對不動產登記檔案管理的若干思考

■ 張麗紅

前言

不動產登記檔案即對不動產一系列活動（如建造、交易等）里各類信息與文件的統稱。2013年年底國務院常務會議中不動產統一登記制度正式通過；2014年11月我國不動產登記相關暫行條例相繼出臺，標志著不動產登記制度建設進入新階段。不動產登記制度建設中，為保證制度的高效運轉，還應積極推進相關的檔案管理工作。故而我們應結合該新常態，在充分認識不動產登記檔案管理必要性的基礎上，探索出可行的不動產登記檔案管理策略。

一、不動產登記檔案的特殊性

相較于普通檔案，不動產登記檔案有自身的特殊性，主要表現在：①數量大、種類多。不動產登記檔案涉及到林業、土地、房產等多項業務檔案，特別是房地產登記發證，范圍廣，牽涉農村、城鎮等多個區域，需要立卷歸檔的資料，一個縣的數量則可達幾萬卷，或上百萬卷，且載體多樣化（如圖表、錄像、文字、磁盤等）；②跨度大，周期性長。土地管理方面部分業務活動過程時間長，且需跨年度方可完成。部分復雜性的，難度較大的工程甚至一二年，或三四年方可完成，這也屬于不動產登記檔案的特殊性所在；③動態性。一旦形成不動產登記檔案，房和地的繼承、買賣、交換等權屬可合理變更，房屋翻改、拆遷、擴建等現狀同樣包含在轉移與變更范圍內。

二、加強不動產登記檔案的必要性

（一）為不動產物權的明確提供依據

現代社會屬于法治社會，任何事情均應遵循法律規則，人們法律意識不斷提高。近兩年，因人們對不動產登記認識的深入，了解的越來越多，不動產物權有較強的排他效力，所以但凡牽涉到物權的法規，均需遵循“統一特定不動產上不可有相互排斥的多個物權同時存在”原則，這屬于不動產登記時應重視的一點[1]。首先需肯定的是，不動產檔案登記可為今后不動產權人進行相關信息查詢提供證據。現實生活里經常發生不動產相關糾紛，而出現糾紛的原因根本在于不動產權歸屬問題。但在糾紛面前若能對先前的檔案登記作全面核查，可使問題及時得到解決。故得，不動產登記檔案可為不動產物權的明確提供依據，使不動產產權歸屬公平性與合法權益得到維護。

（二）檔案建立為法律的要求

我國《物權法》里指出，明確不動產所有權與內容的依據關鍵需靠不動產登記簿，需有專門機關對其實施永久性管理，對不動產登記檔案建立供給了法律依據。

（三）便民服務需要檔案

不動產登記檔案的最大優勢，即在為不動產權供給依據的情況下，避免糾紛事件，以此來為群眾供給便民服務。由于不動產牽涉面廣，那么就要求相關單位檔案管理人員進行檔案管理模式的創新，通過不動產登記檔案管理來使人們權益得到維護。

三、對做好不動產登記檔案管理的幾點建議

（一）不動產登記檔案信息數據整合

不動產登記檔案信息數據整合，需結合《不動產登記數據庫整合技術規范》《不動產登記數據庫標準（試行）》與《不動產權籍調查技術方案》等一系列不動產相關標準及技術規范，進行土地、房屋等原不動產登記檔案數據庫的清理，加強屬性內容、空間數據要素等的清理整合，構建滿足不動產登記數據庫標準的數據分層與屬性標準等條件的不動產登記信息數據庫，對不動產登記與對應行業供給數據支撐與數據服務[2]。不動產登記信息數據庫的建構應從如下幾方面進行：

（1）地籍數據遷移整合

把地籍空間數據（如建設用地使用權、界址、宅基地使用權與相關基礎地形數據等）視作不動產空間數據地圖，結合不動產數據空間數據要素、格式等多項內容作數據修正。另外，把地籍登記數據根據不動產登記數據庫標準與不動產登記信息平臺要求作遷移整合，促其符合不動產登記要求。

（2）房產數據遷移整合

房產空間數據整合方面，如果數據方面有空間坐標，即應和地籍空間數據展開比較分析，選擇有時效的數據作不動產空間數據，若數據并沒有空間坐標，那么就沒有整合的必要。對于房產登記數據應作房屋歸幢、樓盤表清理等，并且應根據地籍數據清理情況，于外業補測的幫助下完成“房屋落地”，促房地合一的不動產登記初始數據庫得以形成。

（3）林業數據遷移整合

林業數據遷移整合即林業空間數據與林權數據的彼此整合，二者的關鍵為林權部分。當前實際項目建設方面大多無林權登記空間數據庫，林權登記圖形也還是以紙質為主，若要進行林權登記空間數據庫的信息的收集調查，還應單獨立項。故而，林業數據整合實際上即為林權業務數據與檔案數據的整合，應把林業部門供給的登記電子臺賬表格給予整理，用作林權現狀登記信息庫。

