大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

吳錫

摘要：互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給社會帶來了翻天覆地的變化，人們的生活將更加方便快捷。社會發(fā)展的各個領(lǐng)域都將以數(shù)據(jù)的形式存在，時代的變革意味著大數(shù)據(jù)時代的來臨。對于大學(xué)而言，檔案管理不僅是衡量一個大學(xué)整體發(fā)展水平的重要依據(jù)，而且要提供網(wǎng)上資料查閱、檔案接收、信息采集和共享服務(wù)，為學(xué)校決策部署提供信息參考。目前，由于數(shù)據(jù)信息量龐大、種類繁多，紙質(zhì)化的數(shù)據(jù)管理模式已經(jīng)不能為高校數(shù)據(jù)管理提供高效服務(wù)。因此，這對高校檔案管理來說既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。挑戰(zhàn)意味著要進(jìn)行模式變革，機(jī)遇就是優(yōu)化檔案管理，提供高質(zhì)量的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校檔案管理；模式變革；優(yōu)化

一、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革

在互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展的時代下，高校應(yīng)如何應(yīng)對大數(shù)據(jù)模式的檔案管理？有效途徑就是利用科技創(chuàng)新，采取行動實施改革方案，順應(yīng)時代潮流。

（一）轉(zhuǎn)變觀念

首先要對檔案儲存方式進(jìn)行替換。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不發(fā)達(dá)的時候高校檔案管理一般采取的紙質(zhì)化保存管理，這種模式費(fèi)時費(fèi)力并且需要大量人力勞動。現(xiàn)如今，利用計算機(jī)可將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理，方便查詢、存儲。有利于數(shù)據(jù)利用率的提高。其次是讓相關(guān)工作人員逐漸接受檔案管理的模式化、數(shù)據(jù)庫資料大型化、網(wǎng)絡(luò)查詢快捷化的管理制度。

（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

學(xué)校的各個職能部門都是檔案數(shù)據(jù)的來源。所以，針對不同工作類型的部門要有區(qū)分的建立數(shù)據(jù)管理制度。在為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃提供信息服務(wù)時各個領(lǐng)域要相互協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧。實現(xiàn)資源信息的有效配置、相互合作，保證時效性的前提下實現(xiàn)信息共享。

（三）制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

檔案管理是高校的核心競爭力，龐大的數(shù)據(jù)資料為學(xué)校的發(fā)展提供支持和幫助。因此，要認(rèn)識到制定檔案數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的重要性。利用學(xué)一流的科研水平、優(yōu)秀人才儲備、龐大的數(shù)據(jù)資源等得天獨(dú)厚的優(yōu)勢實施戰(zhàn)略布局。實現(xiàn)資源豐富、查詢快速，信息交流時效性、互動性強(qiáng)的數(shù)據(jù)管理戰(zhàn)略。

（四）檔案大數(shù)據(jù)采集和處理分析

第一在原有數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行整合。可以按照每個學(xué)院內(nèi)設(shè)置的部門進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建檔或者根據(jù)所有數(shù)據(jù)的來源進(jìn)行歸類后建立數(shù)據(jù)庫。之后將所得數(shù)據(jù)向上級部門提交。第二對檔案數(shù)據(jù)實施校對。刪除那些已經(jīng)超過保存年限的數(shù)據(jù)；將數(shù)據(jù)管理模式化，對其進(jìn)行規(guī)范化加工處理，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性、時效性。第三利用學(xué)校人才和科研成果開發(fā)安全性高的軟件，利用數(shù)據(jù)軟件進(jìn)行檔案管理。

（五）數(shù)據(jù)歸檔與保存，應(yīng)注重數(shù)據(jù)的分類和期限

利用計算機(jī)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。為了保證時效性要在檔案入庫時進(jìn)行統(tǒng)一的時間標(biāo)注并設(shè)置保存期限。為了使檔案數(shù)據(jù)查詢更便捷有效，應(yīng)當(dāng)根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。有利于檔案數(shù)據(jù)管理更加科學(xué)化。有利于提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化

