加強機構改革檔案管理工作之我見

■李濤

2018年2月26日至28日，黨的十九屆三中全會審議通過了《中共中央關于深化黨和國家機構改革的決定》和《深化黨和國家機構改革方案》。3月17日上午，十三屆全國人大一次會議舉行第五次全體會議，表決通過了十三屆全國人大一次會議關于國務院機構改革方案的決定，這就意味著新一輪的國家機構改革大幕即將開啟。在舉世矚目的大變革中，檔案工作如何適應改革的需要，有效地服務于黨和政府的中心工作，確保機構改革檔案的完整性、安全性、規范性，確保撤、并、轉單位檔案不散、不亂、不丟、不壞，尖銳地擺在了各級檔案部門面前。筆者不揣淺陋，就如何做好機構改革中檔案管理工作提出一些膚淺看法。

一、加強機構改革檔案管理工作的重要性

深化黨和國家機構改革，是推進國家治理體系和治理能力現代化的一場深刻變革，意義重大。而此次機構改革也被譽為“近40年來最有遠見和魄力的方案”，是適應新時代中國特色社會主義發展要求作出的重大制度安排，是“下決心解決多年想解決而沒有解決的問題”的充分體現，也是黨和政府直面當前權利與利益的深刻調整，重塑新的利益格局的革命性舉措。從已公布的國務院機構改革方案看，這次改革動作較大，涉及的單位和部門較多，檔案工作作為機關工作的組成部分，也必將受到影響。

習近平同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”檔案作為各個單位歷史活動和過程的真實記錄，是備以查考的依據和憑證，是不可再生的寶貴資源。在機構改革工作中，撤并單位人員思想波動大，加之改革方案一經宣布，就要求人員盡快到位，往往無心考慮對原單位的善后工作。而檔案工作又是一項細致、繁雜的業務工作，而且是善后工作中的掃尾工作，如果沒有強有力的紀律和措施作保障，就難于確保檔案的收集齊全、規范整理、安全保管、順利移交和發揮作用。

各有關部門和單位必須從思想上高度重視，充分認識加強機構改革檔案管理工作的重要性，密切配合，確保檔案得到妥善處置，檔案工作得到進一步加強。

二、機構改革中檔案管理工作存在的問題

建國以來，黨和國家機構從1982年開始，加上今年，總共是8次大的改革。從以往機構改革中檔案工作存在的問題來看，主要有：

（一）檔案歸屬與流向渠道不夠通暢，全宗檔案管理混亂。在機構改革中，有的機構被撤銷，有的幾個部門或單位合并組成新的部門或單位，有的一個部門或單位的職能和內部機構分解到兩個以上部門或單位，有的單位性質發生了轉變，等等。由于組織機構發生了增、改、合、撤等變動情況，若缺乏統籌組織管理，合理統籌規劃、設置檔案的歸屬和流向，極易造成全宗檔案管理混亂，相互扯皮，甚至發生歸屬爭議，給今后的查找利用造成困難，難以確保檔案的完整與安全。

（二）有的單位對檔案管理工作重視不夠，對檔案的整理、移交工作的難度和工作量估計不足，在人、財、物的保障上嚴重不足，致使檔案人員孤軍奮戰，檔案得不到及時的整理移交。

（三）檔案資料收集歸檔不夠齊全完整。有的單位由于日常管理不善，許多自身形成的，具有長期保存價值的檔案分散在個人手中，當人員崗位發生變化時，造成檔案資料的收集難度大，不夠齊全完整。有的部門在日常工作中只注重收集文書檔案資料，對特殊載體檔案和業務檔案的收集整理不夠重視，以至于檔案門類不全，結構單一，不能全面反映立檔單位的全貌。

（四）檔案整理鑒定不夠規范，達不到進館質量要求。有的單位由于檔案員更換頻繁，新接手的檔案員業務能力弱，對檔案歸檔范圍、保管期限劃分、分類整理等業務知識不熟悉、不掌握，致使一些不該歸檔的文件充斥在歸檔文件里，應該永久保管的文件劃在定期里；有的檔號編制混亂，給檔案的有序保管帶來影響；有的沒有按照要求進行數字化，或數字化質量不高；還有的沒有編制檢索工具和全宗介紹，不利于今后的查閱檢索和科學管理。

