城建檔案服務外包工作的問題及對策分析

賴超芳

寧海縣城建檔案館

寧海縣城建檔案館成立于1989年6月，承擔著縣域內報建的各類房屋建筑和市政工程的檔案接收、保管和利用職能。2019年起，本館改變了接收成品檔案的傳統進館方式，將檔案整理及數字化加工外包給專業的檔案服務企業來實施完成，有效地提高了城建檔案工作的效率，但城建檔案服務外包工作的監管壓力也隨之加大，因此，亟須制訂相應對策措施，規范城建檔案服務外包工作。

1 城建檔案服務外包工作現狀與問題

1.1 檔案服務外包企業業務水平有差距

城建檔案館把檔案服務外包推向市場以后，出現了眾多提供城建檔案整理和數字化加工服務的檔案服務企業，但企業的資質和業務能力卻參差不齊，有的企業雖然擁有較為高級的檔案設施設備，但在工作人員配備方面存著專業水平不足、業務不精通的問題，導致服務外包后的檔案收集不全、著錄內容出錯率高、整理質量不符合進館要求等問題。

1.2 檔案服務外包工作監管機制不健全

市場上的檔案服務企業在館外開展服務外包活動，容易忽視服務外包工作制度的建設，同時存在著相關工作制度執行不到位的問題，城建檔案部門對其服務項目的質量和進度也難以進行有效的監督。缺少健全的管理制度和有效的監管，項目檔案原件和數字復制件的質量和安全就難以把控，容易出現檔案原件損壞、缺失、篡改或信息泄露等現象。

1.3 檔案服務外包業務流程存在缺陷

由于城建檔案數量不斷增加，建設單位要求檔案進館的時間又比較緊迫，本館目前的做法是由檔案服務企業先對建設單位移交的資料整理組卷，通過電子文件在線接收系統報送條目數據，完成數字化加工后再進行裝訂，整體移交。實體檔案由城建檔案館核對驗收、入庫。由于在線報送時只提交條目數據，未比對實體檔案和數字復制件，往往出現收集不完整、掃描件缺失、歸檔文件錯誤等各種需要整改的問題，不僅需要大量的時間和精力返工，也會對檔案造成二次傷害。

2 改進城建檔案服務外包質量的對策

2.1 選擇合格的檔案服務企業

首先，城建檔案館應將那些獲得政府部門核發的備案證明的檔案服務企業，抑或是能夠得到檔案主管部門舉薦的企業，納入業務發包對象的考慮范圍。

其次，在正式簽訂協議書之前，城建檔案館應對檔案服務企業進行資質調查，考量其是否具有城建檔案服務外包經驗、是否具有完備的人員隊伍等。

最后，城建檔案館應當選擇信譽情況良好、服務水平高及收費制度合理的檔案服務外包企業。

2.2 完善檔案服務外包工作監管機制

首先，要加強檔案服務企業的資質管理。檔案服務企業應在縣級以上檔案主管部門登記備案，配備與業務規模匹配的檔案專業技術人員，相關人員持證上崗。

其次，要加強檔案服務外包安全管理。檔案服務企業須簽訂安全保密協議，明確參與檔案外包服務活動的工作人員的安全保密責任，降低檔案服務外包工作的安全保密風險。

最后，要加強對進館項目的監督指導。城建檔案館應配備若干監督指導人員，做好進館項目的聯絡溝通，對其檔案服務外包活動中的收集、整理和數字化加工等工作進行跟蹤指導和服務。

2.3 改進城建檔案進館工作流程

將現有的“先掃后交”改為“先交后掃”，即在檔案服務企業將整理合格的紙質檔案移交進館后再由城建檔案館統一進行數字化加工，這種模式可有效避免返工重掃、二次審核等費時、費力的問題。檔案服務企業接收到建設單位的委托后，在檔案館的監管之下完成后續的數字化加工流程，通過檔案館的抽查驗收后接收進館，確保檔案不再流出館外，既提高了項目檔案移交工作的效率、加快了建設單位辦理竣工備案的進度，又能夠保障項目檔案的安全。

3 結語

城建檔案服務外包工作是新形勢下適應城建檔案事業發展的創新路徑，不但能夠解決城建檔案館人員配置少、工作量大等實際困難，也大大提升了檔案館的工作質量與效率。城建檔案館應繼續加大對城建檔案服務外包工作法治化、規范化和科學化的探索、創新，助力城建檔案工作的可持續發展。