如何做一名合格的施工企業(yè)辦公室人員

盧晗

摘 要：近年來，隨著建筑市場(chǎng)的快速發(fā)展，施工企業(yè)的競爭日趨激烈，拼實(shí)力，比技術(shù)，看信譽(yù)，聽口碑，賽服務(wù)，面對(duì)如此形勢(shì)，施工企業(yè)的辦公室工作將面臨新挑戰(zhàn)，如何發(fā)揮好辦公室的窗口的作用，是每名辦公室工作人員必須認(rèn)真思考的問題。在此本人結(jié)合工作經(jīng)歷談點(diǎn)膚淺認(rèn)識(shí)，不妥之處敬請(qǐng)指正。

關(guān)鍵詞：定位；角色；素質(zhì)；服務(wù)能力

人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，要充分發(fā)揮企業(yè)一個(gè)部門的作用，其部門人員自然是關(guān)鍵。對(duì)于一個(gè)基層的施工企業(yè)而言，辦公室工作人員必須明確定位，認(rèn)知自己的角色，要轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，同時(shí)提升素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)能力，最終落實(shí)到行動(dòng)：全心全意做好服務(wù)。

明確定位，認(rèn)知角色

辦公室是公司綜合性的管理部門，是信息窗口，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確及時(shí)地上情下達(dá)、下情上報(bào)；是交流的窗口，負(fù)責(zé)內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)、接待等工作；是管理的窗口，組織編審和貫徹落實(shí)公司各項(xiàng)管理制度，承辦、協(xié)辦或督辦經(jīng)理層交給的任務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策管理，推動(dòng)公司工作全局，實(shí)現(xiàn)既定經(jīng)濟(jì)目標(biāo)。辦公室工作人員就是守在這些窗口的“服務(wù)員”，服務(wù)對(duì)象多，有公司領(lǐng)導(dǎo)、有項(xiàng)目客戶、有職工群眾、有外來造訪者等等。

轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

辦公室工作涉及面廣、事務(wù)繁雜、工作瑣碎，還常有加班耽誤休息。為此，要發(fā)揮好辦公室的窗口作用，部門每名成員必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮能動(dòng)作用，具備奉獻(xiàn)精神。雖然辦公室人員為許多工作付出了很多勞動(dòng)，卻又不為外人所知。

比如：一次大型會(huì)議的前期籌備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后整理資料、及時(shí)準(zhǔn)確傳遞會(huì)議精神；一項(xiàng)緊急事務(wù)的快速應(yīng)對(duì)處理；一份文稿的反復(fù)斟酌修改校對(duì)或一大摞資料用印前的細(xì)致復(fù)核；一次商務(wù)接待的策劃安排，迎送之間的細(xì)節(jié)服務(wù)……等等，這些看似簡單的事，如果工作不到位、不盡心，將會(huì)出現(xiàn)各種差錯(cuò)，如：辦會(huì)中文字資料有錯(cuò)漏、設(shè)備出故障、信息傳遞失真、誤導(dǎo)工作；重要緊急事務(wù)處理不當(dāng)，會(huì)引發(fā)事端、激化矛盾；接待中服務(wù)脫節(jié)斷鏈、怠慢客人，會(huì)損害企業(yè)形象，減少企業(yè)客戶；用印不當(dāng)會(huì)損害企業(yè)利益……，但如果把它們做得順利無差錯(cuò)，達(dá)到與之相關(guān)的工作目標(biāo)，取得良好的效果，辦公室人員定會(huì)有成就感。

