藥物臨床試驗的檔案資料管理工作探討

文·王維瑄

藥物臨床試驗管理規范（GCP）是臨床試驗全過程的標準規定，包括方案設計、組織實施、監查、稽查、記錄、分析總結和報告。GCP是國家相關部門對新藥臨床試驗提出的標準化要求，以文件形式發布實施后，新藥臨床試驗必須按此標準進行，起著新藥臨床試驗法規的作用，保證藥品臨床試驗過程規范，結果科學可靠，保護受試者的權益并保障其安全。

自2018年國家食品藥品監督管理局組織的藥物臨床試驗機構資格認定現場檢查后，目前全國已有700余家醫療機構獲得了藥品監督管理部門會同衛生部門的認定，具備了藥物臨床試驗機構資格。新的醫療機構、專業組及臨床研究人員加入到了藥物臨床試驗的隊伍中后，對于藥物臨床試驗中GCP要求的職責分工、 數據記錄、檔案資料管理等關鍵性問題以及其重要性還未能深入地認識和理解。本文就參加2018年山東省藥物臨床試驗機構監督檢查過程中發現的藥物臨床試驗檔案管理中存在的問題進行探討，以期為推進各醫療機構的藥物臨床試驗檔案管理規范化建設提供借鑒。

一、藥物臨床試驗檔案資料的特殊性和重要性

（一）藥物臨床試驗周期長、分期細，參與人員多

依據《藥品注冊管理辦法》第三十一條規定，藥物臨床試驗一般分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ四期。Ⅰ期為初步的臨床藥理學及人體安全性評價試驗，主要觀察人體對于新藥的耐受程度和藥代動力學，為制定給藥方案提供依據；Ⅱ、Ⅲ期是對治療作用進行評價的階段，用于評價藥物對受試者的治療作用和安全性，評價收益和風險關系，為藥物獲得注冊申請提供充分依據；Ⅳ期是新藥上市后由申辦方自主進行的應用研究階段，意在積累廣泛使用條件下的藥物療效和不良反應，評價在普通或特殊人群中使用的收益與風險關系，改進用藥劑量等。醫院作為研究者方，整個藥物臨床試驗的進行過程需要醫療、護理、藥劑、檢驗、放射等專業的人員共同協作，來完成受試者的臨床療效觀察和評估，同時實驗過程需要申辦方的監查人員和機構的質量控制人員進行試驗質量的控制，參與人員眾多。

（二）保存資料種類多，保存期長

按照《藥物臨床試驗機構資格認定辦法》規定，臨床試驗檔案資料必須妥善保存。GCP在2016年修訂稿中對各試驗階段的保存資料進行了明確的要求，臨床試驗必備文件應保存至試驗藥物批準上市后2年或者臨床試驗終止后5年，但實際上提倡在產品的整個生存期都要保存。國家和省藥監部門開展的每一次對藥物臨床試驗的專項檢查或常規巡查，都要抽檢試驗項目，要求被檢查機構提供與試驗相關的所有檔案資料，重點包括臨床試驗前的研究者手冊、方案、知情同意書樣表、倫理批件等，試驗中的研究者履歷、項目啟動會的培訓記錄及分工記錄表、受試者簽署過的知情同意書、藥物發放與回收記錄表、藥物儲藏溫濕度記錄表等。只有記錄在案，才能證明相關行為發生過，才能在發生任何問題時追根溯源，才能證明試驗是嚴格按照GCP、SOP（標準操作規程）及試驗方案進行的。業界有句名言，即“沒有記錄就沒有發生”。

（三）所涉及的核心信息，必須嚴格保密

按照GCP規定，整個藥物臨床試驗的過程都要在檔案資料里進行記錄，而且受試者的個人信息和申辦方提供的藥物核心數據、制劑工藝等涉及個人隱私、商業機密的關鍵內容不能外泄，此類檔案資料僅對政府監查部門、申辦方和臨床試驗機構開放。

二、藥物臨床試驗檔案資料管理存在的問題

（一）檔案資料的存放方面

按照GCP規定，臨床試驗檔案資料要有專用的檔案儲存設施，必須有防蟲、防火、防潮、防盜等安全措施。有專人負責，按照相應的檔案資料管理的SOP的要求進行管理。2018年的檢查結果顯示，有些醫院將藥物臨床試驗檔案資料與其他資料或物品混放，沒有進行“四防”處理，而且檔案資料管理人員不固定，以致該歸檔的資料未歸檔或存放資料與案卷名稱不符，在檢查組查找相關資料時無法提供。

