鐵路建設項目檔案管理工作淺析

文·董獻軍

鐵路建設工程的質量與人民的生命安全密切相關，受到國家和民眾的普遍關注。在鐵路建設中，鐵路建設項目檔案管理是非常重要的環節，它客觀、真實地記錄了鐵路建設的整個過程，顯現出工程建設的質量，不止為鐵路的開通、管理、維護、擴建提供可靠依據，也為鐵路建設工藝的提高提供參考。因此，加強鐵路建設項目檔案管理對于鐵路工程建設來說意義非凡。但就現階段鐵路建設檔案管理的實況來看，還有諸多問題亟待解決，可謂任重而道遠。

一、鐵路建設項目檔案管理存在的問題

所謂鐵路建設項目檔案管理，主要是結合相關項目檔案組卷的規定，對鐵路建設項目產生的相關文件材料進行系統地整理與歸檔。鐵路建設項目檔案管理工作滲透了從項目立項批復與竣工驗收的全過程，包括項目進度、質量、安全與費用管理等。目前，鐵路建設項目檔案管理主要存在以下問題。

（一）檔案管理觀念淡薄

在國家頒布的鐵路建設項目資料管理規定中明確提出，“在建設工程進行的過程中，也應一并收集與整理鐵路建設的資料，且必須保證資料的完善、系統與真實，使之應有的利用價值得到保證?！盵1]但是從目前鐵路建設項目檔案管理工作的實際情況來看，檔案管理意識普遍淡薄，對鐵路建設項目中檔案管理重要性的認識不足。特別是在鐵路建設項目施工過程中，受施工工期緊張、施工任務繁重等多種原因的影響，導致建設單位只一門心思抓建設項目安全質量、追趕工期，完全不顧及檔案管理工作的存在，很多項目檔案都是在工程結束后再重新補救，使項目檔案的完整性與真實性受到質疑。

（二）檔案管理責任主體不明確

鐵路建設工程現有體制，一般為投資主體多元化，共同合資建造鐵路，這就容易使檔案產權關系模糊，不能具體分清楚檔案管理職責的歸屬。大多數合資公司都會片面地認為項目檔案管理應由上級檔案部門負責，與自己無關；也有一些建設單位認為，建設項目開工后，自己只負責建設、施工與監理工作，項目建設形成的文件應該在項目竣工時，由接管維護單位負責收集。這些錯誤觀念的存在，導致合資公司中沒有或缺少專門的檔案管理人員，缺乏相關的檔案管理設備與設施，對檔案文件隨意處置，給檔案管理留下許多安全隱患。

（三）檔案信息化程度低

鐵路建設項目檔案目前仍以紙質檔案為主，不僅庫存空間占用量巨大，而且留存時間過久或使用頻繁，使檔案破損、風華變脆、字跡變淡、紙張發黃等現象時有發生。這就迫切的需要對鐵路建設項目檔案進行數字化建設和管理，利用數字檔案取代紙質檔案的部分使命，以保護檔案原件的安全，擴大檔案信息的利用范圍。

（四）檔案人員素質不高

鐵路建設指揮部與參建單位因很少設專職檔案管理人員，而兼職檔案管理人員又缺乏專業水平，不了解歸檔文件資料的組卷、歸檔要求，導致分類不清楚、組卷不合理、竣工圖不齊全等檔案整理不規范現象比比皆是。另外，鐵路建設項目有著很長的點線，建設單位的人員存在較大的流動性，檔案管理人員調動換崗的情況也會頻繁出現。因檔案管理工作多是兼職職責，人員流動時對檔案工作的交接重視不夠，常導致檔案資料存況不明、流向不清，只有在鐵路建設項目竣工驗收時才費勁補充或通過別人的回憶進行編撰，讓檔案的真實性和完整性因檔案人員的失誤而受到嚴重影響。

二、加強鐵路建設項目檔案管理的具體措施

（一）增強檔案意識

鐵路建設項目承建公司應對檔案管理工作的重要性有充分地認識，清楚知曉要想正常開展鐵路建設項目，就必須將檔案管理工作落到實處。鐵路建設單位應利用多種方式對各個鐵路參建單位予以約束，如合同規范、制度等，使之開展完善的檔案管理工作[2]。所以，首先要從制度上著手，在勘察設計、委托監理、施工承包合同協議中就檔案工作做出明確要求，堅持“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，規范各個單位的檔案管理工作，使設計、監理、施工各個環節都對自身的歸檔職責有清醒的認識。比如，在制定勘察設計合同協議時，單位設計文件中的編制內容、深度，需與鐵路建設項目相關辦法相符，而數量與交付時間等也要與審核、審批以及施工等規定相符。

（二）明確檔案管理責任主體

首先，按照“統一領導、集中管理”的方針，由專人負責將“縱向到底，橫向到邊”的建設項目檔案管理網絡建立起來，在檔案人員崗位責任制中具體落實檔案的收集、整理與歸檔任務。其次，依據鐵路建設項目檔案種類多、內廣容、數量大、周期長等特點，對各參建單位提出具體要求，明確建設單位、設計單位、施工單位、監理單位分管檔案工作的領導，明確負責檔案管理工作的具體人員，明確業務部門兼職檔案人員的具體職責，做到責任到人、分工協作并多方配合，以確保鐵路建設項目檔案的完整性、準確性、系統性。

（三）加快檔案數字化建設

檔案數字化建設是檔案事業發展的戰略方向，是檔案工作現代化的必經之路。要依據“存量數字化、增量電子化”的原則，在鐵路建設項目立項后，在與各參建單位簽訂的協議、合同中，添加要同時移交紙質檔案和電子檔案的條款，從源頭來推進檔案數字化建設，并加大對存量檔案數字化的投入力度，以及早實現鐵路建設項目檔案數字化的目標。

（四）提升檔案人員素質

為解決目前鐵路建設項目檔案管理人員普遍素質較低的情況，鐵路檔案管理部門需組織專業系統編制相關的檔案管理制度和管理標準。同時，在建設項目開工之前和之后，要經常對于檔案管理人員進行業務標準、業務技能與專業技術培訓，并組織建設項目管理人員到其它單位參觀學習，學習他們好的經驗做法[3]，以提高檔案管理人員素質，促進檔案管理業務指導工作的全面提升。

近年來，鐵路建設項目逐年增加，規模逐年擴大，新技術、新工藝、新設備不斷出現，管好鐵路建設項目檔案成為一個不容忽視的課題。因此加強和規范鐵路建設項目檔案標準化、系統化、完整性、準確性的管理，對確保鐵路建設項目優質高效地建成和運營，以及實現我國國民經濟快速發展都有重要的意義。