工程建設項目檔案數字化中介服務問題及有關建議

張月萍

杭州市公共交通集團有限公司

檔案數字化是指將檔案內容通過一定的技術手段轉化為數字化的電子檔案的形式，并在此基礎上開展檔案信息的儲存、組織、檢索、維護等相關工作。工程檔案數字化中介服務則是由專門的中介服務結構為工程建設部門提供相關的檔案數字化服務，通過自身較好的專業素質能力來協助工程單位做好檔案工作。

電子檔案相較于傳統紙質檔案的顯著優勢促使各個行業不斷推進檔案數字化工作的開展，杭州城建檔案部門“工程檔案網上預驗收”項目的提出便是一個重要的體現。不過在實際的檔案工作開展中，不少企業單位本身的業務重點不是檔案工作，從而導致其在檔案數字化的進程中會存在較多的問題或缺陷，無法保障檔案數字化的質量以及數字化下的良好管理或者數字化成本較高。因此，在這一背景下，檔案數字化中介服務獲得了良好的發展，以專業的檔案數字化人員、高性能的檔案采集設備為有相關需求的企業單位提供全方位的檔案數字化服務。

1 工程建設項目檔案數字化中介服務中存在的問題

1.1 對“工程檔案網上預驗收”項目相關政策、要求的解讀不到位

當前部分檔案中介服務機構或者機構中的部分人員對“工程檔案網上預驗收”項目的相關政策、要求沒有進行認真、詳細的解讀，導致其在工程檔案數字化工作的開展中沒有嚴格按照相關的規范、要求進行，影響了工程檔案的驗收通過，對工程建設單位和中介服務機構造成了較大的損失。

1.2 檔案中介服務機構與工程建設單位之間的溝通協調不暢通

在檔案中介服務機構為工程建設單位提供檔案數字化服務的過程中，雙方必須做好相應的協調和溝通工作來保證檔案數字化的順利進行。然而當前在工程建設單位與中介服務機構之間的溝通協調環節上還存在著一定的困難，其主要表現為雙方在檔案數字化的專業認知上存在差異，進而出現了工程建設單位對檔案服務機構的工作流程不熟悉，無法提出有效的工作意見，中介服務機構則對工程項目情況不了解等現象。

1.3 工程建設單位對工程檔案中介服務內容約定不夠完善

工程建設單位在委托檔案中介機構服務時，主要以完成項目檔案主管部門驗收為目的，其在服務內容約定過程中，以城建檔案移交目錄為準，容易忽略城建檔案驗收清單以外的工程資料服務，如建設單位在項目管理中的往來函件、監理日記、房產測繪等重要項目資料，容易在項目竣工投用后的資料查閱階段出現部分資料未歸檔、遺失等問題，與建設單位工程項目資料的全過程管理要求有一定的差距，給項目投用后部分資料的查閱等帶來一定困擾，容易出現遺失、未歸檔等情況。特別是工程建設單位在部分重大項目實施中，容易出現合同糾紛訴訟案件，對項目過程資料的原始憑證查閱需求較大，項目資料歸檔內容不全面、不完善的不利因素較為突出。

1.4 工程建設項目檔案的安全性承諾和保障有待加強

工程建設單位需要對工程檔案中的部分內容進行嚴格的保密，而檔案中介服務機構通常會通過與建設單位簽訂保密協議來保障檔案的安全性、保密性。不過在實際的工作開展中，即使簽訂了保密協議也不能夠完全地保證信息不被泄露，例如部分缺乏職業道德的工作人員通過泄露檔案獲取不正當利益。檔案中介服務機構如何做好檔案安全性承諾，使工程建設單位能夠提高對自身的信任是一個重要的問題。

2 工程建設項目檔案數字化中介服務的相關對策建議

2.1 深入解讀“工程檔案網上預驗收”項目的相關政策，規范工程檔案數字化工作

檔案中介服務機構要想順利地達成幫助工程建設單位檔案通過驗收這一目標，就必須對“工程檔案網上預驗收”項目的相關政策、要求進行認真、詳細的解讀，并將其落實到實際的工作當中。一方面，檔案中介服務機構在提供工程檔案數字化服務前要組織相關管理人員以及技術人員對“工程檔案網上預驗收”的相關政策進行學習，并總結政策中對數字化檔案提出的各項要求、標準和規范。另一方面，要將工程檔案數字化的相關標準、要求轉化為工作制度和工作流程落實到具體的工作當中，保證相關標準、要求的實施具有足夠的強制性，進而為工程檔案數字化規范提供有力的保障。

2.2 在檔案數字化部門中成立專門的溝通、協調小組，負責與工程建設單位進行對接

為了保證工程檔案數字化工作的順利進行以及工程檔案能夠全面反映工程情況，檔案中介服務機構可以從負責該工作的部門中直接抽調1—2名技術人員與機構其他相關部門成立專門的溝通、協調小組，實現檔案數字化工作與工程建設單位的良好對接，避免因溝通環節、層次過多而出現信息傳遞謬誤的情況。

工程建設單位約定數字化檔案中介服務內容時，應全面、系統地考慮數字化歸檔需求，歸檔內容范圍應大于或等于城建檔案職能管理部門要求的移交歸檔清單，并在服務合同中予以明確，可有效實現項目全過程檔案的數字化歸檔目的，將為投用后各類項目資料查閱帶來極大的便利性，實現檔案作用最大化。

2.3 積極采取多種措施，最大限度保障工程檔案的安全性和保密性

針對工程檔案數字化中介服務中檔案的安全性、保密性問題，檔案中介服務機構可以從以下幾個方面采取措施。

第一，要在檔案中介服務機構內加強法律宣傳教育，提高相關人員的法律意識，使其意識到自身擔負的責任以及造成檔案泄露會承擔的后果。

第二，要加強對檔案安全性相關責任的落實，對檔案的采集、整理、數字化等環節進行精細化的責任劃分，保證在檔案出現安全性、保密性方面的問題時能夠將責任追溯至具體部門及個人。

第三，要做好中介服務機構內的檔案安全建設，包括軟件系統、硬件設施、網關等方面，嚴格禁止檔案處理設備與外部網絡或外部儲存硬件連接，做好硬件設施的安保、維護工作，加強對辦公區域的網絡監管、視頻監控等。