規(guī)范職院財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平

張婷

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在職業(yè)院校的財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用，職業(yè)院校利用計(jì)算機(jī)軟件和相關(guān)設(shè)施來(lái)提升財(cái)務(wù)管理水平，但職業(yè)院校對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度不高，在財(cái)務(wù)檔案管理上存在問(wèn)題。鑒于此，本文對(duì)職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，通過(guò)分析財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了規(guī)范職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平的具體措施。此次研究的主要目的是為了更好地規(guī)范職院財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案 財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì) 檔案管理

一、前言

職業(yè)院校的財(cái)務(wù)管理檔案是指職業(yè)院校財(cái)務(wù)管理室在執(zhí)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和財(cái)務(wù)調(diào)查任務(wù)時(shí)，收集、制作的各種文字、圖表等相關(guān)材料，主要包括：財(cái)務(wù)項(xiàng)目檔案、其他財(cái)務(wù)資料檔案、備查資料檔案等。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)上看，職業(yè)院校的財(cái)務(wù)管理檔案的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，由單一型的財(cái)務(wù)收支狀況轉(zhuǎn)變?yōu)樾б尕?cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)等多種財(cái)務(wù)，并延續(xù)了財(cái)務(wù)工作。

二、職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全，管理方式守舊

在財(cái)務(wù)檔案的歸檔過(guò)程中，沒(méi)有專業(yè)的審計(jì)人員在審核財(cái)務(wù)之后轉(zhuǎn)交給檔案人員。由于檔案管理人員沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)會(huì)計(jì)知識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)掌握不全面，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理檔案中存在的問(wèn)題，無(wú)法保證財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。并且，在職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中存在紙質(zhì)檔案[1]。一些職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案都是紙質(zhì)資料，用書寫的方式記錄財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，長(zhǎng)時(shí)間下，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的字跡容易模糊，使財(cái)務(wù)檔案在查詢過(guò)程中容易出現(xiàn)差錯(cuò)，加大了財(cái)務(wù)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)落后，鑒定銷毀難度較高

在職業(yè)院校的財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中，一些職業(yè)院校存在財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)落后的狀況。大多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理的方式都是紙質(zhì)檔案管理，沒(méi)有充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)[2]。但大部分會(huì)計(jì)的電算化管理已較為成熟，在截取財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)時(shí)，由于財(cái)務(wù)管理的紙質(zhì)檔案不夠全面，不利于財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平的提高。財(cái)務(wù)檔案的鑒定銷毀難度較高，是財(cái)務(wù)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，但在具體工作中存在沒(méi)有工作人員的現(xiàn)象，導(dǎo)致大量財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行銷毀，加大了財(cái)務(wù)管理工作的工作量，使財(cái)務(wù)檔案鑒定銷毀工作不能順利實(shí)施，影響財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平的提高

（三）財(cái)務(wù)檔案管理人員較少、素質(zhì)較低

職業(yè)院校財(cái)務(wù)管理方面存在缺少專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員的現(xiàn)象，許多重要的財(cái)務(wù)資料都是由個(gè)人保管，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理。長(zhǎng)此以往，許多重要的財(cái)務(wù)檔案資料就會(huì)丟失。職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)較低[3]。在一些職業(yè)院校財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，一部分財(cái)務(wù)管理工作人員沒(méi)有接收系統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理的培訓(xùn)，缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能牢牢掌握財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)則和管理范圍，使這些財(cái)務(wù)檔案管理人員在工作過(guò)程中容易出現(xiàn)裝訂不規(guī)范的現(xiàn)象。

三、規(guī)范職院財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平

（一）健全職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理制度、重視會(huì)計(jì)電子檔案的管理

職業(yè)學(xué)校要規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)該健全職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理制度。健全職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理制度首先應(yīng)該健全財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，應(yīng)該標(biāo)明歸檔范圍、保管具體的時(shí)間期限、整理檔案的方法和歸檔的具體要求；其次，職業(yè)院校應(yīng)該建立財(cái)務(wù)檔案的安保制度，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段保證財(cái)務(wù)檔案的安全，保證財(cái)務(wù)檔案不丟失[4]。職業(yè)院校也應(yīng)該定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)做得好的財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)做得不好的工作人員合理性批評(píng)。職業(yè)院校也應(yīng)該注重會(huì)計(jì)電子檔案的管理，會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，對(duì)財(cái)務(wù)管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，這些數(shù)據(jù)的備份，有利于財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行。在備份過(guò)程中應(yīng)該將備份時(shí)間、備份人員及時(shí)進(jìn)行記錄，分別存放在不同位置，避免因?yàn)橐馔馐录斐韶?cái)務(wù)檔案的丟失。

（二）改進(jìn)財(cái)務(wù)管理方法、執(zhí)行檔案銷毀制度

職業(yè)院校提高經(jīng)濟(jì)管理水平，應(yīng)該改進(jìn)職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理的方法。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和辦公室自動(dòng)化也逐漸被應(yīng)用在職業(yè)院校的財(cái)務(wù)管理工作中。職業(yè)院校應(yīng)該積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)在檔案管理方面高效進(jìn)行搜集、整理、信息等優(yōu)勢(shì)作用。目前許多職業(yè)院校在財(cái)務(wù)檔案管理方面采用的是兩種管理方法：一種是電子管理，另一種是紙質(zhì)管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷成熟，電子管理檔案文件數(shù)目不斷增加，電子管理的方式有可能取代紙質(zhì)管理。職業(yè)院校也應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行檔案銷毀制度[5]。財(cái)務(wù)檔案管理工作中，工作人員除了保留中必要的原始數(shù)據(jù)和未完成的財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)保存的檔案資料進(jìn)行單獨(dú)裝訂，需要銷毀的檔案應(yīng)及時(shí)上報(bào)管理領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字后及時(shí)對(duì)其他財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行銷毀，在銷毀過(guò)程中，財(cái)務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)該按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行銷毀。

（三）提高職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作技能和素質(zhì)

職業(yè)院校規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作，應(yīng)該提高職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作技能和素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，做好財(cái)務(wù)檔案管理工作首先應(yīng)該提高財(cái)務(wù)專業(yè)技能，要求財(cái)務(wù)檔案管理工作人員對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)有一定的了解，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員，職業(yè)學(xué)校應(yīng)該展開(kāi)專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)活動(dòng)，使財(cái)務(wù)檔案管理工作人員及時(shí)了解財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)和技能，財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)該學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，符合財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的需要。財(cái)務(wù)檔案管理人員一方面要參加職業(yè)院校的培訓(xùn)課程，也可以自主學(xué)習(xí)相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

在此次研究中，主要分析了職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題，主要包括財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全、管理方式守舊，財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)落后、鑒定銷毀難度較高，財(cái)務(wù)檔案管理人員較少、素質(zhì)較低，提出了健全職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理制度、重視會(huì)計(jì)電子檔案的管理，改進(jìn)財(cái)務(wù)管理方法、執(zhí)行檔案銷毀制度，提高職業(yè)院校財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作技能和素質(zhì)等具體規(guī)范職院財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平的方法，這對(duì)職院提高財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)管理水平有重要的指引作用，望此次研究對(duì)職院財(cái)務(wù)檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

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