（二）檔案資料的完整性方面

按照GCP規定，臨床試驗檔案資料要有資料歸檔目錄，要有檔案查閱的詳細記錄，抽檢項目能及時提供完整資料。在實際抽查中發現，有的醫院雖然制定了歸檔資料的規章制度，卻沒有嚴格遵照執行，尤其是承擔多項藥物臨床試驗任務的科室，研究者因身兼數職，精力有限，不能及時上交原始資料，存在事后補寫、時間錯填、漏報原始資料等現象。

（三）檔案資料的保密性方面

檔案管理是專業性強、涵蓋面廣、工作內容復雜、嚴謹細致的一項事務性工作。目前普遍存在的問題是醫院藥物臨床試驗檔案資料的管理人員，特別是臨床專業組的檔案資料管理員，大多沒接受過檔案管理的專業培訓，檔案意識不強，尤其在臨床試驗檔案資料的保密性方面，沒有認識到其重要性、嚴肅性，造成臨床試驗檔案隨意放置或與其它雜物混放，對查閱人員沒有限制等現象，存在原始數據泄密的潛在危險。

三、解決問題的建議

（一）高度重視藥物臨床試驗檔案管理工作，健全規章制度

領導層面要把藥物臨床試驗檔案資料的管理列入質量考核的范圍，將考核結果與績效掛鉤。各單位要健全相應規章制度，如明確臨床專業組檔案資料管理員、申辦方監察員、機構檔案管理員三方職責。臨床專業組在試驗開始前建立研究者文件夾，詳細列出需保存資料的目錄，以提醒臨床醫生按時保存試驗資料而不致遺漏檔案。申辦方監察員要定期檢查臨床專業組資料情況，提醒臨床醫生及時填寫、記錄，對檢查發現的問題要反饋給機構檔案管理員，機構檔案管理員要監督臨床科室整改到位。對于多中心的藥物臨床試驗，要有完成試驗關閉分中心的工作清單，確保所有文件歸檔。機構檔案室要對檔案資料的上交時間做明確規定，臨床試驗結束后一定時間內必須交到機構檔案室。同時，還要健全檔案資料交接標準、操作規程，明確上交檔案資料范圍，建立健全保密制度，加強細節管理，特別是要對檔案資料移交機構檔案室前時間段的保管作詳細的規定，把實驗數據的歸檔環節固化好。

（二）加強硬件配備，設置專職人員

為保證檔案資料管理質量，藥物臨床試驗機構應設有專用的檔案室，存放空間和條件要符合檔案管理有關標準要求；臨床專業組應設有專門存放臨床試驗檔案資料的文件柜，并確保“四防”。加強人員配備，專職檔案管理員的設置必不可少。如前所述，藥物臨床試驗檔案管理是一個動態的過程，而且周期長，原始資料的來源比較雜，如果沒有專職人員自始至終的參與，在資料交接和保存方面就極有可能發生遺漏或違規現象，直接影響到醫院藥物臨床試驗水平。

（三）加強人員培訓，提高檔案意識

檔案管理培訓對象不能僅限于檔案管理員，凡是參加藥物臨床試驗的人員都要接受檔案資料收集與管理的培訓，如在項目啟動培訓會上，要加入檔案管理的內容，將檔案管理工作和檔案意識的培養前移，讓參與試驗人員在藥物臨床試驗開始前就具備一定的檔案意識，保障在以后的整個試驗過程中各方人員能及時有效地與檔案管理員溝通，以減少不合規的檔案資料產生，保證收集原始檔案的真實性、準確性和完整性。

在國家主管部門對藥物臨床試驗執行最嚴監管的背景下，臨床試驗的檔案資料管理工作將直接影響到臨床試驗的科學性、真實性、準確性和可靠性，進而影響到臨床試驗機構乃至整個醫療機構的整體質量管理水平。承接藥物臨床試驗的醫療機構應充分認識到臨床試驗檔案資料管理的重要性，硬件（空間、設備）和軟件（人員、制度）要兩手抓，確保檔案管理工作不出問題，為提高藥物臨床試驗的整體工作質量保駕護航。