企業(yè)檔案工作規(guī)劃編制探討

吳墀忠，王麗云

寧波市軌道交通集團有限公司

規(guī)劃是發(fā)展的先導(dǎo)。通過編制企業(yè)檔案工作規(guī)劃，可以將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，和工作計劃同步推進(jìn)，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供引領(lǐng)保障。本文探討如何編制企業(yè)檔案工作規(guī)劃。

1 編制原則

1.1 協(xié)同

檔案工作規(guī)劃應(yīng)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，與信息化規(guī)劃等相關(guān)規(guī)劃相協(xié)同。

1.2 適用

規(guī)劃應(yīng)與企業(yè)自身條件和發(fā)展階段相適應(yīng)，不應(yīng)貪大求全，強求一步到位。庫房和業(yè)務(wù)用房配置、信息化建設(shè)可分階段推進(jìn)。

1.3 自主

規(guī)劃的編制應(yīng)由企業(yè)檔案人員主導(dǎo)，這既是學(xué)習(xí)的過程，又方便實施時調(diào)整。需要專家指導(dǎo)時，企業(yè)檔案人員要積極介入。

2 編制準(zhǔn)備

2.1 領(lǐng)導(dǎo)支持

積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對規(guī)劃編制的重視和支持。一是在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、信息化規(guī)劃中考慮檔案工作，提出指導(dǎo)性意見；二是組建檔案工作團隊時，配備能力強的負(fù)責(zé)人和骨干力量；三是企業(yè)自身力量不足時，幫助尋求外部支援。

2.2 編制依據(jù)

主要有：有關(guān)法律、法規(guī)、部門規(guī)章，政府規(guī)章、規(guī)范性文件，有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，國家、省、市有關(guān)文件，等等，如《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》等。

2.3 基礎(chǔ)調(diào)查

內(nèi)部調(diào)查。一是調(diào)查企業(yè)自身情況，包括企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、組織架構(gòu)及主要業(yè)務(wù)、信息化規(guī)劃及實施情況等等。二是調(diào)查檔案工作基本情況，包括組織機構(gòu)、檔案人員、硬件設(shè)施、室藏檔案、信息化基礎(chǔ)、檔案門類設(shè)置和各門類檔案的數(shù)量規(guī)模等。

外部調(diào)查。一是調(diào)查本行業(yè)、本地區(qū)的先進(jìn)。二是調(diào)查新的檔案管理技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)、檔案設(shè)施設(shè)備等。應(yīng)特別重視面向檔案主管部門、行業(yè)專家的調(diào)查，基建項目檔案多的企業(yè)，還應(yīng)調(diào)查當(dāng)?shù)爻墙n案館。

3 規(guī)劃內(nèi)容

企業(yè)檔案工作規(guī)劃內(nèi)容一般包括：概述、發(fā)展環(huán)境、總體要求、主要任務(wù)和保障措施等。

3.1 概述

概述一般簡要介紹編制規(guī)劃的背景、目的、思路、方法與過程。

3.2 發(fā)展環(huán)境

即企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問題。應(yīng)以具體、量化的事實從3方面說明問題：一是找標(biāo)準(zhǔn)。法規(guī)、規(guī)范關(guān)于檔案工作的基本要求，包括管理體系、設(shè)施設(shè)備、信息化等方面。二是找標(biāo)桿。參考同行業(yè)、同地區(qū)先進(jìn)企業(yè)的基本情況和特色，以其為榜樣。三是找差距。對照標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)桿，指出主要差距，實事求是地分析企業(yè)檔案工作的成績、痛點、難點和卡點，指出檔案工作是否成為企業(yè)管理的短板及可能的影響。

3.3 總體要求

提出檔案工作規(guī)劃的指導(dǎo)思想、基本原則和發(fā)展目標(biāo)。發(fā)展目標(biāo)可以從以下2個方面考慮：一是確定形象目標(biāo)。一般采用檔案主管部門認(rèn)定的等級，目前全國范圍有數(shù)字檔案室和全國示范數(shù)字檔案室，浙江省范圍有省級合格、省級良好、省級優(yōu)秀等，可以作為階段性的形象目標(biāo)，也可以自行確定其他適合本企業(yè)形象的目標(biāo)。二是確定主要的進(jìn)度目標(biāo)。有考核的時間節(jié)點，可以分階段實施。

