檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型視角下的企業(yè)檔案管理工作研究

史波君

寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，為推動(dòng)檔案信息化提供了技術(shù)支撐。而檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型是企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容。推進(jìn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，在提升企業(yè)檔案管理效率，挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)的重要價(jià)值等層面具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。目前，國(guó)內(nèi)企業(yè)正積極有序地推進(jìn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，檔案管理水平和檔案管理質(zhì)量得到了顯著的提升。數(shù)字時(shí)代，企業(yè)如何有效地推動(dòng)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提升，成為當(dāng)下的重要研究課題。為加快企業(yè)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，應(yīng)當(dāng)著力從制度、人力、信息化技術(shù)、信息安全等層面進(jìn)行全方位探索，推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化、智能化和高效化開(kāi)展。

1 檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型對(duì)企業(yè)的重要性

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要構(gòu)成部分。對(duì)企業(yè)而言，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要性集中體現(xiàn)在以下4個(gè)方面：

第一，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以有效地幫助企業(yè)節(jié)約日常管理所耗費(fèi)的人力成本和空間位置。同時(shí)，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型也可以提升檔案查閱效率，既可以提升查詢者的滿意度，也可以減少不必要的成本支出。

第二，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以揭示現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行集中管理，形成全面完整的檔案信息系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的有效提升。

第三，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以拓寬檔案信息的使用范圍，提升檔案的使用效率，充分發(fā)揮檔案信息的作用。

第四，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的更好保護(hù)，防止篡改檔案等違法違規(guī)行為的發(fā)生。

2 檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型視角下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的路徑

基于檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型對(duì)企業(yè)的重要性，對(duì)于檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型視角下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的路徑，有以下建議：

2.1 構(gòu)建完善的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理制度

在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作中，企業(yè)必須構(gòu)建起完善的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理制度。具體而言：

第一，建立起契合企業(yè)檔案管理工作實(shí)際需求的數(shù)字檔案管理制度。例如，保密機(jī)制、查詢方法、日常管理體系等。在多種類型的規(guī)則、條例的制約下，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作有可參照的依據(jù)，才能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效、穩(wěn)健發(fā)展。

第二，建立起有效的檔案工作者安全意識(shí)教育制度。在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)下，企業(yè)檔案管理需要高度重視信息安全問(wèn)題，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)社會(huì)信息傳播效率特別高，較易產(chǎn)生寶貴檔案資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)。這便要求企業(yè)第一時(shí)間采用恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)舉措，防止信息外泄產(chǎn)生重大不良影響。

第三，建立起規(guī)范化的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理制度。企業(yè)應(yīng)利用規(guī)章提升管理工作者實(shí)操的規(guī)范化水平，確保各種防護(hù)舉措落到實(shí)處，防止發(fā)生病毒軟件侵入的狀況，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型管理實(shí)際效果的提升。

2.2 建立起角色分明的操作權(quán)限，保證數(shù)字檔案信息的安全性

在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作開(kāi)展期間，企業(yè)應(yīng)當(dāng)把信息安全置于關(guān)鍵位置，采用有效的舉措確保檔案儲(chǔ)存信息的安全。檔案管理工作對(duì)檔案的安全性和保密性有較高的要求。因此，企業(yè)在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作中，應(yīng)當(dāng)注意如下幾點(diǎn)：

第一，按照用戶實(shí)際情況確定操作權(quán)限，用戶只能打開(kāi)和自身權(quán)限相對(duì)應(yīng)的檔案資料，并配置啟動(dòng)日志，將系統(tǒng)操作的時(shí)間與內(nèi)容等自動(dòng)記錄下來(lái)。在這個(gè)方面，應(yīng)當(dāng)注意權(quán)限設(shè)置的全面和合理，確保所有的檔案資料都進(jìn)行恰當(dāng)?shù)念悇e劃分，在保障用戶瀏覽和使用需求得到滿足的同時(shí)，保障信息安全。

第二，健全檔案管理安全防護(hù)體系。增大安全系統(tǒng)構(gòu)建力度，有效運(yùn)用多種技術(shù)防護(hù)舉措，配備視頻監(jiān)視、智能化火災(zāi)消防設(shè)施等安全防護(hù)設(shè)備，以及電磁防護(hù)、計(jì)算機(jī)監(jiān)控等多種安全系統(tǒng)，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)化設(shè)施、檔案數(shù)據(jù)等處于全面的保護(hù)之中。例如，可以引入具備較高防御水平的電子簽章、口令、密鑰等，確保檔案信息使用的安全性，保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密。

