示范性高職院校建設檔案的管理

薛萍

【摘 要】檔案的收集、整理、分類在示范建設過程中具有及其重要的作用，其管理工作是示范建設的重要內(nèi)容。本文分析了示范性高職院校建設檔案的內(nèi)涵、重要性和示范建設在檔案管理中容易存在的問題，對示范性高職院校檔案管理進行了思考，并提出了對示范性高職院校建設中檔案管理工作行之有效的建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校；示范建設；檔案管理

示范性高職院校建設至今已經(jīng)走過近10年的歷程，為又好又快建設高職院校、為地方服務經(jīng)濟搭建了一個較好的平臺，本文結(jié)合江蘇省示范性高職院校建設中要解決的主要問題，從檔案管理的角度對高職院校建設進行了思考，并提出一些行之有效建議。目前，江蘇省級示范院校最后一批正處于中期建設的關(guān)鍵時期。

示范性高等職業(yè)院校建設是一項大型的系統(tǒng)工程。各高職院校在示范院校的申報過程中和隨著示范建設項目的開展，都會形成一系列支撐示范建設院校的、大量紙質(zhì)和電子版檔案材料。各類檔案材料在很大程度上反應出了一個學院的人才培養(yǎng)水平、教學管理水平、社會服務能力等情況。因此，做好檔案管理工作對學院的示范建設和學院的未來及其重要。

一、示范建設檔案管理的內(nèi)涵

從示范院校申報、建設及驗收的各個環(huán)節(jié)來看，高職院校示范建設檔案主要包括三個部分的資料：

（1）申報起始材料。以江蘇為例，從各高職院校推薦，到江蘇省教育廳、財政廳申批這個過程中形成的材料屬于申報材料。包括《江蘇省示范性高等職業(yè)院校建設方案》、《江蘇省示范性高等職業(yè)院校建設項目任務書》及其他相關(guān)材料。

（2）建設過程材料。依據(jù)相關(guān)文件精神、建設方案和任務書，在建設過程中關(guān)于管理、教學和服務等各方面形成的經(jīng)驗與成果。例如在人才培養(yǎng)模式與課程體系改革、師資隊伍建設、實訓條件建設等方面建設過程中形成的紙質(zhì)、電子、實物等不同形式的資料，同時也包括社會服務能力和專業(yè)群及特色項目建設過程中產(chǎn)生的，所有這些資料構(gòu)成了最終驗收的基礎，是高職院校示范建設的核心成果。

（3）驗收收尾材料。示范建設項目驗收時要出具《項目總結(jié)報告》、《項目建設情況進展表》及其他相關(guān)材料。

示范建設檔案材料不是原始資料的堆砌，不是原始檔案的備份，是在示范建設過程中產(chǎn)生的所有與建設相關(guān)的材料的收集、整理、完善，最終是能夠加以利用的資料的集合。

二、示范建設檔案管理的作用

示范建設檔案能夠直接證明示范建設過程，示范建設檔案的質(zhì)量可直接證明示范建設的質(zhì)量，示范建設檔案也體現(xiàn)了示范學校的管理水平。示范建設檔案管理的作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）建設過程的證明

在示范建設過程中，會形成一系列關(guān)于學院各個方面的紙質(zhì)、電子、實物等不同形式的資料，包括在人才培養(yǎng)模式與課程體系改革、師資隊伍建設、實訓條件建設等方面。而這些檔案材料在示范性高職院校建設驗收考核中，都是最直接、最有力的證據(jù)。齊全、完整的檔案材料能很好的反應出示范建設的整個建設過程、并且可以集中地反映了學校工作的發(fā)展狀況，是專家驗收時正確評價學校示范建設成果和人才培養(yǎng)工作水平的重要依據(jù)。也是對學院發(fā)展的一次梳理、提煉和總結(jié)。因此，示范建設過程的檔案材料是示范建設驗收環(huán)節(jié)的直接證明。

（二）管理水平的體現(xiàn)

一個學校檔案材料的收集管理程度直接體現(xiàn)了這個學校建設發(fā)展的管理水平。示范性高職院校建設的重要目標是提高管理規(guī)范化、信息化水平，齊全、完整的示范建設檔案材料直接體現(xiàn)了示范建設學校的高質(zhì)量、高水平的管理。

三、示范建設檔案管理存在的問題

在高職院校示范建設過程中所形成的檔案材料，不僅反映出了這個學院的示范建設成果，也可為其他高職院校的發(fā)展提供了重要的參考，因此，示范建設學院不僅要重視項目的過程建設，更應該高度重視檔案管理。