3.4 主要任務(wù)和保障措施

在總體發(fā)展目標(biāo)下，分別從管理體系、設(shè)施設(shè)備、信息化3個模塊提出目標(biāo)、計劃、重點，以及資源保障需求。根據(jù)實際，各模塊的編制深度可以有差別，有的可以深化到具體的實施方案，有的可以在實施過程中根據(jù)新規(guī)范和新技術(shù)條件補充完善。

3.4.1 管理體系

檔案管理體系主要包含企業(yè)檔案工作的組織制度，包括領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)、檔案員、檔案工作制度4個方面，分別提出內(nèi)容、計劃和需求。

檔案管理體系規(guī)劃應(yīng)考慮3方面因素：一是檔案機構(gòu)自身定位和管轄范圍。是否負(fù)責(zé)下屬單位和外地分支機構(gòu)檔案的收管用，有沒有涉密檔案。二是檔案機構(gòu)與企業(yè)信息中心的關(guān)系。部分單位將檔案工作與信息化建設(shè)管理職能統(tǒng)一歸口到情報檔案處，為解決當(dāng)前電子文件歸檔與電子檔案管理的難題提供了組織基礎(chǔ)保障。三是加工整理模式。是自行加工還是委外加工，檔案機構(gòu)與業(yè)務(wù)部門的檔案工作界面設(shè)置，這些因素直接關(guān)系到檔案工作機構(gòu)設(shè)置、人員配置、庫房和業(yè)務(wù)用房配置，以及檔案信息化規(guī)劃。

人才是檔案工作最重要的保障。當(dāng)前，各單位面臨著傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和增量檔案電子化的壓力，對檔案人員的要求更高，不僅要求檔案人員具有檔案管理知識技能，還要求其擁有較高的信息化管理水平。規(guī)劃應(yīng)專題研究檔案人才隊伍建設(shè)問題。

檔案工作制度可參考《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合實際提出制度體系框架，一般包括工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范3類制度，列出擬編制的主要制度清單。企業(yè)應(yīng)通過制度明確2點：一是各制度和流程、各類合同協(xié)議均應(yīng)編制檔案相關(guān)條款，并經(jīng)企業(yè)檔案機構(gòu)審查；二是確立企業(yè)文件處理的單一通道，避免多頭管理。

3.4.2 設(shè)施設(shè)備

企業(yè)檔案設(shè)施設(shè)備規(guī)劃可以根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》和有關(guān)規(guī)范，從業(yè)務(wù)用房、檔案庫房、檔案裝具、保管設(shè)備、辦公設(shè)備等5個方面，分別提出目標(biāo)、計劃和需求。

檔案設(shè)施設(shè)備投資大，庫房結(jié)構(gòu)和消防要求特殊，建成后不易調(diào)整，直接決定檔案保管條件、日常維護(hù)運營成本，更關(guān)系到等級目標(biāo)驗收，設(shè)施設(shè)備的規(guī)劃、設(shè)計和建設(shè)應(yīng)深入調(diào)查，深度規(guī)劃，形成與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)劃方案。應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)范，考慮4個因素：一是業(yè)務(wù)用房的數(shù)量、面積和布局應(yīng)合理；二是大小庫房數(shù)量應(yīng)合理配置，一般應(yīng)多設(shè)置小庫房，提高靈活性、安全性，節(jié)能環(huán)保；三是對結(jié)構(gòu)、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)的設(shè)計和采購提出明確的要求，作為下階段相應(yīng)工作的依據(jù)；四是設(shè)施可以分批次安裝，暫時不用的庫房可先作其他用途，不安裝設(shè)施，以免設(shè)施積塵老化。

3.4.3 信息化

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。近年來，檔案信息化相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件集中出臺，企業(yè)檔案信息化規(guī)劃參考依據(jù)比較齊全，建議以國家檔案局的《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》、國標(biāo)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》為主要的編制依據(jù)。信息化規(guī)劃一般包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)3個方面，分別提出目標(biāo)、計劃和需求。

信息化規(guī)劃的編制和實施由檔案機構(gòu)和企業(yè)信息中心共同負(fù)責(zé)，應(yīng)注意以下3個方面：一是檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在企業(yè)檔案管理制度建設(shè)比較完善后實施；二是請有關(guān)專家或檔案管理系統(tǒng)開發(fā)單位提前介入，指導(dǎo)編制規(guī)劃，以業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔為重點，以系統(tǒng)自動集成主線深化業(yè)務(wù)流程數(shù)字化；三是電子文件電子檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)的安全管理應(yīng)以等級保護(hù)或分級保護(hù)為核心予以實施，并輻射到安全管理的各個方面。