淺談如何加強民生檔案資源體系建設為百姓服務

文·年文平

民生檔案資源體系是服務和滿足民眾檔案利用需求的基礎，事關檔案事業的可持續發展。做好民生檔案資源體系建設為百姓服務，是檔案部門在新時代貫徹落實黨的十九大精神的必然要求，是推動檔案事業又好又快發展的有力保障，是推進“一次辦好”改革、優化營商環境工作目標和深化“互聯網+政務服務”建設要求，是政府部門服務民生的重要舉措。

一、民生檔案資源體系建設為百姓服務工作中存在的問題

（一）理念不新、服務缺位

目前部分檔案館、單位創新理念落后，缺乏為民眾“一次辦好”的服務意識，將民生檔案資源體系建設放在次要位置，認識上停留在傳統的管理服務模式上，對民生需求不夠重視。具體表現為重文書輕民生檔案、重官方輕民間、重保管輕利用。比如，有些檔案館部門文書檔案接收進館納入規劃、考核，但沒有把民生檔案工作作為檔案工作之重，造成民生檔案資源利用效率不高，滿足不了百姓的需求。

（二）規劃滯后、缺乏統籌

目前大部分檔案館信息化建設側重于文書檔案資源建設，跟不上國家檔案的總體發展進度。同時，民生檔案資源體系建設信息化統籌規劃不夠，缺乏綜合性、統一性的管理，沒有形成科學、系統、操作的運行機制和良性的格局。

（三）重視不夠、力度不大

目前，許多檔案行政管理部門未將監督和指導的重點向民生檔案傾斜，民生檔案的建檔工作未納入區檔案行政管理部門目標管理考評認定范疇和檔案年檢中，導致民生檔案建設工作的監督管理力度不足。

（四）管理分散、共享程度不高

民生檔案屬于公共資源，應該為社會所用。涉及面廣，形成的主體多而復雜，致使民生檔案分散保存于不同部門，各工作部門有各自的系統管理軟件，往往與當前的檔案管理軟件不兼容，形成了多頭管理、各自為政的局面，造成群眾查閱利用很不方便，共享程度不高。如出生檔案、學籍檔案、房產檔案、社會保險檔案等都由各自形成部門自我保管，比較分散。同時，許多民生檔案沒有實現數字化，可供可享的資源基礎欠缺、覆蓋面窄，不利于查全率、查準率的提高，更給民眾查閱帶來不便，影響為百姓服務的工作效率。而市民大多以為檔案館保管著所有種類檔案，往往不經詢問直接到區檔案館查閱檔案，但是檔案館又經常無法提供市民所需檔案，這就給百姓查閱利用民生檔案帶來錯跑腿誤跑腿的麻煩。

二、當前民生檔案資源體系建設為百姓服務工作中思考與建議

（一）轉變思想觀念，完善法律法規

傳統的“重文書、輕民生”“重保管、輕利用”指導觀念仍然根深蒂固。為進一步提升檔案公共服務能力和水平，要制定相應的民生檔案接收范圍、開放鑒定、利用等制度，確立電子檔案的法律地位，從而提高社會對檔案工作的重視。

（二）開展立體宣傳，提升社會影響力

創新民生檔案宣傳手段，完善檔案宣傳方式，加大檔案宣傳力度，進一步提升檔案公共服務能力。展廳建設始終是檔案事業發展的一項重要內容，應采用以我為主、借用外力、筑巢引鳳的方法，在保證充分利用館藏資源展示主題和總體風格的前提下，引進相關部門和單位來展廳布展，既可以擴大檔案館的影響力，又可以提高社會公共教育能力和對外宣傳能力。還可適時主辦一些民生檔案專題展覽，走出檔案館，去社區、廣場、公共場所豐富百姓的文化生活，例如在國家法定節假日、民俗節會、“國際檔案日”開展系列宣傳活動等。豐富宣傳形式，通過舉辦主題征文、出版宣傳掛圖、開展主題講座等方式，吸引更多人關注民生檔案、走近民生檔案，幫助社會公眾認識民生檔案價值、增強民生檔案意識，推動各級檔案部門更加重視民生檔案的接收整理、安全保護和開發利用，使民生檔案更好地服務黨和國家中心工作、服務經濟社會發展、服務廣大人民群眾。

