衛生專業技術人員職稱檔案管理探討

文·董雅群

衛生系統專業技術人員集中，具有學歷高、專業性強的特點，衛生專業技術人員的個人職業規劃和職業發展備受關注，專業技術任職資格體現了他們的專業水平和能力。職稱檔案作為原始記錄，反映專業技術人員業務經歷和工作實績，客觀、準確評價專業技術人員的理論水平、實踐能力與貢獻，建立健全專業技術人員職稱檔案尤為重要。在全省衛生專業職稱評審管理過程中發現，目前衛生專業技術人員職稱檔案管理尚存在諸多問題，本文對存在的問題加以分析，并提出相應建議。

一、職稱檔案管理存在的問題

1. 思想認識不到位，缺乏檔案意識。衛生專業的技術進步，主要依靠高素質的專業技術人才。職稱檔案對醫療衛生機構人才的使用、學科的發展、醫療機構的影響力和社會效益的產生發揮重要作用。有的衛生機構負責人檔案意識不強，思想認識欠缺，認為職稱檔案與個人切身利益關系密切，理應由個人保存，單位不是職稱檔案保存的主體。導致絕大多數職稱檔案的業績材料分散保存在個人手中，需要申報職稱時，才提交到單位。在職稱評審結束后，單位又將評審材料退回本人，仍由個人保管。用人單位對職稱檔案思想認識上的不足和檔案意識的薄弱，使得職稱檔案的作用未能充分發揮。

2. 職稱檔案材料歸檔不全。醫療衛生機構建有專業技術人員個人檔案，主要收集個人履歷、個人基本信息等。而職稱檔案內容卻豐富得多，根據衛生專業技術人員職稱申報要求，職稱檔案包括任現職以來的各種佐證材料，如專業技術職稱評審表、工作總結、工作簡歷、科研與學術成果、學歷學位情況、社會認可度、繼續醫學教育合格證書、完成基層服務、職稱政策性傾斜項目（經組織安排參加援外、支農、支邊等醫療服務）等等，上述資料都應及時歸檔。但目前職稱檔案收集十分有限，不夠全面，僅收集評審通過人員的評審表和簡表，專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、論文發表、專利申請等內容多未進行完整歸檔。這部分材料是反映專業技術人員業務水平和工作能力的重要憑證。

3. 職稱檔案管理信息化不夠。信息化技術的使用對檔案工作產生了革命性的影響，要求檔案形成過程、管理和利用及時轉變模式。傳統專業技術職稱檔案為紙質材料，紙質檔案具有不可再生的屬性，一旦發生損毀就是不可逆的。而應用現代信息技術能增強對檔案信息資源原件的保護，方便有效收集、統一管理、即時利用各個環節。目前職稱檔案信息化程度有限，某些基層單位的信息化設備較少，或各類設備的配備不能滿足工作需要。部分基層單位只把個人資料信息的目錄形成電子信息，詳細檔案資料的檢索、調閱檔案等工作仍靠手工查找，未能適應信息化時代的發展要求。

4. 檔案管理人員技術能力有限。檔案信息化建設與管理，要求檔案管理人員的技術能力和專業素養相應提升，應具備信息化背景下檔案管理的專業技術能力，懂得維護網絡安全。目前職稱檔案管理人員遠未實現專業化、專職化，不能完全適應職稱檔案管理信息化的需要；各級負責職稱檔案管理的人員不固定，有的是臨時性幫工，檔案管理隊伍經常有較大變動，造成職稱檔案管理工作不能夠延續。

二、職稱檔案管理的改進措施

1.開發領導層，完善人才、崗位及責任。職稱檔案管理是一項長期工作，沒有單位領導的支持和頂層設計不能實現全面改進和提升。各級領導應轉變觀念、提高思想認識、強化檔案意識，把職稱檔案工作與其它工作同等重視，同等對待。職稱檔案工作是單位各項工作的有機組成部分，應納入單位領導工作計劃中，納入單位規章制度及工作流程中，納入單位部門和有關人員的崗位責任制中。

