疫情防控常態化下醫院檔案管理優化研究

李彥林

麗水市中醫院

檔案收集與管理，是目前人、事、物留存歷史記憶的重要證據，尤其是在疫情防控常態化下，規范檔案管理流程，全程、如實地保存疫情真實記錄，對于疫情防控“經驗得以總結，規律得以認識”具有重要意義。本文將對疫情防控常態化下醫院檔案管理的優化策略進行研究及闡述，為其他醫療衛生單位應對公共衛生事件提供參考。

1 疫情防控常態化下醫院檔案管理的重要性

新型冠狀病毒肺炎疫情發生后，國家衛健委迅速采取行動，將其納入《中華人民共和國傳染病防治法》，并采取甲類傳染病的預防、控制措施。中央立即制訂防疫措施，各地迅速啟動重大突發公共衛生事件一級響應，全國實行人員管控，火速建起雷神山、火神山醫院。

我國政府能在極短時間內迅速采取有力措施，得益于2003年非典防治的經驗傳承：中建一局為武漢提供了2003年北京小湯山醫院建設施工圖紙檔案，武漢供電公司也借助2019年武漢軍運會專題檔案中相關供電系統圖紙檔案，僅用3天時間便完成了雷神山的供電任務。事實說明，前期檔案在應對突發公共衛生事件中，具有極其重要的作用。醫療機構作為應對疫情的第一直接單位，重視檔案的收集與管理，更加具有極大的現實意義。

2 疫情防控常態化下醫院檔案管理的現狀與不足

2.1 缺乏系統健全的檔案管理體制與規范化的操作流程

缺乏完善的檔案管理體制與規范化的操作流程，是目前大部分醫院存在的弊病。不少醫院將檔案科視為資料倉庫，檔案管理的體制建設缺乏全面性，使得許多醫院資源和資料沒能被系統性地保存和記載。另外，檔案管理尚缺乏規范的SOP（標準操作程序），各個醫院各有自己的一套流程，使得信息互通存在障礙。

2.2 信息化建設落后，無法支撐突發事件的應對

首先，信息收集能力弱，應對突發事件靈敏度欠缺。以武漢為例，最初發現疫情風險的第一直接單位為醫院，但醫院卻沒有足夠的能力去大范圍收集疫情傳播情況。

其次，檔案管理信息化程度弱，數據調出效率低。大多醫院的檔案管理尚未進行全面的信息化，對于醫院各卡口出入人員的管理、疫情防控人員的抽調、疫情防控政策的統籌，基本還處于人工作業階段，未能充分利用信息化及自動化帶來的便捷。對于疫情防控常態化而言，工作效率尚處于較低水平。

2.3 “公共衛生＋檔案管理”復合型人才缺乏

一方面，目前大多數醫院的檔案管理人員綜合素質較低，另一方面，醫院在公共衛生科配置的人才極其不足。在疫情防控常態化下，急需“公共衛生＋檔案管理”的復合型人才，然而據筆者調研，此類人才極其缺乏。復合型人才的素質相對較低，對疫情防控檔案管理的工作推進造成了一定的阻礙。

3 疫情防控常態化下醫院檔案管理的優化措施

3.1 建立科學高效的檔案管理規范化體系

在醫院建立科學高效的檔案管理規范化體系具有極其重要的意義。筆者建議可以從以下幾個方面實行：

首先，制定應對突發公共衛生事件和疫情防控常態化下的檔案管理制度文件，由公共衛生科及檔案管理人員會同醫院醫務處共同商討定稿。

其次，依據《檔案法》及相關法規，請求醫院相關領導科室，將文件下發各個部門，全醫院統籌合作，嚴格按照檔案管理規范化體系落實各項工作。

最后，以當下疫情防控為主要契合點，按照制定的規范化體系實行，一定時間后開展回顧性的分析研究，持續優化檔案管理體系。

3.2 與疾控系統統籌合作，提高信息化收集的靈敏度

目前大部分醫院應對公共衛生事件的主要任務是上報，缺乏主動性及全局掌握性。因此，筆者建議，醫院公共衛生科、檔案科，應與當地疾控系統緊密聯系、統籌合作，當發現風險點時，及時建立疫情預警檔案、疫情防控檔案，并化被動為主動，根據檔案提供的數據，制訂相關策略，進一步提高檔案收集的靈敏度，為疫情防控提供重要科學依據。

3.3 建立數字化檔案管理系統，提高信息存儲及分析能力

信息化給現代社會帶來了極大的便捷，數字化將會是檔案管理的有力工具。因此，筆者建議，檔案管理人員應與信息科建立長效的溝通機制，開發數字化檔案管理系統，實時將工作中的檔案、資料、圖庫錄入信息化系統，并建立實時的數據處理系統及預分析模型，真正將現有檔案轉化為有力工具。

3.4 加強人員培訓，培養復合型人才

在醫院檔案管理中，要實現綜合管理，就需要復合型人才，不僅要了解檔案管理的基本知識，還需要了解公共衛生、信息技術等方面的知識和技術，這樣才能切實深化檔案管理。筆者建議，可以從以下幾個方面開展：

首先，對現有檔案管理人員進行培訓，根據現下疫情防控需要，對管理人員進行公共衛生、信息技術、醫藥等相關理論知識的培訓，有條件者可選派至省級大型醫院進行實踐。

其次，要開展復合型人才的招聘工作，優先選擇醫藥背景與檔案管理相結合的人才。

最后，可根據人才需求進行醫院內輪崗，在崗位上不斷深化職業素養，提高自身能力。

本文基于疫情防控歷史進程，基于當前疫情防控的常態化現狀，對檔案管理的優化策略進行了分析和研究，提出相應的提升措施，為其他單位檔案管理水平的提升提供借鑒。