以切實(shí)提升其項(xiàng)目檔案管理專業(yè)化能力水平。

2.2 建立有效的項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

石化項(xiàng)目一般規(guī)模大，工期長，涉及單位眾多，形成的材料繁雜。建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段，便落實(shí)項(xiàng)目檔案管理部門及檔案人員，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)制度，明確項(xiàng)目文件在編制、發(fā)布、審批、更改、分發(fā)控制、收集、整理和歸檔等各個(gè)階段的要求，使每一項(xiàng)管理職責(zé)落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，推動(dòng)項(xiàng)目文件的形成、積累、收集、整理和歸檔制度化、規(guī)范化。

2.3 加強(qiáng)項(xiàng)目合同管理控制

建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目文件的形成、歸檔和移交等方面的要求納入項(xiàng)目合同條款及合同驗(yàn)收當(dāng)中，明確項(xiàng)目文件的類別、范圍、介質(zhì)、數(shù)量、歸檔要求以及應(yīng)遵循的程序、格式、內(nèi)容等，強(qiáng)化源頭管控，促進(jìn)相關(guān)管理要求執(zhí)行落地。建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)介入合同相關(guān)條款的擬訂、審查，在合同驗(yàn)收時(shí)要依據(jù)相關(guān)條款逐一核實(shí)檔案完成情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，督促整改落實(shí)。

2.4 規(guī)范項(xiàng)目文件日常管理程序

對企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目文件的接收和分發(fā)實(shí)行歸口管理，并對參建單位進(jìn)行交底，理順管理流程，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，編制項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃及跟蹤管理相關(guān)要求，及時(shí)介入?yún)⒔▎挝豁?xiàng)目檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促其及時(shí)收集、整理和歸檔，做到項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目檔案管理同步進(jìn)行。

2.5 強(qiáng)化項(xiàng)目檔案質(zhì)量監(jiān)督檢查

建設(shè)單位質(zhì)監(jiān)部門應(yīng)加強(qiáng)對參建單位項(xiàng)目檔案過程管控的監(jiān)督檢查，不定期進(jìn)行抽查，驗(yàn)證項(xiàng)目檔案管理制度的建立及實(shí)施的有效性，確保文件控制和記錄管理有效。同時(shí)，還要加強(qiáng)對監(jiān)理單位相關(guān)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和日常溝通，提升其現(xiàn)場簽證、監(jiān)理審核水平，促進(jìn)其真正發(fā)揮好監(jiān)理作用。

3 結(jié)語

石化項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)重要程度高、專業(yè)性強(qiáng)，直接影響項(xiàng)目后續(xù)檢維修、改擴(kuò)建的關(guān)鍵性工作。民營石化企業(yè)要進(jìn)一步提升對項(xiàng)目檔案管理的重視程度，從建立有效機(jī)制、加強(qiáng)合同管理控制、規(guī)范日常管理、強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督檢查等方面入手，不斷提升項(xiàng)目檔案管理水平，為民營石化企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。