2.3 推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的高效管理

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是確保數(shù)字化時(shí)代下檔案工作順利進(jìn)行的重要平臺(tái)和支撐。企業(yè)在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)注意如下幾點(diǎn)：

第一，構(gòu)建企業(yè)檔案狀態(tài)信息庫(kù)，旨在將企業(yè)新產(chǎn)生的信息加以歸納、梳理，且依托計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)完成信息傳輸與儲(chǔ)存，依托檔案狀態(tài)信息庫(kù)搜集重要的檔案數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)有利于對(duì)信息進(jìn)行管控，區(qū)別新檔案與原有檔案，為獲取有效檔案信息創(chuàng)造便捷條件，還有利于企業(yè)檔案管理工作者工作量的減輕，讓其能夠抽出時(shí)間對(duì)檔案信息進(jìn)行梳理，把檔案精準(zhǔn)儲(chǔ)存到相對(duì)應(yīng)的檔案庫(kù)。

第二，構(gòu)建企業(yè)檔案目錄信息庫(kù)，這直接影響到企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建與檢索系統(tǒng)的實(shí)踐運(yùn)用。目錄信息庫(kù)構(gòu)建應(yīng)當(dāng)依據(jù)有關(guān)要求與標(biāo)準(zhǔn)將檔案資料信息加以目錄編制，且把其導(dǎo)進(jìn)檔案管理平臺(tái)，依托計(jì)算機(jī)對(duì)資料進(jìn)行篩選、分類、梳理；依照企業(yè)檔案資料類別劃分依據(jù)與日常管理工作規(guī)章，在檔案管理平臺(tái)構(gòu)建電力項(xiàng)目準(zhǔn)備階段資料、數(shù)字化施工圖、紙質(zhì)資料等目錄信息庫(kù)，且依據(jù)檔案的特點(diǎn)將數(shù)據(jù)庫(kù)類型進(jìn)行劃分，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)表。為確保檔案運(yùn)用人員能夠快速搜索到所需內(nèi)容，提升檔案檢索效率，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家三級(jí)目錄構(gòu)建規(guī)范修訂所有的目錄表格，對(duì)字段的類別與長(zhǎng)度、檔號(hào)規(guī)范、順序排列準(zhǔn)則等進(jìn)行設(shè)計(jì)，然后和三級(jí)目錄相關(guān)聯(lián)，從而提高信息檢索的精準(zhǔn)度。

第三，構(gòu)建企業(yè)檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的高效率利用。企業(yè)在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意在不涉及商業(yè)機(jī)密的前提下，逐步開(kāi)發(fā)和發(fā)布檔案信息共享平臺(tái)。例如，將企業(yè)的辦公自動(dòng)化平臺(tái)、業(yè)務(wù)平臺(tái)、檔案平臺(tái)有效銜接，構(gòu)成健全的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同部門數(shù)據(jù)的共享，以獲取更多有效檔案數(shù)據(jù)，提高檔案資料運(yùn)用效率。同時(shí)，依托線上信息共享系統(tǒng)，一方面可以方便工作人員進(jìn)行高效率的檢索，另一方面則可以方便企業(yè)對(duì)各類檔案資料進(jìn)行高效率的整理和存儲(chǔ)，方便企業(yè)內(nèi)部的共享，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的高效率利用。

2.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，助力企業(yè)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作者是推進(jìn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要主體。因此，一定要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能。基于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)抓好檔案管理人員的教培工作，提升檔案管理工作者的電腦實(shí)操能力，保證其可以嫻熟操作計(jì)算機(jī)。在步入數(shù)字化發(fā)展階段后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改變觀念，提升綜合素養(yǎng)，做好檔案信息安全保護(hù)工作，確保檔案管理工作順暢開(kāi)展。另外，在檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型期間，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意對(duì)檔案管理從業(yè)者安全認(rèn)知的強(qiáng)化，在確保方便有關(guān)人員運(yùn)用的同時(shí)，不產(chǎn)生泄密問(wèn)題。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型能夠有效提升企業(yè)檔案管理工作效果，在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)背景下讓檔案管理的實(shí)際訴求得到有效滿足。目前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，企業(yè)為達(dá)成穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理數(shù)字化發(fā)展力度，持續(xù)健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把檔案管理機(jī)制有效落實(shí)，且培育一批專業(yè)能力突出的檔案管理人才，確保檔案功能得以全面發(fā)揮。