（一）建立現(xiàn)代化的檔案管理理念

各種智能設(shè)備、自動化程序等現(xiàn)代化技術(shù)在各行各業(yè)的運(yùn)用已成為普遍現(xiàn)象，使自身發(fā)展大踏步向前。這種現(xiàn)象促使社會出現(xiàn)了現(xiàn)代化變革的潮流。檔案管理模式也要跟緊現(xiàn)代化的步伐，積極探索新的管理模式，轉(zhuǎn)變觀念，為高校發(fā)展添磚加瓦。首先要對這種新的理念做好宣傳推廣，科技化、數(shù)據(jù)化的發(fā)展對檔案管理帶來了那些影響？又產(chǎn)生了什么樣的變革？其次是由原來單純的檔案存儲成為現(xiàn)在的為學(xué)校自身發(fā)展提供所需要的服務(wù)。再者有以前的檔案歸檔和查詢轉(zhuǎn)變?yōu)闉楦鱾€部門和每個學(xué)生的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考。

（二）推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

在信息化的潮流下，信息化已成為各行各業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化改革的主要目標(biāo)。為了不斷提高學(xué)校的檔案管理水平。首先不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。科學(xué)技術(shù)的日新月異使得一些基礎(chǔ)設(shè)施的淘汰時間加快。因此，高校建立相關(guān)的資金部門加大對基礎(chǔ)設(shè)施得系統(tǒng)更新、軟件升級的投入力度。其次加快高校檔案數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)來源于學(xué)校的各個職能部門，所以一定要重視這些數(shù)據(jù)的數(shù)字化、檔案管理自動化建設(shè)。必要時聘請專業(yè)人士進(jìn)行維護(hù)以及采用資金投入的發(fā)法，逐步提高建設(shè)水平。再者要加強(qiáng)對軟件和硬件的開發(fā)利用率。檔案管理對軟硬件設(shè)備的依賴性很大，例如使用光盤，微縮，掃描、在線觀看等手段來不斷提高對學(xué)校發(fā)展的服務(wù)水平，加強(qiáng)信息二次利用的準(zhǔn)確性。

（三）推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

實施現(xiàn)代化的檔案管理必須做到標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。標(biāo)準(zhǔn)化管理就是要有計劃、有目的、有針對性的對檔案管理工作制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這樣一來可以有效防止管理工作出現(xiàn)無序混亂、減少信息建檔錯誤、提高工作效率。利用計算機(jī)系統(tǒng)將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，利用在線閱讀、微縮技術(shù)、掃描成光盤存儲成電子化形式。還要對工作人員普及相關(guān)知識，做好培訓(xùn)工作。使檔案信息在建檔時就實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（四）建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

信息安全是檔案管理的重要工作。以往針對紙質(zhì)的檔案安全管理要采取防蟲、防潮、防盜、防火等保護(hù)措施。但在科學(xué)技術(shù)為主導(dǎo)，信息數(shù)據(jù)電子化的新時代下，高校檔案都是以電子化的形式存儲于計算機(jī)系統(tǒng)中。因此，對于檔案管理安全有了新的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案所采取的措施下，要不斷提高網(wǎng)絡(luò)安全意識。所以，必須加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)。第一聘請專業(yè)人士利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)排查安全隱患，建立完善的補(bǔ)救措施。第二定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、升級。第三購買正版授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控。第四制定相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)，提高法律意識。

（五）加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)

當(dāng)代的管理模式對計算機(jī)技術(shù)的依賴性很大。因而，面臨的主要問題是對于現(xiàn)代化的管理模式卻沒有足夠能力勝任的工作人員現(xiàn)代化的管理給檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)提出了新的要求。傳統(tǒng)的管理方法無法適用于新的工作環(huán)境，需要學(xué)習(xí)新的知識?，F(xiàn)代化的檔案管理需要專業(yè)人士。因此，為了實現(xiàn)高校檔案管理建設(shè)的順利完成。要適當(dāng)招聘具備信息技術(shù)應(yīng)用處理能力和計專業(yè)的技術(shù)人員。同時，要加強(qiáng)對原有人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要以檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。實施繼續(xù)教育，不斷提高科技理論水平和技術(shù)水平。努力培養(yǎng)一才多用型人員，細(xì)化管理分工，提高工作效率，加強(qiáng)應(yīng)對突發(fā)事件的處理能力。