檔案館征集重點檔案工作方法的探索與實踐

葉青青

紹興市上虞區(qū)檔案館

檔案資源建設(shè)關(guān)系到檔案事業(yè)的固本強基和可持續(xù)發(fā)展。近年來，國家各級綜合檔案館積極推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，檔案征集工作從內(nèi)容到形式都有較大突破。但還有不少有利用價值的檔案散存于社會。切實推進(jìn)檔案征集工作，特別是重點檔案的征集工作，從而更好地挖掘和搶救珍貴檔案資源，保護好人類共同的文化遺產(chǎn)，可以說功在當(dāng)代、利在千秋。筆者結(jié)合紹興市上虞區(qū)檔案館近幾年來征集重點檔案的工作方法及產(chǎn)生的良好效果，談一些想法和體會。

1 提高認(rèn)識，明確檔案征集范圍

館藏重點檔案是館藏檔案中的珍品和精品，是檔案館的金字招牌。豐富的館藏重點檔案是檔案館實力和社會地位的象征，更是擴大檔案館的社會影響力，使檔案館更好地為當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展服務(wù)的重要資源保證。國家各級檔案館都應(yīng)有幾件鎮(zhèn)館之寶，如紹興市上虞區(qū)檔案館就館藏了不少珍貴檔案，其中包括“鎮(zhèn)館之寶”——《共產(chǎn)黨宣言》首個中文全譯本、《康熙二十三年皇帝詔書》等。

為了完整保存展示各條戰(zhàn)線取得的光輝業(yè)績、對外開放交往成果、名賢名人風(fēng)貌和歷史文化等檔案資料，進(jìn)一步豐富館藏檔案資源，推進(jìn)地方愛國主義基礎(chǔ)教育工程，促進(jìn)檔案資源的有效整合和高效利用，創(chuàng)新征集工作方法，積極推進(jìn)重點檔案資源的征集工作勢在必行、意義重大。

重點檔案征集的范圍主要包括以下4個方面：

（1）獲得省廳（局）級及以上表彰、獎勵、命名的獎旗、獎牌、獎杯、證書和國內(nèi)外友好縣（區(qū)）、港澳臺同胞、海外僑胞等贈送的紀(jì)念牌、紀(jì)念杯、紀(jì)念冊、紀(jì)念品等。

（2）名賢名人的照片、畫像、書畫作品、著作及研究成果；革命烈士生平事跡、書信、照片等遺物及革命烈士墓志碑文。

（3）有關(guān)民情風(fēng)俗、民歌民謠、民間傳說、民間工藝、奇聞軼事、典故掌故等的史料。本地區(qū)地方志、專業(yè)志和反映當(dāng)?shù)貧v史面貌的老報刊書籍、家譜族譜及“文革”期間各種小報、傳單、照片、像章等史料原件。

（4）地方人士撰寫和主編并正式出版發(fā)行的書籍及原稿，著名地方人士的字畫、論著、日記、書信等。

2 加強宣傳，提高社會檔案意識

重點檔案是地方特色檔案資源中的精品和珍品，其內(nèi)涵豐富、載體多樣、數(shù)量偏少，它珍藏在社會的各個階層，不但檔案部門在全力征集，社會其他部門和機構(gòu)（如圖書館、各類名人館等）也都在征集，給征集工作帶來了很大的難度。因此，檔案館要建設(shè)一個特色鮮明、精品突出、內(nèi)容豐富、社會認(rèn)同的富有地方特色的重點檔案資源體系，必須加大征集工作宣傳力度，全方位地開展宣傳工作，提高全社會的檔案意識，在社會上掀起征集地方特色檔案工作的熱潮，使征集工作逐步走上社會化、制度化軌道。一是發(fā)揮廣播、電視、報紙、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳媒的作用，通過發(fā)布征集公告、播放征集宣傳片、開講檔案解密故事等形式，廣泛宣傳征集工作的現(xiàn)實意義。二是舉辦檔案征集專題宣傳月、宣傳日和征集工作進(jìn)社區(qū)、鄉(xiāng)村、校園等活動，使社會各界都能知曉重點檔案征集工作的意義，調(diào)動社會各界力量做好征集工作。三是發(fā)揮檔案文化展覽、特藏品展示等宣傳陣地和編研成果、宣傳畫冊等靜態(tài)宣傳手段的作用，向社會充分展示重點檔案等特色檔案開發(fā)利用帶來的社會效應(yīng)。

