關(guān)于新《檔案法》頒布對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》修訂的思考

劉 暢，譚文君

紹興文理學(xué)院，寧波幼兒師范高等專科學(xué)校

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“《辦法》”）于2008年頒布，是依據(jù)《檔案法》和有關(guān)法規(guī)制定的，但是隨著社會(huì)科技和高等教育的進(jìn)步，該制度已跟不上時(shí)代和高校發(fā)展的腳步，新《檔案法》的修訂為《辦法》提供了依據(jù)和方向。作為高校檔案工作者，筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)修訂提出幾點(diǎn)思考。

1 完善歸檔范圍和參考規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

1.1 歸檔范圍的變更調(diào)整

根據(jù)新《檔案法》第三章第十三條第二款規(guī)定：反映國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和服務(wù)活動(dòng)的，以及維護(hù)國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。《辦法》規(guī)定了高校檔案的11個(gè)類別，有黨群類、行政類、學(xué)生類等，但并未涵蓋全部高校檔案的內(nèi)容，而且分類有些已不能適應(yīng)發(fā)展需要，需根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)行補(bǔ)充。如，招投標(biāo)工作是高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)之一，招標(biāo)計(jì)劃申報(bào)、審批、變更，投標(biāo)企業(yè)的資歷、人員配備、售后服務(wù)等活動(dòng)中形成的文件材料，都需歸檔保存，可單設(shè)招標(biāo)類。再如，高校大型校慶系列活動(dòng)，從學(xué)術(shù)交流到慶祝活動(dòng)，從策劃到組織再到舉辦，往往持續(xù)月余，教育部對(duì)高校本科教學(xué)工作的大型審核評(píng)估、部分專科院校或?qū)W院改制等，涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)，持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，有許多需要保管的檔案材料，可單設(shè)專項(xiàng)類。

1.2 修訂和變更高校檔案類別所參照?qǐng)?zhí)行的管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于《辦法》歸檔范圍中11大類所參照?qǐng)?zhí)行的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，過于陳舊的應(yīng)及時(shí)修訂，已經(jīng)修訂的，應(yīng)進(jìn)行變更。如，第四類教學(xué)類的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是〔87〕教辦字016號(hào)《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》，距今已30多年，有些歸檔內(nèi)容已與教學(xué)活動(dòng)背離；第十一類財(cái)會(huì)類的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，但該制度已于2015年12月修訂，應(yīng)依據(jù)新規(guī)進(jìn)行變更。

2 細(xì)化高校檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定

《辦法》關(guān)于信息化建設(shè)的內(nèi)容只有第八條第（五）點(diǎn)提及了“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，具體怎么做并未提及，應(yīng)根據(jù)新《檔案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”的相關(guān)內(nèi)容，制定詳細(xì)條款，規(guī)范高校檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容。

2.1 明確電子檔案的歸檔要求

根據(jù)新《檔案法》要求，明確高校電子檔案在來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的前提下，可以以電子形式作為憑證使用，并由高校檔案室（館）對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)。隨著信息安全技術(shù)的成熟和發(fā)展，高校可探索規(guī)范檔案單套管理，尤其對(duì)于無紙質(zhì)的電子文件材料，應(yīng)按照電子檔案歸檔的要求進(jìn)行歸檔。如，高校教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)這類材料，有專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，而且產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量巨大，如能實(shí)現(xiàn)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，直接將電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到檔案系統(tǒng)中，既省時(shí)又省力。

2.2 增加高校檔案信息資源共享的相關(guān)條款

新《檔案法》第四十一條規(guī)定：國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。高校檔案信息資源有其自身的特點(diǎn)，它不僅有文書檔案、基建檔案、科技檔案等常見的檔案類型，還包括學(xué)生檔案、教學(xué)檔案等，需具體問題具體分析。共享平臺(tái)的建設(shè)需要主管部門進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理，才能實(shí)現(xiàn)各高校之間檔案信息資源的兼容和共享。要明確高校檔案信息資源可共享的原則和范圍，如需要貫徹執(zhí)行的政策性文件等可以完全共享，各校科研項(xiàng)目、學(xué)科建設(shè)情況等可選擇性共享，學(xué)生個(gè)人的學(xué)籍、成績(jī)等不能共享。

3 規(guī)范新的檔案利用方式

新《檔案法》第四章“檔案的利用和公布”第二十七條，將允許檔案開放的年限縮短至25年；第三十條，具體規(guī)定了館藏檔案和未移交進(jìn)館檔案開放審核的負(fù)責(zé)單位，明確了檔案開放利用的主體責(zé)任。《辦法》應(yīng)根據(jù)高校自身檔案資源的特點(diǎn)，制定檔案利用和公布的相關(guān)規(guī)范。

3.1 新增遠(yuǎn)程查檔的相關(guān)條款

高校提供遠(yuǎn)程查檔是在新《檔案法》框架下的檔案利用方式的創(chuàng)新，踐行為用戶提供便利的原則。應(yīng)規(guī)范遠(yuǎn)程查檔的管理方式、技術(shù)條件、安全標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)不僅要能對(duì)用戶的身份進(jìn)行識(shí)別，還要能保障檔案信息在傳遞過程中的保密和安全。高校檔案利用率較高的是學(xué)生檔案，用傳統(tǒng)的郵寄方式，效率和安全性都比較低，遠(yuǎn)程查檔一定程度上可以解決這些問題。

3.2 制定高校檔案信息資源館際傳遞的條件和標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案室（館）在編史修志、專題編研等日常工作中也需要向其他檔案館借閱檔案。在共享平臺(tái)建立的基礎(chǔ)上，檔案借閱可以通過館際傳遞的方式實(shí)現(xiàn)，因此需要制定館際傳遞的條款，規(guī)定傳遞的條件和標(biāo)準(zhǔn)，如可以通過平臺(tái)傳遞的檔案類型，借閱需要的證明手續(xù)，借閱內(nèi)容的有效期限，借閱人的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)傳遞的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，等等。