（一）忽視建設過程中的原始資料積累

在高職院校示范建設中形成的建設成果，對其他非示范院校來說，具有示范引領(lǐng)的作用，所以在示范建設過程中不僅要重視建設，更應該高度重視檔案管理、重視檔案資料的積累。但在實際建設過程中，部分高職院校對于項目建設開展的如火如荼，但對原始資料不夠重視，導致原始資料的積累不完整。但為了應付驗收，各項目組必須補全所缺的原始檔案材料，有的材料時間過了無法補充。勢必會對示范建設及學院發(fā)展造成一定的損失。

（二）檔案建設資料不完整、管理不規(guī)范

高職院校示范建設周期一般都在三年以上，建設涉及學院的各個領(lǐng)域，是一項浩大的工程。由于建設經(jīng)驗的不足，在建設初期沒有制定完善的檔案管理方面的規(guī)章制度，使得檔案建設資料不完整、管理不規(guī)范。不規(guī)范的檔案材料直接影響檔案資源的利用率。由于各系部兼職檔案員對檔案管理的業(yè)務不熟悉，在示范性高職院校建設的檔案收集、歸檔、管理中不規(guī)范的問題較普遍。

（三）檔案管理信息化建設落后

作為省級示范性高職院校，檔案建設工作還僅僅停留在紙質(zhì)材料上，還沒有真正實施檔案信息化、網(wǎng)絡化管理，應有的設備沒有很好的配備到位，檔案管理技術(shù)沒有得到很好的提高，致使相關(guān)人員沒法對所需檔案資料進行計算機檢索、查閱檔案資料、網(wǎng)絡傳輸信息等，嚴重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新、工作效率的提高和阻礙檔案工作信息化的進程。

四、加強示范建設檔案管理工作的建議

（一）重視建設過程中的原始資料積累

高職院校示范建設過程中，往往只重視項目的過程建設，而忽視視建設過程中的原始資料積累。這就要求示范建設管理部門在學院原有檔案管理的基礎上，制定面向示范建設檔案收集的相關(guān)制度文件等，以確保在示范建設過程中能及時、有效的收集所需資料。我院示范建設辦公室要求各項目每月對自己的建設情況自查，并要求把這個月所有能證明建設的情況、建設的過程材料、形成的成果等移交示范辦。由示范辦進行審核和保管。這樣能有效的防止資料的不完善和丟失。endprint

（二）加強檔案建設資料的完整性和管理的規(guī)范性

示范性建設檔案是學校檔案最重要的組成部分，加強檔案建設材料的完整性和管理的規(guī)范性，首先，在示范建設初期就要制定一系列示范建設方面的檔案管理的規(guī)章制度，其次，檔案部門要加強系部兼職檔案員培訓，使他們提高素質(zhì)和熟悉掌握檔案管理的專業(yè)知識，這樣可以減少檔案管理不規(guī)范的問題。第三，檔案部門要在建設過程及建設后及時完成相關(guān)檔案管理工作。

（三）提高檔案信息化水平

檔案信息化是指檔案資料的網(wǎng)絡化、數(shù)字化、規(guī)范化的總稱，包括網(wǎng)絡技術(shù)、電子信息、檔案管理等專業(yè)綜合技術(shù)。為更好的開展示范性高職院校建設工作，各示范建設高職院校均建立了示范建設專題網(wǎng)站。如我院專題網(wǎng)站設有建設成果、建設動態(tài)、建設制度、示范風采、通知公告、工作簡報、政策指導、他山之石等欄目，及時宣傳報道項目建設總體情況，并建設有重點建設專業(yè)子網(wǎng)站和特色項目子網(wǎng)頁，在示范建設過程中直接展示重點項目建設進展程度、特色項目建設情況、辦學水平、管理水平與社會服務等成果。因此，在示范建設檔案管理的收集、整理過程中，應及時將電子版材料的收集、錄入并與紙質(zhì)材料同步進行，高職院校示范建設過程中要充分利用校內(nèi)網(wǎng)這個平臺，加快引進先進的管理軟件、科學使用檔案管理系統(tǒng)軟件，最大程度的實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等基礎工作的信息化管理，實現(xiàn)檔案從實物管理逐步向信息管理的轉(zhuǎn)變。

示范建設檔案是示范性高職院校建設各種過程資料的集合，其管理工作是示范性高職院校建設的重要組成部分。檔案管理要以示范性高職院校建設項目驗收為契機，加強管理，提高檔案管理水平和信息化水平，才能更好地發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。促進學院在發(fā)展理念、體制改革、模式創(chuàng)新、培養(yǎng)質(zhì)量、社會服務等方面辦出特色、提升水平，對優(yōu)化縣辦高職院校發(fā)展環(huán)境、調(diào)整區(qū)域職業(yè)教育總體布局和引領(lǐng)職業(yè)教育地方化發(fā)展都具有極其重要的戰(zhàn)略意義。

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