民營檔案寄存中心發展芻議

鄭直

隨著經濟社會不斷發展，各類組織和團體的變遷速度不斷提升，檔案在事業發展過程中承接了必不可少的參考作用和憑證作用，為記錄歷史發展變化和提供有效證明為組織做出了積極貢獻。在檔案事業高速發展的過程中，形式、內容和技術都發生了較大變化，倒逼組織也要進一步革新，民營檔案寄存中心也就應運而生了。

一、檔案事業公共參與的背景

十八大以來的一系列簡政放權政策導向都鼓勵著民營經濟參與到更多的國民經濟組成部分中去，“大眾創業萬眾創新”更加成了中國新常態下經濟發展“雙引擎”之一。以上政策導向指出了三個關鍵點，一是政府將減少對民營經濟的管制，更多地從限制性轉為規范性管理，這種破除限制壁壘不僅局限于參與力度，更多的是參與方式和參與范圍，降低民營經濟進入公共事業領域的門檻，是其中的重要環節，基于該政策紅利，民營經濟的源頭活水將更加生動有力；二是簡政放權目的其實是把部分權力交還給市場，讓專業的人做專業的事情，按供需平衡體現勞動價值，減少行政干預過程，在不涉及民生安全及穩定的重大領域，民營經濟自主權將不斷提升，物權財權的掣肘進一步削弱，同時可讓更多民營經濟因勢利導，因地制宜的發展投入，從而整體激活社會經濟發展；三是政府向社會購買服務預示著商業邏輯在政府和業務，新興商業體之間的重新構建，政府作為甲方按市場要服務，最先試水的必然是和公共服務相關業務，民營企業參與到公共服務中來，必然是政府倡導和需要的，為長期發展奠定了基礎。綜上所述，民營檔案寄存中心是率先嘗試進入原國家專有領域的民營經濟體，提供方便企業等各類組織的檔案公共服務，符合政府與社會的共同需求。

二、民營檔案寄存中心發展的現實基礎

民營檔案寄存中心除了上述的政策背景以外，更重要是的現實需求已不容忽視，目前社會組織檔案管理較為薄弱的現狀和高速增長的檔案需求之間的差距，僅依靠政府的力量無法解決，主要體現在以下方面：

1.檔案數量的高速增長的現實形勢

檔案伴隨著社會需求和技術的不斷發展，導致數量劇增，檔案載體呈現多樣性，檔案內容分散交叉。音視頻影像資料的快速發展，以及電子文件的激增，為傳統檔案管理增加了難度。無論從有效積累和儲備國家信息資源，真實保存社會記憶，還是從服務企業等其他組織和個人的需要，需要實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，需要在管理方式和管理形式上不斷擴充并滿足。

2.檔案管理不斷加強的社會要求

檔案承擔了組織的五類功能：歷史記錄功能、科學管理功能、生產建設功能、文化建設功能、科學研究功能。企業等各類組織在社會中執行功能的過程，離不開檔案保駕護航，隨著法治社會進程的不斷推進，對檔案的形式憑證和內容憑證的合法性和原始性都提出了更高要求，在提供信息、解決矛盾、化解危機和協調關系等方面起到了重要支撐作用。

3.社會檔案管理薄弱的現實情況

檔案工作因為不直接對組織產生經濟效益，致使在很多企業成立初期乃至后期，都長期得不到重視，部分企事業單位和機關也由于檔案利用效率不高，對檔案事業投入較小，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象時有發生，到需要的時候才發現積重難返。主要表現在檔案人員專業素質提升過緩，檔案基礎設施投入不足，檔案設施更新換代不及時等方面，客觀都造成了檔案基礎管理工作的薄弱，非一時之功可以改善。

4.技術發展倒逼改革的客觀需要

隨著檔案載體的不斷革新，檔案存儲及利用的方式更趨多元化。電腦技術和數字化技術的應用，使檔案利用的主體對快捷性和傳導性提出更高要求。國家檔案局從2010年提前謀劃，也提出了將檔案從不同載體最終歸元為統一的電子文件封裝形式的構想，檔案數字化和云端化的將推動傳統檔案管理方式變革，大幅減少在某個私有域中同質檔案的存儲空間，優化利用方式，從根本上改變檔案系統運行規則。而這種春江水暖也必將由民營經濟為代表的檔案管理單位先行捕獲，從私有云，企業私域等方面率先展開實踐。

三、民營檔案寄存中心發展的瓶頸問題

1.缺少檔案寄存相關的制度性文件引導發展

基礎不牢，地動山搖。檔案寄存的需求原來基本只在地方檔案管理部門下屬的檔案館消化解決，內部自運行系統對社會需求并沒有進行頂層設計，目前已不符合現實發展情勢。但對于民營經濟體來說，進入檔案寄存行業缺乏指導原則和實施意見，必將面臨市場做大后行政規范的又一次理牌，如果方向出現偏差，可能蒙受巨大損失，民營經濟體抵御該風險的能力相對較低，同時占據市場倒逼行政規劃可能性也相對較低，使其參與和研究動機不足，導致該業務領域無法出現規模性變革。