提升素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)能力

辦公室的窗口作用發(fā)揮得好與壞，與辦公室人員的素質(zhì)、能力直接相關(guān)。在辦公室這個(gè)“窗口”工作的人員，一要注重自身素養(yǎng)，有良好的職業(yè)道德。加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，時(shí)刻注意自己的言談舉止，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度要和務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。辦公室因業(yè)務(wù)分工，在一定范圍內(nèi)具有一些職權(quán)，辦公室人員必須堅(jiān)持原則、實(shí)事求是、心存敬畏、廉潔自律，做到管好手；辦公室掌握各種信息快，信息較集中，對(duì)不能公開或沒經(jīng)審批待發(fā)布的信息要嚴(yán)格保密，做到管好嘴；隨時(shí)保持工作熱情，辦事雷厲風(fēng)行，不拖拉疲沓，事前有計(jì)劃，事后有回復(fù)，做到盡好責(zé)。二要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力。由于施工企業(yè)條件比較艱苦，引進(jìn)辦公室系統(tǒng)專業(yè)人員較難，大多數(shù)辦公室人員都是“半路出家”，學(xué)習(xí)掌握本行業(yè)和本專業(yè)方面的業(yè)務(wù)知識(shí)顯得非常必要和重要。比如：文秘人員必須打好理論基礎(chǔ)，練好文字功底，掌握公文種類、格式、行文規(guī)則，熟知公文流轉(zhuǎn)程序等，同時(shí)廣涉政治、經(jīng)濟(jì)、文化、法律、建筑業(yè)等知識(shí)；會(huì)議管理員必須學(xué)會(huì)會(huì)場(chǎng)布置、熟練操作會(huì)場(chǎng)各種傳輸電子設(shè)備等；接待人員必須全面學(xué)習(xí)和靈活運(yùn)用現(xiàn)代商務(wù)禮儀，同時(shí)學(xué)習(xí)牢記上級(jí)關(guān)于接待標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定；法律干事要全面學(xué)習(xí)和掌握國家法律、法規(guī)，多進(jìn)行政策研讀，能作案例分析和起草法律文書……不論在辦公室哪一個(gè)崗位，辦公室人員不僅要立足崗位加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)以致用，還要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新思維，接受新觀念，學(xué)習(xí)新方法，提升服務(wù)能力，改善服務(wù)質(zhì)量。

全心全意，做好服務(wù)

要發(fā)揮好辦公室的“信息窗口”、“交流窗口”、“管理窗口”作用，辦公室人員必須立足“窗口”全心全意服好務(wù)。一是做好辦公室日常基礎(chǔ)工作，規(guī)范辦文，認(rèn)真辦會(huì)，用心辦事，準(zhǔn)確傳遞信息，加強(qiáng)內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)和交流，把好印章證照使用關(guān)口，做好法律風(fēng)險(xiǎn)防范等，確保企業(yè)機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。時(shí)刻關(guān)注基層動(dòng)態(tài)，廣泛收集各方信息，全面掌握公司的整體情況，認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)歸納，為領(lǐng)導(dǎo)決策管理提供真實(shí)有用的信息。把握公司各個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)，切實(shí)為企業(yè)中心工作服務(wù)。二是為生產(chǎn)項(xiàng)目服好務(wù)，施工企業(yè)要做大做強(qiáng)做優(yōu)，項(xiàng)目是支撐，配合項(xiàng)目抓好生產(chǎn)建設(shè)，才能創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益，在企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理的同時(shí)，辦公室人員對(duì)項(xiàng)目的服務(wù)必須跟上，不能出現(xiàn)因辦公室服務(wù)不到位而使項(xiàng)目的工作難做、事難辦。特別是市外項(xiàng)目，前往公司本部辦事，路途遙遠(yuǎn)，來去匆忙，可能他們到達(dá)公司時(shí)已臨近下班，有時(shí)應(yīng)急還可能在下班或周末到公司辦事，辦公室人員要多體諒，應(yīng)及時(shí)予以辦理，需要其他部門聯(lián)辦的要及時(shí)銜接，對(duì)資料準(zhǔn)備不充分的，要協(xié)助其完善。在不違背原則、不損害公司利益的前提下盡可能為項(xiàng)目辦事提供暢通渠道。

結(jié)語

總之，辦公室人員要干一行、愛一行、專一行，盡心盡力地做好部門每一項(xiàng)工作，確保辦公室的窗口作用充分發(fā)揮。在職場(chǎng)大世界里企業(yè)辦公室只是個(gè)小小的窗口，但又是個(gè)大大的舞臺(tái)，表演的“節(jié)目”一般不經(jīng)“彩排”就“直播”，所以每一名辦公室人員必須演好自己的“角色”。

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