3 強化領(lǐng)導(dǎo)，健全征集網(wǎng)絡(luò)機制

要切實加強組織領(lǐng)導(dǎo)，確保征集工作有序開展并達(dá)到預(yù)期效果。一是堅持黨政主導(dǎo)。積極爭取當(dāng)?shù)攸h委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)的支持，力爭將征集工作列入地方發(fā)展規(guī)劃和重點工作，征集經(jīng)費納入年度財政預(yù)算，從機制上保證該項工作正常推進(jìn)。

二是實行館室聯(lián)動。把各部門單位的綜合檔案室作為本地征集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基點，將工作觸角延伸到社會的方方面面。

三是重在社會參與。依靠當(dāng)?shù)馗黝惷耖g協(xié)會、社會團體的專業(yè)優(yōu)勢，采取聯(lián)合編研、優(yōu)勢互補、信息共享、資源歸檔等合作方式，充分發(fā)揮社會力量在征集工作中的生力軍作用。

四是加強隊伍建設(shè)。要在檔案館內(nèi)專門配置征集和開發(fā)重點檔案資源的人才，同時聯(lián)絡(luò)社會各界熱心檔案征集工作的人士，組成征集網(wǎng)絡(luò)信息庫，定期開展座談會、研究會、現(xiàn)場考察、征集工作表彰獎勵會、重點檔案集中移交儀式等活動，確保征集工作長期開展、切實推進(jìn)。

4 創(chuàng)新方式，有序推進(jìn)征集工作

檔案館要創(chuàng)新重點檔案征集方式，我們認(rèn)為，除了制訂科學(xué)的館藏特色征集工作規(guī)劃，切實加強組織領(lǐng)導(dǎo)，加大投入力度，經(jīng)常研究檔案征集工作動態(tài)，明確各階段征集工作重點，強化專門人才培養(yǎng)，確保征集工作適應(yīng)社會發(fā)展需要，對機關(guān)部門單位通過行政手段、依法依規(guī)進(jìn)行征集外，還可以對社會團體、企業(yè)和個人擁有的各類重點檔案資料通過收藏、捐贈、征購、代存、復(fù)制等方式進(jìn)行征集，針對不同對象，可采取靈活的征集方式進(jìn)行。

4.1 接受捐贈

包括直接捐贈和收藏捐贈。直接捐贈是指檔案所有者無償向檔案館移交重點檔案，其產(chǎn)權(quán)屬國家所有，檔案館根據(jù)捐贈者意愿為其永久保管。收藏捐贈是指檔案館以收藏方式接受檔案所有者的捐贈，檔案所有者將重點檔案移交檔案館永久保管，其產(chǎn)權(quán)仍歸檔案所有者。具體要求如下：

一是捐贈范圍。重點檔案的原件或經(jīng)鑒定具有重要保存價值的仿真件。

二是材料說明。征集到的檔案資料要標(biāo)注相關(guān)說明、出處、提供人相關(guān)個人資料等。榮譽類檔案資料，要提供獲獎的相關(guān)文件復(fù)印件，說明獲得此榮譽的事跡材料，盡可能提供頒獎時的照片或錄像；對友好往來的贈品，要提供交往時的相關(guān)照片和交往事件鏈接材料等；捐贈的名賢名人、史志、作品和掌故類檔案資料，應(yīng)盡量提供捐贈品的文字說明、鏈接材料和捐贈者的基本情況等。

