從郵政機(jī)要件到EMS
——高校學(xué)生檔案寄送新模式

■　謝文杰

根據(jù)中國集團(tuán)公司發(fā)布的通知《關(guān)于規(guī)范郵政機(jī)要通信渠道傳遞大學(xué)生檔案等有關(guān)工作的通知》（業(yè)務(wù)函[2015]117號）要求各省、自治區(qū)、直轄市郵政公司自2015年6月1日起，全國各大專院校、人社部門以及人才交流中心的“大學(xué)檔案”不再通過郵政機(jī)要通信渠道傳遞，移交當(dāng)?shù)剜]政公司辦理。要求各郵政公司“引導(dǎo)有關(guān)單位將原來由郵政機(jī)要通信渠道傳遞‘大學(xué)生’檔案轉(zhuǎn)由‘EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞’等方式傳遞”，這就意味著我國60余年“機(jī)要寄送”大學(xué)生檔案的歷史畫上了句號。新的高效學(xué)生檔案寄送模式的轉(zhuǎn)變在提高寄送轉(zhuǎn)遞效率的同時，也面臨著諸多的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，需要各方認(rèn)真研究解決，切實為高校學(xué)生做好服務(wù)。

一、寄送方式轉(zhuǎn)變的優(yōu)勢分析

根據(jù)新的規(guī)定和要求，采用EMS寄送大學(xué)生檔案主要步驟：（1）將大學(xué)生檔案整理好后裝入檔案袋（封面要詳細(xì)注明學(xué)校、學(xué)號、姓名、所在地、材料名稱等）。（2）將檔案用封條封裝好并加蓋騎縫章（學(xué)工辦公章即可），粘貼封條需將檔案袋封口處用封條封住并“包邊”至檔案袋正面。（3）將封裝好的檔案裝入EMS專用套封內(nèi)，EMS封口處已備好“雙面膠”，將封口“封牢”“壓平”。（4）將EMS“四聯(lián)單”底膠撕下并粘貼至EMS專用封套背面封口“騎縫處”，將第③聯(lián)“寄件人存”頁撕下，與檔案一同在郵寄時交至學(xué)工部，備查。新的寄送方式改變了傳統(tǒng)機(jī)要寄送模式復(fù)雜、低效、易丟失等弊端。

1.寄送效率更高。機(jī)要寄送程序復(fù)雜，通常是通過派專人送取，先要先讓檔案管理單位辦理登記手續(xù)，然后統(tǒng)一寄送至本省省會城市，由省級郵政機(jī)要班登記，再寄送到目的省份省會城市，待當(dāng)?shù)厥〖夃]政機(jī)要班登記后再派專人送達(dá)至接收單位。一份機(jī)要件寄送需要十幾天，每到高校畢業(yè)季，從檔案寄出到收到花費一個月時間也經(jīng)常發(fā)生。而EMS快遞高校學(xué)生檔案，沒有機(jī)要件層層審批的繁瑣手續(xù)，可在1-4天到達(dá)，遍布全國2000多個EMS寄送網(wǎng)點使偏遠(yuǎn)地區(qū)也能享受到快捷高效的服務(wù)。高校通過EMS寄送方式突破了機(jī)要寄送時間和“專人”的藩籬束縛，實現(xiàn)“隨叫隨到”、“隨寄隨走”。

2.后續(xù)查詢便捷。大學(xué)生檔案寄送后，檔案接收單位收到但不退回執(zhí)，使得檔案回執(zhí)功能難以有效發(fā)揮。傳統(tǒng)機(jī)要件寄送大學(xué)生檔案，若沒有收到回執(zhí)，高校大學(xué)生檔案寄送部門就無法獲得檔案是否被簽收，只能通過機(jī)要件上的機(jī)要號到機(jī)要局當(dāng)面查詢（機(jī)要查詢有1年時效期）。大學(xué)生檔案意識淡薄，常常沒有及時記錄機(jī)要號，即便記下機(jī)要號也不知道機(jī)要查詢的時效期限，待發(fā)現(xiàn)檔案有問題需要查詢時過了時效，檔案丟失時有發(fā)生。即便是及時查詢，由于機(jī)要件不接受學(xué)生個人查詢，需要以學(xué)校或院系為單位才可查詢，耗時耗力。而EMS寄送大學(xué)生檔案，由于一件一個快遞單號，通過撥打“11183”客服電話或登陸官網(wǎng)，輸入“快遞單號”，EMS寄送的每一步一目了然，極大地提升了EMS寄送模式的優(yōu)秀體驗感。

