關于信息化背景下文書檔案管理工作的探究

石彩霞

摘要：當前，社會經濟的快速發展，讓科學技術行業正以讓人應接不暇的速度往前進步，它正在慢慢滲透我們生活的每一個環節，同時推動了社會的發展與進步。這種社會環境下，每一行業都面臨著對傳統模式的推翻改革，文書檔案管理作為服務社會的一項工作，其模式創新也與群眾息息相關。怎么在信息化背景下，充分發揮科學技術的先進性、便捷性，打破傳統管理模式的局限性，實現文書檔案管理的高效性，已經成為十分迫切的現實性問題。

關鍵詞：信息化；技術；文書檔案管理

在社會發展中，檔案管理屬于服務性質的一項，這項工作的開展是為了確保高效的完成檔案資料的有關工作，同時通過這項工作也給群眾帶來更多的便捷性。在檔案管理中，文書檔案是十分關鍵的一個環節，在當前信息化大背景下，怎么通過先進的科學技術，實現管理工作的創新與改革，變得十分迫切。

一、文書檔案管理信息化的優勢

1.讓檔案查閱速度更快、效率更高

在文書檔案管理工作中，實施信息化建設，能夠達到文書檔案存儲情況實時展現的效果。結合實際情況來說，信息化建設的實施，能夠很大程度上加快文書檔案的查閱效率，針對那些只需要簡單查閱一些基礎資料信息的讓你來說，都不用專門去檔案部，借助網絡，就能實現對信息的獲取。同時，如果想查看閱讀某一個文件的時候，借助信息化技術，能夠通過網絡來完成，這省除了排隊的麻煩；如果是需要查閱某一件音像產品，借助信息化技術，就能夠在去找之前，先去查詢其狀態及擺放位置，這樣一來將極大提升效率。

2.確保了檔案管理的高效性

文書檔案具有極強的機密性，它切實記載了一個單位各個工作環節的開展情況、包括人員調動信息、財務信息等，所以加強對其管理十分重要。正是因為文書檔案性質的特殊性，其管理工作的精確性就有了更高的要求，如果采取傳統的管理模式，就會導致管理者工作量大、工作效率低下。而信息化建設，就能夠很大程度上填補這一缺陷，確保了文書檔案管理的高效性。

二、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

1.管理理念陳舊

在檔案管理工作中，文書檔案管理是十分關鍵的一個環節，所以從某種程度上來說，提升文書檔案管理的信息化建設，對于檔案管理也有著很大的促進作用。不過，就當前的情況來看，很多單位對于文書檔案管理并沒有給予充分的重視，對于現代化信息技術在管理工作中的運用更是沒有充分的支持，他們不了解信息化建設對于工作的促進意義，依然在沿用傳統的管理手段。領導缺少相關的意識，實施文書檔案管理人員則沒有幾乎接受相關的培訓，沒有相應的設施予以支持，更是無法實施有效的信息化管理。

2.管理工作信息化程度有限

就算是有些單位對于文書檔案的信息化管理有一定的認識，并給予了相應的重視，也及時更新了設施配備，不過也難以擺脫長時間的工作思維限制。針對這些先進的設備，檔案管理工作者卻因為缺少足夠的技術操作水平，沒辦法充分應用。如果是通過紙質來進行管理工作的話，任何一個環節都會耗費大量的時間與精力，這讓先進的科學技術毫無存在的價值。但是，如果將這些紙質變成電子數據，然后再加以管理，將是十分高效便捷的，不過這也對管理人員提出了更高的要求，一般的管理人員是很難完成的，需要具備較為全面的才能。所以，這就對單位提出了更高的要求，一定要在隊伍建設培養上給予充分重視，增強員工的技術操作能力，在信息化背景下，讓他們更好的勝任文書檔案管理工作。

3.保密性有待進一步加強

將紙質文件轉化為電子數據形式，也存在很大弊端。因為電子信息是很容易被更改的，同時其存在的形式也很容易變動，所以它們的保密性有待進一步加強。相較于一般的紙質信息，記錄在電腦上的信息，要更改起來可就容易多了，所以當人們去獲取它的時候，到底是不是真實的數據，就難以去判斷了。可以說，電子格式的文件進行保密，完全不外漏，是很難去實現的。同時，文書檔案不是屬于一個部分，通常是匯集了多個部門的信息，所以當對不同部門的信息加以匯總的時候，因為需要保密，所以信息的共享就無法實現了。

三、信息化背景下文書檔案管理創新的對策分析

1.樹立和貫徹信息化管理理念

任何活動的策劃和開展都離不開一定的思想和理念作指導。文書檔案管理的信息化進程同樣需要有現代化的管理理念作指導?，F代的文書檔案管理工作應該充分利用信息技術及電子網絡帶來的便利。同時要有計劃、有步驟的開展文書檔案信息化管理的工作，并在人力、資金、基礎設施等方面加大投入，切實將現代化的信息設備和技術應用于文書檔案管理的各個流程之中，通過檔案信息處理軟件，逐步實現數字化、信息化檔案管理模式。

2.搭建科學的文書檔案管理信息平臺

為了確保文書檔案管理工作的現代化進程，實現檔案管理的信息化，必須要有科學的文書檔案管理信息平臺為保障。在當前信息技術快速發展的背景下，傳統的紙質文檔和人力手工管理模式弊端日趨明顯，而利用信息數據庫的強大編輯功能，能夠實現文書檔案管理軟件的開發，很大程度上降低了管理工作者的工作量，提高檔案管理效率和管理水平，構建科學有效地信息化管理平臺，是促進檔案管理工作改革的重要舉措。

3.建設高素質的檔案管理隊伍

文書檔案管理水平是衡量某一單位檔案管理水平的重要標志之一，而文書檔案管理的水平有賴于檔案管理隊伍的整體素質。在當前的信息化背景下，對于管理工作者也提出了更高的要求，其工作的開展一定要遵循科學高效的原則，同時具備熟練的電腦操作技術，這樣才能滿足當今社會對文書檔案的管理需求。

四、結語

總而言之，隨著當前社會經濟的快速進步，對于檔案資料有了越來越普遍的需求，以往的文書檔案管理模式早已經不能滿足實際需求，這在很大程度上制約了社會的進步與前行。所以，將科學信息技術充分融入到文書檔案管理工作中，確保管理工作的高效性具有極大的現實意義。