（三）調整檔案館收集、接收范圍，建設面向民生的多元化館藏體系

檔案館是檔案事業的主體，是為社會各界和廣大群眾提供檔案信息的服務中心。一是堅持以人民為中心的思想。把涉及群眾就業，社保，醫療衛生，城建，征地補償，住房等各個領域的民生檔案與群眾息息相關的政府政策性公開的文件及相關數據納入接收范圍、接收進館。二是優化檔案管理。建設面向民生的多元化館藏體系，加強民生領域內的檔案工作信息化建設，建立民生檔案管理網絡和民生檔案資源庫，實現民生檔案的集中化管理和優化。三是堅持需求導向。將密切關系民生，群眾利用率較高的檔案優先進行整理、編目、數字化，為民生檔案的提供利用夯實基礎，創造條件。檔案館可以根據人民群眾利用檔案的具體需求，及時調整收集、接收的范圍，把重要民生檔案提前接收進館，以不斷豐富館藏，增加民生檔案的種類與內容，更好的為人民群眾提供查閱利用服務。

（四）加強對民生檔案管理部門檔案工作的監督指導

檔案部門要深入有關行業和部門，摸清情況，做好民生檔案調查和監督工作，界定各行業和部門形成的民生檔案種類，重點抓好與群眾切身利益相關的社會保險檔案、就業人員檔案、失業人員檔案、房地產檔案、婚姻檔案、城市拆遷檔案、環境檢測檔案、學籍檔案和企業職工檔案、出生檔案等民生檔案的調查和監督工作，明確相關部門和單位的檔案管理責任，建立健全民生檔案工作法規體系，完善民生檔案管理的考核體系。

（五）優化整合民生檔案資源，加強民生檔案的信息化建設

一是民生檔案信息資源的整合要充分利用現代化信息技術手段，對民生檔案進行全文數字化、建立民生檔案專門的數據庫。這種信息資源的整合，可以有效地解決檔案人力資源不足、質量不高等問題，同時能夠在最大限度上滿足社會對民生檔案資源的需求。二是擴大民生檔案的空間服務范圍，擴大相關數據庫的規模，提升數據庫的價值，建設成具有特色與個性的資源數據庫。比如，借助青島市、區政務內外網絡和查閱窗口，以檔案信息化管理為依托，民生檔案數據庫信息平臺，建立民生檔案目錄、異地備份等，實現在市、區域范圍內的縱向跨層級，橫向跨館、跨地區的館際、館室之間民生檔案信息數據的互聯互通，為人民群眾查閱檔案搭建一條高效便捷的快速通道，實現了“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”工作目標。

（六）提升服務水平，發揮民生檔案資源體系建設在“一次辦好”改革中的現實作用

檔案館要圍繞全省推進“一次辦好”改革優化營商環境工作目標和深化“互聯網+政務服務”建設要求，聚焦解決企業和群眾反映強烈的辦事難、辦事慢、多頭跑、來回跑等突出問題。以政府為企業和群眾辦事為改革理念和目標，推進檔案館檔案查閱服務窗口“六大行動”。一是創新“一次辦好”服務方式。應在充分調研的基礎上，針對當前廣大人民群眾的查檔需求，主動向社會做出服務承諾。推行查檔服務“馬上辦、網上辦、就近辦、一次辦”，完善政務服務辦事流程，優化提升“一站式”服務。二是完善“一次辦好”網絡體系。加快檔案開放利用步伐，在嚴格依照《檔案法》及其實施辦法、《保密法》及其實施條例等法律法規及國家有關規定的基礎上，進一步優化檔案解密、鑒定、開發和利用流程，將民生檔案開放利用、信息化網絡分解圖為公布“一次辦好”事項清單。三是加大窗口建設力度。借助檔案館查閱窗口、現行文件服務窗口、愛國主義基地教育窗口和檔案史料編研出版工作以及檔案期刊雜志，使檔案工作成果更多更好地惠及民生。四是積極為弱勢群體開辟查檔綠色通道。加大對弱勢群體服務力度，對老弱病殘老人不能來查檔的，可提供上門服務，架起政府與百姓之間溝通的橋梁。五是努力拓展創新服務形式。除了傳統的檔案館承接查閱這一方式，還可以開展電話代查、網上查閱和來函查閱、預約查檔等服務，簡化查檔手續，取消各種不當的證明，豐富查檔形式，不斷改善服務條件，全方位的搭建民生檔案服務百姓平臺。六是實施檔案數據的共享。各個檔案部門要借這次政府“一次辦好”改革的東風，抓緊落實原有紙質檔案的電子化，落實民生檔案電子文件歸檔管理工作，盡快使區域范圍內的縱向跨層級，橫向跨館、跨地區的館際、館室之間民生檔案資源信息數據共享，為百姓服務查閱檔案搭建一條高效便捷的快速通道，體現民生檔案資源體系建設在“一次辦好”改革中的現實作用和真正價值。