3.符合時代需要。2017年，我國快遞業(yè)務(wù)量完成了400.6億件，是2007年的33.4倍，連續(xù)4年位居世界第一。EMS、順豐、“三通一達(dá)”占到了快遞業(yè)務(wù)量的絕大多數(shù)。與機(jī)要件寄送對個人開放不同的是，EMS快遞模式開放性、透明性更強(qiáng)，面向幾乎所有人、各個行業(yè)和領(lǐng)域，更容易為大家所接受，也是符合開放、包容時代發(fā)展的現(xiàn)實需要。

二、寄送方式轉(zhuǎn)變面臨的挑戰(zhàn)

大學(xué)生檔案寄送方式由機(jī)要向EMS轉(zhuǎn)變，滿足了學(xué)生檔案寄送高效、透明的同時，EMS寄送大學(xué)生檔案也面臨著一些現(xiàn)實問題和挑戰(zhàn)。

1.高校學(xué)生檔案寄送工作有待改進(jìn)。EMS寄送高校大學(xué)生檔案實現(xiàn)了快捷、高效的同時，由于是2015年才陸續(xù)推開實施，習(xí)慣于傳統(tǒng)機(jī)要件寄送的方式，現(xiàn)在需要逐漸向EMS寄送方式轉(zhuǎn)變，在此過程中學(xué)生、學(xué)校檔案部門都還需要不斷的探索和積累經(jīng)營。例如，填寫大學(xué)生寄送材料時未按規(guī)定要求，書寫內(nèi)容隨便，影響檔案寄送，延長了學(xué)生檔案寄送時間。此外，學(xué)生不能及時提交檔案寄送信息，以及查詢檔案去向不及時，都是影響檔案安全的重要因素。由于高校大學(xué)生檔案數(shù)量龐大，尤其是每年6月下旬大學(xué)生檔案寄送高峰期，學(xué)生們常常反應(yīng)通過EMS寄送常常難以收集齊收件人的詳細(xì)地址、聯(lián)系電話等。

2.拒收、越權(quán)拆封學(xué)生檔案依然存在。據(jù)某報記者調(diào)查了解到，由于《關(guān)于規(guī)范郵政機(jī)要通信渠道傳遞大學(xué)生檔案等有關(guān)工作的通知》新規(guī)并未與教育部和人社部達(dá)成共識，一些地方人才交流中心往往抵制、拒收EMS快遞檔案，還是要求高校采取專人專車專送的方式傳遞大學(xué)生畢業(yè)檔案。此外，由于高校畢業(yè)生就業(yè)方向的變化，大學(xué)生檔案的流向也越來越廣，學(xué)校檔案管理者也不能完全掌握接收單位是否具有接收、拆封、保管學(xué)生檔案權(quán)限。如，許多大學(xué)生在畢業(yè)前就已經(jīng)聯(lián)系好就業(yè)單位，認(rèn)為檔案直接快遞給工作單位，無需人才交流中心等機(jī)構(gòu)中轉(zhuǎn)，殊不知有的就業(yè)單位是無權(quán)保管其檔案，接收檔案后常常越權(quán)拆封學(xué)生檔案后又無權(quán)密封。

3.缺乏統(tǒng)一簽收規(guī)定。與機(jī)要件寄送對簽收環(huán)節(jié)有著苛刻的要求相比，EMS寄送方式寄送大學(xué)生檔案的要求并不嚴(yán)格，這就導(dǎo)致不同的接收單位在簽收檔案時各自處置，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如，非實名簽收、收發(fā)章代簽，更為甚者還有門衛(wèi)代簽，導(dǎo)致大學(xué)生檔案快遞過程中發(fā)生問題后無法追溯。簽收統(tǒng)一性缺乏還表現(xiàn)在對回執(zhí)的要求方面。EMS寄送大學(xué)檔案常常出現(xiàn)回執(zhí)不退現(xiàn)象，且大多數(shù)回執(zhí)以公章而非署名，對學(xué)生檔案安全埋下隱患。

