基建檔案在醫院發展中的作用

丁青蘭

義烏市中心醫院

醫院基建檔案相比一般城建檔案在資料收集上更復雜，建設周期更長，涉及的子項目更多，除了有土建、安裝、裝修工程外，還有各種專項工程，如醫用潔凈、醫用氣體、放射防護、醫療儀器設備等。醫院基建檔案作為醫院檔案的重要組成部分，在醫院未來改擴建、維修和日常維護管理中發揮著重要作用。

1 醫院基建檔案的作用

第一，醫院一般是政府投資項目，更是民生工程，是重要的國有資產，醫院基建檔案既是醫院檔案的重要組成部分，也是國有資產的重要組成部分，是重要的信息資源。

第二，對醫院基建檔案的管理，體現了一個單位科學管理的水平。醫院基建檔案按建設全生命周期的發展來收集、整理、歸檔，是工程管理人員、技術人員在項目建設活動中創造的知識成果，是工程最真實、最原始的記錄，充分體現了項目管理的情況。有針對性的數據支持，能更好地為醫院決策者提供參考。

第三，在依法管理的今天，檔案的憑證作用也非常明顯。工程發生訴訟時，檔案就能充分發揮憑證作用，材料進場、工程簽證、變更、竣工圖等都是施工過程中最真實、最原始的資料。

第四，醫院基建檔案在醫院管理中也有重要的作用。醫院的布局、維修、設備的安裝和使用、功能的改造以及為病人服務等，都需要查詢檔案、利用檔案，保管好檔案，開發利用好基建檔案，能更好地為醫院中心工作服務。

2 醫院基建檔案收集的現狀

2.1 對醫院基建檔案的重視程度偏低

醫院項目建設過程中，與質量、投資、進度、安全相比，檔案發揮的效用比較滯后，普遍存在“重建輕檔”的思想。管理上更注重前面幾項內容，導致在檔案管理方面投入不足，比如管理人員配置難以與項目投資規模成比例。檔案一般以紙質文為主，電子文件為輔，沒有建立專門的電子檔案規章制度，無法實現檔案信息資源的整合與共享，導致管理水平落后及效率低下。

2.2 醫院基建檔案管理人員專業水平不足

醫院的基建檔案是醫院工程建設的第一手資料，醫院主要以醫務人員為主，對基建檔案的重要性認識不足，片面認為收集工程資料是檔案人員的職責。因此不按規定主動移交檔案，若專職的基建檔案員缺乏醫院基建檔案工程相關專業知識，就會出現業務部門移交什么資料，檔案人員就接收什么資料的情況，在基建檔案工作中往往會出現歸類不合理、整理雜亂等問題。

2.3 醫院建設參建方檔案管理人員水平參差不齊

醫院建設除土建、安裝、裝修外，還有醫用氣體、手術室潔凈、放射防護等專項工程。牽涉單位多、范圍廣，而且建設周期長，各單位檔案管理人員不固定，更多的都是其他崗位兼職檔案管理，很難保證管理人員的水平，加上監督審核不嚴格，導致有些資料事后補錄、造檔，使檔案資料不能真實反映施工情況。

2.4 醫院檔案信息化程度不高

由于檔案工作不是醫院的中心工作，基層醫院普遍存在檔案信息化程度不高的現象。與病歷檔案、會計檔案相比，醫院基建檔案大多是傳統的紙質檔案，數字化程度不高，特別是缺乏檔案信息管理系統，在查詢利用時，還需要跑庫房找資料，使用非常不便。

3 做好醫院建設項目檔案工作策略

3.1 加強領導，增強檔案意識

醫院的領導者要提高認識，將檔案信息化管理與醫院的醫療業務擺在同等重要的位置。醫院基建檔案管理人員更要有超前控制的意識，要提前介入，從項目的立項到工程竣工驗收、投入使用全生命周期監管，做好跟蹤服務。

3.2 完善工作體系，提高檔案管理人員業務水平

根據新《檔案法》及《國家重大建設項目檔案文件歸檔范圍和保管期限表》以及醫院的規章制度制定適合本院使用的《醫院基建檔案管理制度》。在工程建設初期由建設單位定期邀請城建檔案館專家給各參建單位的檔案管理人員集中培訓，提高他們的專業知識水平。依據《國家重大建設項目檔案文件歸檔范圍和保管期限表》，統一規范檔案收集、整理、歸檔、移交等環節的流程。醫院建設是民生工程，要讓檔案管理人員知道醫院的基建檔案是惠及民生的服務理念，通過提高服務意識，來保障檔案管理的質量。

3.3 檔案按階段移交

醫院項目由于設計、施工專業種類多，持續時間長，從規劃、立項到投入使用需幾年時間，每一階段驗收合格后，都要求各施工單位將已驗收的資料及時歸檔，并集中管理，防止檔案的遺失、損壞。

3.4 加強對醫院信息化基建檔案的維護，提高檔案利用率

利用現代信息技術，能有效提升基建工作質量，加強醫院基建檔案信息資源的綜合運用，實現資源信息的共享。大家可以根據工作需要進行網上查詢，同時定期對基建檔案的信息平臺進行更新維護。

醫院基建檔案管理必須納入項目管理，與項目建設同步開展，配備專業的檔案管理人員，提供足夠的資金支持，運用科學的管理手段、信息化手段，推進醫院基建項目的檔案工作的可持續發展。

4 結束語

為了滿足醫院的發展和社會的需求，解決病人“看病難、住院難”的問題，提升病人就醫滿意度、舒適度，醫院改擴建項目逐年增多，醫院基建檔案管理的重要性愈發突顯，基建檔案對醫院有著非常重要的意義和作用。基建檔案不僅真實反映項目建設的整體情況，也為醫院未來改擴建提供了有力的參考。