三是評估鑒定。由檔案館及相關(guān)專業(yè)人士組成的檔案征集鑒定評估委員會等機構(gòu)，每半年對捐贈的重點檔案進(jìn)行鑒定評估，確定保存價值。

四是實施獎勵。根據(jù)檔案征集鑒定評估委員會的鑒定評估結(jié)論，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子審定，對符合獎勵條件的捐贈者實施獎勵。獎勵形式為：表彰通報，頒發(fā)檔案館永久收藏證書和榮譽證書，物質(zhì)獎勵。

4.2 征（收）購

指檔案館以有償方式，征（收）購屬于集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者因保管不善處于危險狀態(tài)下的檔案，尤其是重點檔案。具體要求如下：

一是征（收）購范圍。征（收）購的重點檔案原則上均應(yīng)為原件，但經(jīng)鑒定具有重要保存價值的仿真復(fù)制件亦可列入征（收）購范圍。

二是前期摸底協(xié)商。因保管不善處于危險狀態(tài)下的檔案征（收）購，由檔案館專門業(yè)務(wù)科室和人員進(jìn)行有針對性的調(diào)研和協(xié)商，了解檔案的具體保管情況和保存價值，并根據(jù)檔案所有者的出賣要求提出征（收）購方案。

三是評估鑒定。對擬征（收）購的檔案進(jìn)行評估調(diào)研，由檔案征集鑒定評估委員會對擬征（收）購的檔案價值予以評估確定，遞交領(lǐng)導(dǎo)班子審定。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子審定后，確定征（收）購實施方案，并由館內(nèi)檔案征集搶救保護工作人員牽頭實施。

四是征（收）購方式。檔案館與檔案所有者簽訂征（收）購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、征（收）購檔案產(chǎn)權(quán)歸屬、征（收）購金額和經(jīng)費支付方式等，實施檔案征（收）購。征（收）購方式分為4種：第一種是直接征（收）購，適用于一般價值的檔案。第二種是協(xié)商征（收）購，適用于價值較高的重點檔案。第三種是以補償獎勵進(jìn)行征（收）購，適用于單件（套）高價值檔案。第四種是特別征（收）購，適用于單件（套）價值特別高且特別珍貴的檔案。特別征（收）購工作須報請地方政府專門會議研究決定，并經(jīng)政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可實施。

五是檔案征（收）購由檔案征集搶救保護工作人員牽頭實施，整個過程必須由兩人或兩人以上在場并證明。

4.3 代存和復(fù)制

對于一些經(jīng)評估被定為重點檔案的檔案，如果檔案所有人不能通過以上方式進(jìn)館移交，則可以通過協(xié)商，以代存或復(fù)制品進(jìn)館保存的方式進(jìn)行征集。

代存是指產(chǎn)權(quán)仍歸檔案所有人，檔案原件寄存在檔案館，雙方簽訂寄存協(xié)議，以明確雙方職責(zé)、產(chǎn)權(quán)、歸還時間、寄存期間檔案利用方式等，確保寄存檔案安全保管、有效利用。

重點檔案復(fù)制品進(jìn)館，是在以上征集方法都無效的前提下，最大限度地采用復(fù)制或數(shù)字化掃描的方式，將重點檔案信息保存在檔案館。

檔案征集工作是檔案館的一項重要基礎(chǔ)性工作，是檔案館豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的有效途徑。重點檔案作為檔案中的珍品、精品，其征集工作是對重點檔案進(jìn)行搶救保護的需要，是檔案工作發(fā)展的需要，是服務(wù)新時代文化建設(shè)的需要。積極有效地開展重點檔案征集工作，能促進(jìn)檔案館藏優(yōu)化與豐富，提高館藏檔案整體水平，讓檔案信息資源得到優(yōu)化整合和深入開發(fā)利用，從而推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮。