重點建設項目檔案收集歸檔的實踐探索

邵芷蘭

浙江廣播電視傳媒集團有限公司

浙江影視后期制作中心項目是浙江省重點文化產業項目，也是浙江省最大的廣播電視文化產業項目，從立項至竣工歷時8年。檔案管理是項目管理的重要組成部分，對保證項目質量、確保項目順利竣工等具有重要作用。檔案收集歸檔是檔案管理中最基礎關鍵的環節，本文結合該項目檔案管理實踐，對做好重點項目檔案收集歸檔工作進行分析探討。

1 做好重點建設項目檔案收集歸檔的意義

第一，做好項目檔案收集歸檔工作是做好項目檔案管理工作的基礎。檔案收集與項目建設相輔相成，在工程建設中，及時收集檔案，有助于準確掌握工程建設情況，提高施工效率，確保施工質量。

第二，為工程結算、竣工驗收提供保障。完整收集歸檔的工程檔案能真實、完整地反映工程建設的全過程，為審計人員核定工程量、工程造價、質量監督人員監控、驗收工程質量等提供依據。

第三，有利于檔案后續利用價值的發揮，為項目后期改建擴建、基礎維修等提供全面可靠的原始憑證，為后續檔案編研，如建設歷程展示等提供原始資料。

2 重點建設項目檔案收集歸檔的痛點分析

2.1 項目檔案收集困難

工程項目點多線長，檔案形成時間長，涉及的施工單位多，且工程人員流動性大，檔案意識和檔案管理水平參差不齊，容易造成先施工后補資料、資料收集整理不及時不齊全、竣工驗收時補造資料、相關人員簽字不齊全等現象，這都會影響檔案的準確性和真實性，影響工程檔案的參考價值和憑證價值。

2.2 歸檔整編時間緊

由于重點建設工程項目規模大，形成的檔案材料數量大，往往在各分項工程驗收前材料集中歸檔，容易造成歸檔整理時間緊、人手少、任務重，歸檔整編發生錯漏等情況。

2.3 信息化水平受制約

由于軟硬件設施有所欠缺，檔案信息化管理難以從根本上推進，在“互聯網＋”時代，難以使檔案收集管理真正實現數字化、智能化。同時，項目檔案收集中偏向于對紙質檔案的收集，而對照片、視音頻等特殊載體檔案收集的重視程度不夠，導致此類檔案難以收集齊全。

3 提高檔案收集歸檔水平的有效對策

3.1 健全規章制度

（1）編制歸檔制度。在項目建設初期，就要明確檔案收集歸檔規范，加強對歸檔制度的宣傳，將檔案管理納入項目管理程序，做到檔案管理與項目建設同步。嚴格落實“三納入”“四同步”管理，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，建立按單位工程和專業收集，分階段移交歸檔的動態管理機制，確保所有檔案應收盡收，收集歸檔過程中遵循資料形成規律，確保檔案的內在聯系和系統性。

（2）在合同中明確歸檔要求。在與參建單位簽訂的合同中設立檔案管理條款，明確上交歸檔材料時間、保管份數、竣工檔案的編制規范、違約懲罰等，將檔案移交納入結算管理。在總包、監理合同中明確總包單位對分包單位的檔案收集責任。監理單位對檔案收集的把關責任，在工程建設中嚴格按照國家的規定和規范要求，及時將工程檔案收集職責落實到相關參建單位和相關責任人。

3.2 明確各方職責

（1）形成自上而下的管理體系。要做好檔案收集歸檔首先要得到各級的重視，該項目建設初期，便設立了項目建設指揮部，還設立了項目建設指揮部辦公室（項目辦），檔案管理由指揮部總指揮負總責，項目辦綜合部負責具體事宜，其他部門配合做好資料的收集和移交。項目辦配備了專業的檔案管理人員、現場資料員，相關人員各司其職，有利于及時做好檔案的收集歸檔。

（2）檔案管理人員與技術人員分工配合。檔案收集工作有一定的專業技術性，單純依靠檔案管理部門難以順利完成，因此，需要檔案管理部門與技術部門密切配合。如該項目施工涉及專業機房、演播廳、電影后期制作區等，其中涉及很多專業技術檔案，這些檔案相對分散，且專業性強，較難收集，需要檔案管理人員、專業技術人員協同配合，不斷督促檢查設計單位、施工單位、設施設備供貨單位的檔案收集工作，才能按要求完成歸檔資料的收集。

（3）充分發揮工程監理的作用。要求監理按照督查程序，定期對施工單位的檔案收集情況進行督查，發現問題限期整改，確保應歸檔文件資料及時收集到位，內容真實準確，數量齊全。

3.3 注重過程管控

（1）超前控制。根據施工進展，檔案管理人員要參與到工程建設各項關鍵環節中，從始至終根據工程進度及時跟進檔案收集整理工作，參與設備開箱、工程驗收、工程招標、工程質量監督檢查等重大會議或活動，從源頭上掌握并收集第一手材料。

（2）同步收集。及時收集變更過程中的材料，保證檔案收集整理與施工同步進行。如電影區聲學工程歷經多次改造，在設計階段就要注意收集保存好初步設計、歷次修改和最終設計完成整個過程中的設計及施工檔案，對有科研價值的檔案，要收集成果鑒定相關資料，對已采購的專業設備，要注意收集開箱驗收與安裝調試階段的檔案材料。

（3）嚴格把關。在檔案收集工作中推行標準化，在接收檔案時，嚴格按照標準進行驗收，尤其是在工程竣工階段，應把基建工程檔案作為工程驗收的其中一個驗收項目，建設單位應要求施工單位上交全套施工和竣工文件，注意查漏補缺，把相關檔案補充收集齊全，保證竣工圖的編制符合規范，堅持竣工文件不符合規范不接收、整改達標后再接收的原則，保證移交的竣工檔案真實、完整、可靠。

3.4 加強業務培訓

（1）組織建設單位檔案管理人員經常性地參加城建檔案館、屬地檔案館等相關主管部門組織的培訓，參加專業技能、計算機信息化等培訓，了解業務規范和最新政策，提高業務水平。

（2）提高參建單位工程人員的檔案意識、法律法規意識、業務水平，每年牽頭組織參建單位檔案管理相關人員培訓，明確歸檔資料要求。