2.檔案寄存在體制內外游走存在限制性因素

檔案工作原來是機關及國有企事業的重要行政管理工作，改革開放后企業管理不斷深化后，逐漸從資料整理向檔案轉型，至此檔案行政管理才漸漸向社會覆蓋。但是體制內原有的檔案載體特性十分突出，如公文管理、機要管理、印鑒管理等，和原有檔案體系聯系十分緊密，如今檔案寄存開放，但相應業務規范并未調整，導致無法銜接，致使體制內外檔案收存范圍依然具有清晰界限，業務難以融合。

3.檔案寄存業務目前依然面臨有型行政壁壘

民營檔案寄存和檔案局寄存業務一定程度上應為社會檔案事業發展互為補充，但不可避免地在市場經濟格局下形成競爭關系，而檔案局寄存業務可以利用政策、法律法規等方面的信息不對稱，占據先天市場優勢，并為后續博弈建立壁壘。如檔案寄存條件中庫房面積、排架數、檔案館級別標準、檔案規范管理星級等方面建立強要求，提高入門競爭門檻，民營檔案寄存必須付出更多信息成本及經濟成本予以彌補，才能獲得公平競爭機會，成功幾率自然衰減。

四、民營檔案寄存中心發展的解決方案

1.誠意正心，明確自身戰略定位。

民營檔案寄存中心要克服民營經濟體固有的局限性，既然決定加入市場競爭，就不能三心二意。既要把握好和“國字號“檔案寄存業務相互之間的聯系，又要堅持企業利益和社會價值為導向，在關鍵時刻敢于比拼，形成交流合作與競爭并存的關系，共同推進檔案寄存市場進一步繁榮。從遠期看，只有基本流程被打破重構，才能對原有格局進行重新分配，效率和經濟性將成為分配主因。為服務經濟社會發展，民營檔案寄存與國字號檔案寄存業務互通互補，各司其職，各行其力，形成雙方共贏的健康商業生態，這是民營檔案寄存入行應有的基本戰略認識。endprint

2.群策群力，完善市場準入機制。

多方協作，因勢利導，運用人大、政協以及行業協會等信息渠道，呼吁政府及相關職能管理部門盡快形成行業準入指導意見，明確不同主體在業務運營時各自承擔的職責，同時要對檔案寄存需求進行客觀評價，制定行之有效，符合實際情況也兼顧發展的準入標準和評價機制，使市場管理有章可循，有法可依。這么做，既為民營檔案寄存降低政策風險，也為企業更高效配置自身資源提供了合理依據

3.揚長避短，細分目標客戶市場

民營檔案寄存很大的特點就是靈活，一是協調機制快速響應，總體效率勝于體制化的官僚機制，執行力得以充分發揮，應對響應客戶緊急需求具有優勢，二是服務個性化定制多樣，日益變化的市場需求，求新求變的社會實踐步伐，傳統檔案寄存很難跟上。但民營企業可以充分激發自身活力，定制個性化產品，避免同質比價競爭，創造更優利益增長點。三是轉換服務優質客戶思維。對民營檔案寄存來說，并不是獲利最多的就是最優客戶，而是在承擔責任所需的服務成本和創造利潤中的差值最優，才是企業經營的關鍵。部分優質客戶業務穩定，但為了保密級別，安全級別相關要求，要增加特殊安全服務成本，優先級不一定高于已成熟的低技術含量模式，需要綜合分析，統籌無形資產、社會價值等方面綜合進行考量。

4.勇猛精進，提高基礎管理水平

基礎管理方面的強弱與恰檔案工作水平的優劣息息相關，民營檔案寄存的基礎管理水平，一定是其立身根本，否則根本無法站在同一平臺和對手競爭。無論是硬件還是軟件，人員還是管理，都要充分利用自身經濟體特性，深耕細作，找出自身的檔案寄存方面的優劣勢。建議以“三高”促“三省”，即以高專業人員素質、高項目實施水平和高響應需求速度為核心能力，形成以專業化、精細化為特色的檔案管理方式，為檔案寄存方提供省錢、省事、省心的管理服務，逐步建立忠誠客戶群體。

5.創新驅動，進軍高端應用領域

運用“云大物移”等先進技術，讓“互聯網+”在檔案寄存領域率先試水，結合檔案管理的核心要素，做到“四優化”，即優化檔案寄存的流程、優化數字化檔案的數據結構、優化檔案系統的人機界面、優化檔案管理的基本架構。這四個步驟循序漸進，逐步豐富檔案寄存管理的理論體系和實踐經驗。只有通過跨專業的技術融合才能推動跨行業的業務融合，在檔案管理信息系統、智能化檔案寄存通道、大數據復雜檔案編研等方面不斷創新，在形成科技和管理創新成果的同時，為同時企業提速增效，提質創收，從而增強長期競爭能力。endprint