（二）分門別類管理、做好登記檔案編研

現今，國土資源部對不動產權證書、不動產登記薄等樣式給予了公布，這在不動產登記檔案的形成與推進不動產檔案信息化管理方面均有積極作用。檔案管理人員接收到檔案信息資料后，則應認真落實后續入庫工作，按照光盤、文書、實物、照片等不同類別進行整理，做到分門別類管理，根據保管期限的差異把不動產登記檔案分成三類，即永久、定期與短期。和權屬類登記相關的為永久保存；抵押檔案為定期保存；異議檔案、地役權檔案、查詢檔案、查封檔案等為短期保存。另外，為確保不動產發證檔案資料得到規范保存，應將所整理的檔案資源規范的編進國土資源歸檔9類地基管理類（C6,C7,C8……）目錄下，為后續檔案的高效率使用創造條件。

另外，編研工作也屬于不動產登記檔案管理的主要環節之一，檔案編研可實現檔案資源的由靜變動，即對檔案資源進行加工制作，進而為社會各項事業的發展提供高質量服務，還可為社會科學與人文歷史的研究提供依據，凸顯不動產檔案資源的價值。

（三）建立不動產登記檔案管理系統，實現信息化管理

不動產登記檔案管理中，把已形成電子檔案給予規范整合，將原有紙質檔案實施電子掃描，新形成檔案均掃描入庫，建構對應的電子檔案數據庫，借助“二維碼”“物聯網”技術，達到檔案的自動化管理，依靠傳統檔案管理與信息化檔案管理相結合的不動產登記檔案管理模式，為后續登記發證供給數據支撐，為社會供給高效率的查詢利用服務[3]。

（1）目錄管理。對已歸檔的不動產權屬文件材料給予分類編目，進行檢索工具編制；大數據背景下需借助計算機系統完成登記發證，那么目錄管理則由薄式目錄、卡片式目錄轉變成電子目錄，若對電子目錄、數據庫記錄和數據庫連接條件給予合理定義，那么在檢索時只要輸入對應關鍵詞即可檢索到想要的資料。

（2）檔案數字化。主要是把傳統以錄音帶、紙張、錄像帶等作存儲介質的各類原始檔案資料，在壓縮、掃描等一系列方法下轉變為圖片、視頻與聲音文件，再于分級存儲管理技術的作用下把這一系列文件（聲音、圖片、視頻等）以及檢索字段保存在大容量存儲介質上，并借助信息檢索手段及時的檢索出要查詢的檔案內容。另外，還應依靠數字化掃描，建構不動產登記檔案圖書數據庫，確保目錄數據庫和圖形數據庫二者彼此關聯，使用者經目錄數據庫的任何屬性數據均能實現對應圖形數據的查詢，做到不動產登記信息實時共享。

（四）實現不動產登記檔案數據異地備份，確保檔案數據安全

不動產登記檔案屬于相當重要的民生檔案，牽涉面廣，數據資料多，保管時間長，且多以掃描影像的格式存在，因而檔案管理人員需結合國家的檔案與電子文件登記備份要求，將檔案數據異地備份工作做到位，保障檔案信息安全。同時，還可通過防火墻、殺毒軟件以及入侵檢測系統的安裝，采取漏洞掃描技術、簽署技術等方式來保證不動產登記檔案資源的安全性；另外，對互聯網信息實施加密，制定科學的密級標準，對不動產登記檔案資料根據公開、內部、秘密、機密等級別實施界定，對檔案信息的使用人員實施網絡身份驗證，針對各種不同身份的檔案使用者給予相應的查詢權限，避免無關人員非法侵入系統進行信息訪問，保障信息安全性。

（五）注重人才培育，成立高素質隊伍

首先，應注重協調能力培養。檔案人員協調能力發揮和檔案資料齊全完整性密切相關。若要將不動產檔案管理工作落實到位，檔案人員應定期進行業務流程學習，提高自身的接洽、聯系能力，積極的和各部門人員交流溝通，以便于第一時間收集到完整的檔案信息資料；其次，注重寫作能力的培養。檔案編研材料的撰寫等工作為檔案管理人員的文字組織能力提出了高要求，因而應注重文字水平的提升，使不動產登記檔案得到最大化利用，提高不動產登記檔案管理工作質量；最后，經濟的發展，科技的進步不但為檔案管理模式、管理理論、管理方法等帶來改變，同時又為不動產登記檔案管理工作者能力提出更高要求。因信息化背景下檔案管理中的輔助立卷、自動等級、信息檢索、著錄、資源傳遞與安全利用等均是在計算機上完成的，就要求不動產登記檔案管理人員除了對電子文件特征有足夠的認識與了解，掌握計算機操作相關知識，還懂得計算機系統網絡安全防護知識，保證檔案信息化管理的安全性、完整性，因而檔案管理人員應積極參加各種培訓，培訓內容牽涉計算機、信息工程、網絡安全技術等多項知識，使自身工作技能不斷提高。同時，領導需加強不動產登記檔案管理人員綜合素質的培養，促其認真負責的做好本職工作，成為業務能力強、熱愛檔案事業，思想政治覺悟高的管理人才，和信息化管理步伐相適應。

總之，不動產登記檔案具有權威性，可為不動產產權人利益糾紛案件的處理提供依據，所具備的證明力度與說服力是毋庸置疑的。因而加強不動產登記檔案管理是時代賦予的任務與使命，那么不動產登記檔案管理人員還應緊跟時代步伐，強化職責義務，多措并舉，嚴格按照要求與流程開展各環節管理工作，使不動產權市場穩步、健康發展，促社會穩定和諧。