三、高校學(xué)生檔案寄送方式轉(zhuǎn)變應(yīng)對之策

大學(xué)生檔案是其整個學(xué)生生涯的真實歷史記錄，高校學(xué)生檔案寄送工作不僅影響到檔案自身的安全性，也會對大學(xué)生今后的成長發(fā)展產(chǎn)生重要影響，關(guān)乎每一名同學(xué)的切身利益，需要高校、寄送部門和檔案接收單位共同努力，確保大學(xué)生檔案寄送工作的順利開展。

1.進(jìn)一步做好協(xié)調(diào)統(tǒng)籌工作。高校作為大學(xué)生檔案的寄送方，應(yīng)做好檔案寄送前的各項統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，為EMS方式寄送學(xué)生檔案奠定扎實基礎(chǔ)。首先是要高度重視大學(xué)生檔案寄送工作，把大學(xué)生檔案工作與教學(xué)、管理工作放在同等重要位置，做到同部署、同落實、同考核。其次是立足學(xué)校自身實際，結(jié)合郵政公司的相關(guān)規(guī)定，制定嚴(yán)格的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，規(guī)范大學(xué)生檔案快遞工作。再次，學(xué)生檔案工作部門要順勢而為，主動迎接EMS寄送大學(xué)生檔案時代的到來。從事檔案寄送工作人員要熟悉EMS快遞的業(yè)務(wù)，并通過微博、微信、新聞客戶端等平臺向廣大學(xué)生宣傳EMS快遞知識；此外，要及時全面的收集檔案寄送地址和聯(lián)系方式；統(tǒng)一做好檔案密封、蓋章、裝袋等工作，并與EMS快遞公司及人員保持良好地溝通，做好檔案寄送前后的跟蹤工作。學(xué)生要高度重視自身檔案，要及時關(guān)注其檔案的寄送進(jìn)度和簽收狀態(tài)，并做好記錄，確保檔案寄送后有據(jù)可查。

2.健全完善相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)章制度。作為EMS業(yè)務(wù)的主辦方郵政公司應(yīng)積極與教育、人社部門溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成統(tǒng)一采用EMS寄送大學(xué)檔案的模式共識，防止出現(xiàn)“拒收”現(xiàn)象的發(fā)生。要根據(jù)大學(xué)生檔案的特殊性完善當(dāng)前EMS快遞的業(yè)務(wù)規(guī)章制度。一方面，劃分EMS片區(qū)，防止因出現(xiàn)跨區(qū)競爭導(dǎo)致大學(xué)生檔案寄送安全事件的發(fā)生；加大大學(xué)生檔案寄送人員安排及培訓(xùn)工作。大學(xué)生檔案EMS寄送多集中在6月下旬，郵政公司應(yīng)在這一時間段加強(qiáng)人手，提高檔案寄送的效率。此外，要提升業(yè)務(wù)人員的職業(yè)培訓(xùn)，以機(jī)要的安全標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，積極學(xué)習(xí)借鑒機(jī)要件寄送的成功經(jīng)驗。嚴(yán)格落實EMS取件、投遞制度。借鑒寄送大學(xué)生錄取通知書的諸多經(jīng)驗，采取專人取件配送，寄送時要嚴(yán)格署名制等規(guī)定。

3.認(rèn)真落實檔案簽收等工作。檔案接收單位要積極支持EMS這一新的大學(xué)生檔案寄送模式。在每年畢業(yè)季要主動與郵政快遞部門做好銜接和配合，確保各項檔案簽收制度得到貫徹和落實。一方面，要嚴(yán)格落實大學(xué)生檔案簽收責(zé)任制，確保有專人簽收，并嚴(yán)格落實署名簽收制；要保障之前提供的接收電話的暢通；另一方面，要認(rèn)真做好簽收回執(zhí)退回工作，當(dāng)接收單位簽收學(xué)生檔案后，要及時認(rèn)真規(guī)范填寫隨附通知單，并加蓋簽收單位印章，注明檔案簽收人姓名及日期，及時退回給高校檔案管理部門，便于后期查詢需要。

[1]戴麗虹.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的問題與對策研究[J]滁州學(xué)院學(xué)報，2016（6）:134-136.

[2]曹勤民.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的問題與對策[J]山西檔案，2011（5）：33-34.

[3]王寧.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的問題與對策探索[J]產(chǎn)業(yè)與科技；論壇，2014（24）：230-231.