三、加強機構改革檔案管理工作的措施

（一）統一思想、提高認識，把重視檔案管理工作貫穿機構改革始終。在機構改革中撤、并、轉的單位，首先要從思想上高度重視檔案管理和處置工作，加強檔案工作的組織領導，將檔案工作納入本單位改革工作方案，明確分管領導和檔案工作責任人，采取強有力的措施，認真做好檔案的收集、整理、歸檔和交接工作，確保檔案齊全完整安全。在機構改革工作中，檔案工作有兩個突出特點：一是檔案形成分散，檔案收集困難。各單位在檔案收集上要有一定的強制措施。二是檔案工作是一項細致、繁雜的工作，而且又是善后、掃尾工作，在改革中必須組織（留有）熟悉本單位工作又擅長檔案工作的精干人員做好檔案的整理、編目、移交工作，只有這樣，才能保證檔案的完整、規范。其次，檔案收集整理工作應走在前。對本單位各種活動中形成的各種門類和載體的文件材料，在人員未分流以前及時進行清理，收集齊全，由檔案人員或者專門組織人員按規范化要求進行鑒定整理，及時移交檔案館或主管部門管理。任何單位和個人都不得私自帶走、留存、涂改、轉移、丟失和銷毀檔案，凡違反規定造成檔案損失的將嚴肅追究有關人員和領導的責任。

對于新組建的部門和機構，應及時建立檔案工作機構，配備檔案管理人員及必要的檔案保管保護和利用設施設備，健全檔案管理制度，確保檔案管理有序進行。

（二）檔案部門要提早行動，加強對機構改革檔案工作的領導與監管，確保檔案的完整與安全。一是提前召開會議或制發文件，從宏觀上對機構改革檔案的管理工作進行動員、部署，提出具體意見和要求，使檔案管理工作積極穩妥、有計劃、有步驟地進行。二是要加強與黨委政府相關部門的溝通與聯系，及時掌握機構改革信息，根據機構變動情況，分門別類統籌設置機構改革單位檔案歸屬與流向，對機構改革檔案的歸屬與流向，全宗號的設置提前作出明確具體的安排部署。如一個單位劃分為幾個單位檔案如何處理，幾個機構合并組成新單位檔案如何處理，撤銷機構檔案如何處理，機構更名、職能轉軌單位檔案如何處理，干部、職工人事檔案如何處理等。三是認真調查摸底，對機構變動單位的檔案管理情況和檔案質量進行認真分析與研究，并與撤并單位進行溝通協商，合理安排布置檔案接收移交工作的時間表。

（三）檔案業務指導和接收部門要加強對機構改革單位的業務指導與監督，對檔案整理、移交工作有明確的質量要求。

檔案整理鑒定工作是一項業務性很強的工作，就各單位來看，有的基礎工作較好，檔案整理移交會比較順利；而有的單位由于人員變動頻繁，檔案管理很不規范，積攢了多年的檔案都沒有整理，要在短期內整理移交，可謂是時間緊，任務重。為此業務指導和接收部門應相互配合，發揮各自優勢，統一部署，統一標準，采取召開座談會、業務培訓會及深入現場指導等方式，加強改革單位的業務指導，嚴把進館檔案質量關。一是檔案要齊全完整。除文書檔案外，還應包括照片檔案、聲像檔案、專業檔案、實物檔案等。檔案齊全完整的程度應從實際出發，盡最大可能進行收集，缺損部分應有詳細的說明。二是檔案整理應符合進館要求。各個門類檔案應按國家和部門相關標準規范整理，做到分類合理，鑒定較為準確，檔號編制規范有序，裝具有利于檔案長期保管，紙質檔案與電子檔案同步移交，并且有完備的檢索，有完整的符合要求的全宗介紹和一些能夠反映立檔單位情況的編研材料，如大事記、組織機構沿革等。

（四）在機構改革中，要依法從嚴治檔。檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源，在機構改革中，檔案行政管理部門要加大執法檢查的力度，對不按規定移交和處置檔案的，或因檔案管理不善而致使文件材料檔案丟失的、缺損和泄密的單位和個人，要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》及有關法律、法規嚴肅處理。