檔案管理智慧化的構件與策略
——基于浙江智慧檔案建設的案例研究

周文泓 龐玲玲/四川大學公共管理學院

隨著智慧城市的提出，檔案領域探索如何更好地參與其中以及實現檔案管理的智慧化，成為兼具理論與實踐意義的重要議題。研究領域關于檔案管理智慧化的探討旨在明晰其為檔案信息化發展的高級形態，并對如何借助智慧城市、互聯網的理論與方法制定智慧檔案的建設原則、頂層設計與實施路徑等展開討論[1][2]，這些研究有助于明確檔案管理智慧化的基本內涵與方向。然而，當前研究主要是通過演繹的方法設計通用的智慧化方案，未對具體的檔案實踐現狀予以全面分析和總結，例如未將浙江、青島、南京等地相關實踐充分納入到理論層面的研究中。本文將采用歸納法，以在檔案管理智慧化方面已有一定成效的浙江為例，研究檔案管理智慧化的發展現狀、實施方法與內容，從中分析檔案管理智慧化的構件與總結策略。

1 浙江智慧檔案建設概覽

1.1 建設背景

2014年年初，《浙江省檔案局貫徹落實中央和省委全面深化改革任務的若干意見》提出了協同推進法治檔案、智慧檔案、民生檔案、平安檔案、活力檔案建設的目標任務[3]。同年，浙江省開通全國最早的省級一體化網上政務服務平臺； 2016年，提出實施“最多跑一次”改革，自此開始整合電子政務基礎設施、數據資源和業務系統，在技術、應用、管理等多層面開展積極探索，旨在實現權力事項集中進駐、網上服務集中提供、政務信息集中公開、數據資源集中共享，全力打造陽光透明的服務型政府和“互聯網+政務”的浙江樣本[4]。這樣既可在政務服務網建設過程中同步構建更加智能的文件檔案管理系統、實現政府信息資源的歸檔保存和共建共享，也能促進作為重要模塊的檔案信息服務網優化升級。

1.2 主要內容

浙江智慧檔案建設較為成熟的實踐有二，一為基于全程管理的理念打造電子文件自動化管理體系，二為構建檔案信息資源智能化保管與服務平臺。

1.2.1 自動化的電子文件管理體系建設

2015年，浙江省檔案局啟動“基于網上審批的電子文件整理歸檔與移交模式”研究，正式實施政務服務網行政審批電子文件在線歸檔模塊、電子文件歸檔接收系統、電子檔案長久保存基地建設等配套項目，探索解決“歸什么、在哪里歸、歸哪里、怎么歸、怎么用、歸得好”等問題。在全國率先構建“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”行政審批電子文件歸檔管理新模式，隨后進一步改進政務服務網電子文件歸檔流程與功能設計，并在省直單位部署和啟動行政審批等電子文件歸檔與接收工作；2017年4月，省政府辦公廳與省檔案局聯合召開全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會，全面推進政務服務網電子文件歸檔管理工作。自此，浙江省在“互聯網+”、大數據、云計算、智慧城市的背景下開發了先進的電子文件歸檔管理統一平臺，并配套以一系列規章制度（如《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》），逐步形成了政務事項在線辦理、歸檔、保存、利用的長效工作機制。

1.2.2 智能化的檔案信息服務網升級

2016年年底，浙江省檔案局正式開展浙江檔案服務網的設計開發工作，開發后期在省內部分市縣進行了內部試用，并不斷修正與完善。2017年9月下旬，省檔案局又對全省的單位系統管理員和具體查檔工作人員進行了使用操作的統一培訓。10月中旬，省檔案局召開了浙江檔案服務網推廣部署暨“最多跑一次”事項電子化歸檔情況匯報會，要求各單位做好權限設置、業務數據上傳、崗位人員操作培訓等工作。在2017年11月16日的全省檔案公共服務推進會上，省檔案局（館）長劉蕓宣布浙江檔案服務網正式啟用，這標志著浙江檔案服務網在全省正式上線運行，“一網查檔、百館聯動”得以實現[5]。

1.3 建設成效

當前，政務服務網電子文件歸檔流程與功能設計的研究成果在浙江省建設廳、浙江省海洋與漁業局、浙江省水利廳等25家省級單位得到應用推廣，實現了政務服務網行政審批電子文件在線歸檔存檔信息包規范化采集、處理、管理和移交，初步打造了適用于“互聯網+政務”的智能化電子文件存檔管理模式，并面向市級單位推廣普及。同時，完成浙江檔案服務網的升級工作，形成一個以功能服務為主的全省聯動平臺，對內通過省電子政務外網面向檔案系統工作人員提供協同工作平臺，對外通過互聯網面向廣大社會用戶提供檔案公共服務，這項服務也列入了全省“最多跑一次”改革的群眾和企業到檔案部門辦事事項指導目錄[6]。浙江的實踐為智慧檔案建設提供了相應的理念、構件、策略等，也為檔案管理的數字轉型提供了參照。

