論事業單位管理檔案中現代化方式的運用

王金屏

(黑龍江省福利彩票發行中心，黑龍江 哈爾濱 150001)

計算機技術發展迅猛，普及率很高，越來越多的事業單位使用計算機技術來管理檔案，很少的企業使用傳統人工的方式，因為傳統人工方式費時費力，而且容易出錯，所以現代化技術越來越受到重視。那么如何運用好現代化方式來管理好檔案，我們下文再做詳細論述。

一、事業單位檔案管理現代化分析

(一)事業單位檔案管理現代化的重要性

現階段信息化技術快速發展，人工管理檔案的傳統方式無論在效率上還是準確率上都不及現代化技術對于檔案的管理，而且還有可能對企業的發展起到負面的影響。及時的轉化檔案的管理方式是一個事業單位必須面對的重大課題。檔案里面有一個單位的發展經驗和技術信息，其重要性不言而喻。因此現代化計算機技術被廣泛應用于事業單位的檔案管理之中，由于計算機存在運算速度快、不易出錯的特點，事業單位的檔案管理的安全性大大提高，也為事業單位在提高經濟效益方面做出了卓越的貢獻。

(二)事業單位檔案管理現代化應該注意的問題

現代化電子文件在形成材料時容易被人誤改而不留下真實的筆跡，導致了文件在被接受時權威性大大折損，而且難以被發現。其次事業單位檔案的保密性也不夠好，因為網絡安全問題會影響到電子檔案的安全，現代的電子文件通過計算機網絡發到不同的終端，容易受到各種計算機病毒的侵擾和敵對人員的竊取，對檔案的保密性造成了極大的威脅。還有就是對于計算機網絡的依賴性太大。現在事業單位的網絡信息化越來越普及，工作人員在進行工作時只需要敲鍵盤就可以完成各項任務，形成了“無紙”工作狀態，雖然工作效率提高了，但是公司的網絡一旦癱瘓就可能造成大量的檔案數據丟失，這對于公司來說是不可估量的損失。

二、事業單位檔案管理的現代化運用

(一)完善檢索體系以便檢索

在檔案管理過程中，檢索速度占據了很重要的地位。因為將檔案信息內容整理有序便于相關人員查閱，提高工作效率，對于企業的發展有著積極的意義。所以，為了更好的整理檔案，事業單位采用計算機技術來完成該任務。工作人員要做到的任務就是把檔案信息錄入計算機之中，然后讓計算機自己自行存儲和整理，最后再設置一個關鍵詞檢索鏈接，人們在輸入關鍵詞之后計算機就會顯示檔案的位置，便于查找。檢索速度的重要性極高，它決定了一個公司的工作效率，因此事業單位應該竭力完善檢索體系，提高檢索的安全性和快捷性，建立一個便捷的查詢體系，優化服務制度，這樣才能更好的讓現代化技術為我們造福。

(二)應用于檔案庫房管理

事業單位的檔案一般放置于庫房之中，如果庫房容易受潮，而且通風不暢，紙質的檔案就會腐爛，造成損失。為了提高檔案的保護質量，事業單位利用計算機這個現代化的產物來干預檔案庫房的管理，計算機的主要工作內容就是全方位的監控庫房情況，如果庫房內的情況達不到標準要求計算機就會報警。計算機的具體工作內容是：通過安裝監控攝像頭來時時刻刻監控庫房情況，不必再讓工作人員輪流值班；鏈接庫房內的監測設施，觀察庫房的溫度和濕度，以便提示人們；控制庫房內的空調設備以及空氣濕度設備，一旦庫房內的情況達不到標準，計算機可以通過控制這些設備來進行簡單的調節。計算機應用于庫房管理技術體現了計算機技術的智能化、快速化的特點，這種方式是事業單位提高檔案管理的一種非常重要的管理手段。

(三)建立相應網絡來管理檔案

現今時代信息量的特點是：信息量大、需求量劇增、信息機構數量溢出等，信息市場的競爭異常激烈，效率的高低是衡量一個檔案部門競爭力的主要標志。因此，檔案部門必須做到與時俱進，不斷創新，用行動積極滿足人們日益增長的需求。互聯網是一個絕佳的選擇。所謂的互聯網管理檔案，就是事業單位建立一個適合自己的局域網，局域網方便了事業單位內部信息傳達和資源共享，架起了檔案部門和其他部門的溝通橋梁，實現了檔案管理的信息化。事業單位的信息經過工作人員的整理和審核，發布到網絡上供其他人借鑒和參考，并設立管理員權限，不同級別的人有著不同的權力，在查詢檔案時需輸入密碼，大大提高了檔案的安全性。

三、結語

檔案的管理體現了一個事業單位的管理水平的高低，它在事業單位中所占的地位空前重要，因此要想全面促進事業單位檔案管理的發展，讓其發揮出更大的價值，事業單位就必須推行以計算機為主的現代化管理方式，積極進取銳意創新，讓計算機技術為我們造福，讓企業在經濟方面為社會貢獻一份力量。

[1]劉延偉，鄭婷.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].勞動保障世界(理論版)，2014(5)：125-126.

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