應當保障檔案管理部門的人才配備、完善崗位責任、規范檔案管理的規章制度。首先是人才配備應符合檔案管理要求，應選拔責任心強、懂技術、善管理的人才專門負責；其次應實施崗位目標責任制，定崗定責，按照“誰形成、誰整理、誰負責”的管理責任制，部門負責人對形成質量終身負責制，負責檔案工作的領導對職稱檔案文件進行指導、監督和驗收，對歸檔文件質量進行審查和考核，實施檔案形成者、管理者雙重管控；最后，職稱檔案歸檔的相應規章制度也應規范，要有全系統規范的職稱文件材料的歸檔范圍和保管期，做到全面歸檔，凡是涉及的職稱相應文件資料全部移交單位檔案機構。

2. 引入前端控制理論，完善職稱檔案管理。目前對于前端控制的研究已不限于電子文件這種載體，而是將它作為一種管理方式貫穿到整個檔案工作中，在各門類檔案如人事、基建、科技檔案等的研究中，都提出了前端控制的理念和要求[1]。職稱檔案進行前端控制管理具有必要性和可行性，檔案管理部門提前介入和跟蹤管理，從源頭上加強職稱檔案的收集、整理與控制，保證檔案資源齊全、完整、準確、合法、有效。職稱評審前，基層單位應將職稱申報的政策、要求及需要的材料提前告知，讓專業技術人員提早準備，需要參加職稱評審時，可即時服務于職稱申報工作。檔案管理人員在職稱申報工作中，依據檔案歸檔要求，提示專業技術人員有哪些材料需要歸檔，為下步收集檔案資料做好前期準備。

專業技術人員職稱檔案管理是一種動態化管理，在做好前端控制的基礎上，需要加強對職稱評審后續的檔案管理。職稱評審結果正式公布文下達以后，除需要歸檔的文件、職稱評審表及簡表外，對專業技術人員的重要材料如繼續教育、業務技能培訓、論文論著、科研課題結題鑒定及獲獎、創新發明和專利、年度考核等方面的材料也要進行歸檔。檔案管理人員定期聯系專業技術人員所在科室，對新產生的檔案材料跟進收集，及時補充，每年度對專業技術人員檔案資料進行整理更新。

3. 加強職稱檔案保管，提高使用率。信息化技術廣泛應用，檔案電子文件在傳輸、處理和共享方面具有比紙質文件更明顯的優勢。面對傳統與現代的雙重選擇，職稱檔案的保管模式應與時俱進，在原有紙質文件歸檔保管模式的同時，開展電子文件歸檔保管模式，采用紙質和電子雙套制。所謂“雙套制”，是指電子文件及其打印制作成的紙質文件同時歸檔，二者共存。雙套制既保證了職稱材料的安全保存和法律憑證作用，又滿足職稱材料的科學化管理和信息共享的需要[2]。為此，檔案管理部門應對職稱紙質檔案進行數字化，要符合紙質檔案數字化工作規范及工作原則，將其拷貝至耐久性好的載體上，定期維護和更新。

挖掘檔案的價值，發揮檔案的作用，是檔案部門的法定職責，也是實現檔案工作價值的重要體現[3]。職稱檔案不僅要保管好，更要利用好，充分發揮職稱檔案的重要作用，更好地為衛生事業可持續發展提供服務。當今社會，人才是社會發展的寶貴資源，職稱檔案的信息資源利用價值與日俱增。職稱檔案管理人員要強化檔案工作的服務意識，認真履行職責，在職稱檔案使用方面嚴格遵守保密和信息公開等有關規定。利用職稱檔案信息化管理的便捷，提高工作效率和檔案利用率，為領導決策選人用人提供優質檔案信息服務，為人才引進、流動和評價提供有力支持。

4. 改進檔案管理的軟件和硬件。衛生機構應將檔案室建設所需的資金納入單位預算中，滿足職稱檔案所需要的軟硬件要求，注重檔案管理硬件設施經費投入，配備滿足工作需要的信息化管理設備，如計算機、打印機、掃描儀等；選擇合適的職稱檔案管理軟件，確保網絡互通、網絡安全。還應加強檔案管理隊伍自身建設，職稱檔案工作專業性、技術性強，尤其是在檔案信息化建設方面，對檔案人才的要求更高，應調整檔案管理人員專業隊伍結構，補充信息技術、網絡安全等方面的專業人才。現有的檔案管理人員要積極轉變思想觀念，應對信息化對檔案工作的挑戰，學習現代檔案管理知識，參加專業技術技能的培訓，盡快提高業務素質，適應信息化背景下檔案管理工作需要。