2 檔案管理智慧化的構件

從浙江省的實踐來看，檔案管理智慧化由不同構件組成，各有分工亦相互支持，具體構件如下。

2.1 驅動性構件：定位明確的智慧意識

2014年，浙江省提出“五檔共建”并將智慧檔案作為關鍵模塊，檔案系統內智慧檔案建設意識得到迅速提升，檔案工作者充分關注與倡導智慧檔案建設，從領導層到執行層都投入資源與精力一同探索檔案管理智慧化。浙江的智慧檔案建設不僅明確了檔案管理智慧化的價值與趨勢，也明確了智慧檔案的目標及實現方式。2015年，省檔案局提出建設智慧檔案是全省檔案部門新時期的一項重要任務；2016年，省檔案局進一步明確數字檔案建設屬于智慧檔案范疇；2017年，省檔案局提出推進智慧檔案建設、強化公共服務能力[7]。浙江將檔案管理的智慧化融合于各項目標與業務內容中，在意識層面上體現出對智慧檔案建設的高度關注。

2.2 支撐性構件：管理對象的縱橫拓展

智慧檔案建設另一關鍵構件是有效留存與整合完整、全程、有價值的檔案，從而保證在參與國家治理、服務民生、提供檔案利用等的時候能夠提供相應的信息資源。一方面，在前端控制與全程管理的理念下，檔案管理智慧化的對象不僅僅是檔案，還涵蓋在生命周期中位居更加前端的文件，通過制度與平臺實現對文件管理的有效管控。因而，在對接浙江“互聯網+政務”尤其是“最多跑一次”的改革時，浙江省的智慧檔案建設將開發在線的電子文件歸檔管理統一平臺與檔案服務網作為兩大執行模塊，從而在全程管理的框架下及時保管與整合好文件與檔案，并及時通過歸檔與之后的保存行動將其作為有機關聯的信息資源應用于政務和社會服務中。

另一方面，隨著數字技術的發展，在大數據戰略下，浙江的智慧檔案建設將管理對象向數據延伸，通過提升管理對象的多元化為檔案管理智慧化積累充足的信息資源。2016年，浙江省人民政府印發《浙江省促進大數據發展實施計劃》，提出加強數字檔案館（室）建設，制定大數據歸檔范圍與標準，并建立統一的歸檔平臺，促進大數據證據保全、長期保存和再利用[8]。

2.3 指導性構件：治理式的制度建設

為確保檔案管理智慧化有據可依，浙江省制定了一系列政策、標準與規范，既保證了業務、文件、檔案管理部門在法律法規的框架下履行職責，也為不同主體實施檔案管理智慧化改革提供了有效指導。這些制度建設形成從頂層設計到具體規范的治理式體系，既從宏觀政策與戰略上倡導檔案管理智慧化與明確基本方向，也從中觀層面對接智慧檔案所處的國家治理、“互聯網+政務”等外部環境，還從微觀層面制定檔案管理智慧化所需的具體規范。浙江省還配套制定了一系列制度，如《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》對浙江政務服務網電子文件管理和電子化歸檔提出具體要求，確保電子文件的真實、完整、有效和安全；《浙江省公共數據和電子政務管理辦法》為電子文件、電子證照、電子簽名、電子檔案在政務活動中的法律效力提供保障；《政務服務網電子文件歸檔數據規范》對浙江政務服務網電子文件歸檔過程中存檔信息包的數據結構、命名規則和材料形成、整理等提出了具體要求，是完善電子化歸檔工作業務支撐的重要組成部分。這些制度協同其他制度保證了檔案管理智慧化可以從管理對象、流程、平臺等方面實現落地。

2.4 執行性構件：智能數字平臺開發

電子文件歸檔管理工作通過平臺建設提升自動化程度，利用政務服務網預歸檔模塊和交換模塊、電子文件歸檔接收系統、電子檔案長久保存系統、電子檔案共享利用平臺等配套子項目保障全省政務事項在線辦理、歸檔、保存、利用長效工作機制的建立。檔案服務網的建設同樣以智能化為目標，它被定位為功能服務型平臺與全省共用平臺，采用B/S架構設計，服務器端應用系統分為公眾訪問界面、內部工作界面兩部分，分別部署在省電子政務云平臺的“公有云”和“專有云”上，實現實體服務在線化[9]。

在平臺開發與優化過程中智能化的要求日趨顯著，即盡量減少人工的干預與投入，同時要達到可信文件、檔案管理的要求，因而技術能力的構建成為關鍵。浙江省檔案部門當前開發的系統之所以能夠同高規格的政務服務相匹配，關鍵在于開發了“一鍵式”的歸檔技術模塊。行政審批電子文件“一鍵式”歸檔系統采用Java語言，基于J2EE技術架構進行開發。為確保行政審批電子文件歸檔工作高效性，并保證行政審批電子文件真實、完整、可用和安全，在系統建設過程中充分采用可信時間戳、數據交換、四性檢測等技術保障[10]。

3 檔案管理智慧化的策略

檔案管理的智慧化不是一蹴而就的，這既在于智慧化本身的復雜性，也在于社會、技術、文化等處在動態發展中，智慧化的內涵與實施路徑會隨之變化。浙江的智慧檔案建設還在進行中，尚需進一步完善，尤其要在頂層設計與技術應用上予以優化。從浙江的經驗與發展趨勢來看，檔案管理智慧化應有如下方面策略。

3.1 明確對檔案管理智慧化的認知與行動

檔案管理智慧化是連續性的過程，它在不同情境和每一階段都有不同內涵與具體內容，因而需要立足實踐現狀明確對檔案管理智慧化的認知與行動內容。一方面，從理論層面深化對智慧檔案的研究與探索，以便從更加長遠的視角設計檔案管理智慧化的目標、原則、方法、內容與路徑；另一方面，要立足國家、地區、行政層級、業務系統等具體條件，研究檔案管理智慧化的內涵與基本路徑。當前我國正致力于建設數字檔案館并開展檔案數字化工作，而檔案管理智慧化則更多是要深化電子文件管理和檔案信息資源整合與開發中的數字轉型，將新技術應用于流程再造與系統建設中。在電子文件管理與數字檔案館建設有一定成效的浙江、上海、北京等地區，檔案管理智慧化要進一步將檔案工作充分融入智慧城市建設，將檔案管理的自動化向智能化向智慧化有序升級。

3.2 在治理框架下展開頂層設計

智慧化作為檔案管理的高級形態是復雜性事務，它的實施需要依賴于治理式的思維，形成與其他要素相互關聯和協同的頂層設計。它的頂層設計涵蓋三大系統：第一，立足社會環境明確檔案管理智慧化的內涵與框架，這需要充分梳理檔案管理智慧化的社會情境，將智慧化與社會發展有效關聯。第二，在檔案事業發展的整體中定位檔案管理智慧化，從中明晰檔案管理智慧化與其他方向的檔案戰略以及工作的相互關系。第三，將檔案管理智慧化作為整體系統予以規劃和設計。這要設計好智慧檔案系統，即相應的基礎層、數據層、應用層與服務層，更要從實施層面部署好檔案管理智慧化的框架，從意識培養、人才培育、技術開發、制度構建、信息資源建設等方面設計實施矩陣。浙江智慧檔案建設中的四大構件可為設計優化方案提供借鑒。

3.3 構建管理轉型與技術升級的聯動模塊

為實現檔案管理智慧化，需要以管理轉型與技術升級為兩大主線展開聯動式行動。一方面，從管理轉型層面來說，相應的智慧化意識提升、戰略與指導性制度制定、組織架構調整等都是不可缺失的行動要素。另一方面，檔案管理主體應當及時識別前沿技術并明確技術的應用方向，將技術應用方案與智慧型平臺建設作為管理轉型的重要支撐予以設計和布局。浙江的實踐就充分體現了兩大模塊的互動成效，既從管理上創新并形成了電子文件、檔案一體化的單軌運行模式，云計算等前沿技術也得到廣泛應用，適應于新技術要求的數據規范亦及時提供支持。

注釋與參考文獻：

[1]郭鑫杰.基于“互聯網 +”思維的智慧檔案建設策略研究[J].浙江檔案,2015(11):10-12.

[2]吳加琪.智慧城市背景下智慧檔案建設原則、頂層設計及推進路徑研究[J].檔案與建設,2015(1):30-34.

[3]王茂法.完善機制建立體系夯實服務——大力推進浙江法治檔案建設實踐[J].浙江檔案,2015(12):5-8.

[4]錢江晚報.浙江政務服務網 一“網”打盡多少便利[EB/OL].2016-06-24[2018-03-10]http://www.zjzwfw.gov.cn/art/2016/6/24/art_53861_929535.html.

[5][9]林偉宏.一網查檔百館聯動——浙江省“互聯網+檔案服務”的省域實踐[J].中國檔案,2018(1):29-31.

[6]林偉宏.“一網查檔、百館聯動”的制度保障——《浙江檔案服務網查檔工作規則（試行）》解讀[J].浙江檔案,2017(12):14-15.

[7]姜晨.浙江：強化公共服務能力推進智慧檔案建設[N].浙江日報,2017-01-26.

[8]浙江省人民政府辦公廳.浙江省人民政府關于印發浙江省促進大數據發展實施計劃的通知[EB/OL].2016-02-18[2018-03-10].http://www.zhejiang.gov.cn/art/2016/3/1/art_12460_263726.html.

[10]宋華,駱建珍,姜悅霞.政務服務網行政審批電子文件“一鍵式”歸檔設計與實現[J].浙江檔案,2017(8):26-30.