淺談行政事業單位貨幣資金定期對賬制度的建立

陳學磊

摘要：本文以行政事業單位的貨幣資金對賬為切入點，以防范和及時發現財務人員舞弊為防控對象，通過分析定期對賬的優點，提出建立貨幣資金定期對賬制度的有效方法。

關鍵詞：定期對賬制度；優點；方法

行政事業單位作為行使國家行政職權、從事社會服務的重要貨幣資金控制和使用者，管理者往往重視行政職權的行使或行業業務的管理，而對會計業務的管理過于粗放，長期以來形成信任代替監督、習慣代替制度的財務管理意識。會計機構常常因內部控制不嚴、監督不到位、對賬不及時造成財務人員通過簽發空白支票、“大頭小尾”支票，偷盜票據、印鑒，篡改賬簿等方式套取、挪用、貪污公款且長時間不被發現，給單位和國家造成不可彌補的損失，尤其是隨著便捷的電子支付方式的普及，貨幣資金控制風險大大提高，因此建立有效的可執行的貨幣資金定期制度就顯的尤其重要。

一、貨幣資金定期對賬制度的概念

筆者認為，所謂貨幣資金定期對賬制度，是指會計機構在每月月初的一定時期內組織相關人員對上月特定時點（基準時點，一般以每月最后一日為基準時點）的貨幣資金進行賬賬相對、對庫存現金進行盤點、對銀行存款進行賬實核對的制度，是貨幣資金對賬的業務操作規范，更是防范或及時發現財務人員舞弊的內部控制手段。

二、貨幣資金定期對賬的優點

對賬是為了保證賬簿記錄正確可靠，對賬簿中的有關數據進行檢查和核對的工作，貨幣資金定期對賬則是對對賬會計業務的具體細分，經過筆者分析，細分的定期對賬制度具有獨特的優點，可以有效防范或及時發現財務人員舞弊。貨幣資金定期對賬的優點體現在制度明確了對賬方式，杜絕了“口頭報數對賬”，把對賬工作落到實處；設置了對賬載體，實現事中全程監控，事后有據可查；設定了對賬工作流程，規范了對賬業務操作，確保了對賬工作有章可循；規定了對賬基準時點和對賬完成時限，把舞弊發生時間縮短在一個月之內，降低了財務人員長時間舞弊的可能性；細化了對賬、監督工作人員職責，明確責任分工，捆綁相關人員責任，增強相互牽制的力度。

三、貨幣資金定期對賬制度的建立基本要點

經過筆者研究，行政事業單位如要建立有效的可執行的貨幣資金定期對賬制度，制度的設計就需要具備四個基本要點，一是定期對賬須以紙質文檔為載體，即對賬行為需具有適合的規范化的且可流轉的，體現對賬、監督過程的會計文檔；二是定期對賬行為應具有規范性，即定期對賬的操作程序、對賬內容與范圍、對賬基準時點、對賬時限要求、參與對賬相關人員崗位職責分工等需要統一設計、統一要求；三是定期對賬過程須有監督，即監督人員對出納、會計人員的對賬過程和填報的對賬文檔、對賬結果進行全方位監督；四是定期對賬須有會計機構負責人或會計主管參與，以增大行政領導威懾力，提高制度執行力，使會計機構負責人或會計主管、出納、會計、監督監盤人員相互牽制的力度增強、責任捆綁的緊密程度提高。

四、貨幣資金定期對賬制度的建立的基本步驟

行政事業單位在充分考慮上述基本要點的基礎上，建立適合本單位的定期貨幣資金定期對賬制度應分兩個步驟完成，具體步驟如下：

第一步是制定適合本單位定期對賬的載體。相關載體以規范的格式，流轉于不相容崗位人員之間，達到相互牽制、相互監督的目的。一般而言，貨幣資金定期對賬應依托《銀行存款對賬表》、《銀行存款余額調節表》、《庫存現金盤點表》以及開戶銀行出具的銀行存款對賬單四個載體，不同崗位人員填制各自的賬簿數、實物情況，檢驗是否賬賬、賬實相符。一是《銀行存款對賬表》的設置，該表應按照單位開設的銀行賬戶進行明細設置，其中財政專戶還應按照國庫集中支付相關規定分功能分類進行明細設置；表中應設置出納日記賬數據欄、會計賬簿數據欄以及銀行對賬單數據欄，充分體現賬賬、賬實相核對的要求；根據內部管理要求，設置對賬基本時點和實際對賬、監盤時間欄次。二是《銀行存款余額調節表》的設置，調節表應根據銀行賬戶、功能分類明細分別設置本單位、開戶銀行已收未收、已付未付、調整后余額相關欄次，相關欄次中的調整內容應按照多條明細設置，確保未達款項能夠清晰明了的反映實際情況。三是《庫存現金盤點表》的設置，該表應根據庫存現金賬簿明細分別設置日記賬與會計賬簿數據欄，增加設置庫存現金盤點記錄欄，用于記錄庫存現金的面額、數量、金額、盤點結果等實際情況以及差異原因說明；根據內部管理要求，設置對賬基本時點和實際對賬、監盤時間欄次。四是相關載體應在特定位置標識出納人員、會計人員、監督監盤人員、會計機構負責人或會計主管人員簽字確認的要求，以簽字確認達到真實對賬、全程監督、實地監盤的目的。

第二步是制定定期對賬流程規范性要求。定期對賬流程除對業務操作進行流程性規范外，還應明確對賬工作完成的時間限制、相關人員職責工作分工以及簽字確認后的文檔保管要求。一是每月月初在規定期限內，出納應根據登記完畢的日記賬在《庫存現金盤點表》、《銀行存款對賬表》日記賬數據欄次填制賬簿數，簽字確認后，并及時傳遞給會計。二是會計在收到出納填制的表格后，補充填制會計賬簿數據欄數據、銀行存款對賬單數據欄數據，并進行賬賬、賬實核對，如存在未達款項，會計還應編制《銀行存款余額調節表》，簽字確認后及時將相關表格和銀行存款對賬單返回出納處，如發現異常及時報告部門或單位領導。三是出納認真檢查、核對會計返回的相關資料，對核對一致的表格進行整理，同時對會計填制的《銀行存款余額調節表》相關數據進行檢查，無異議后簽字確認，等待監督監盤人員復核、檢查；若核對不一致的，出納、會計共同查找原因，發現差錯及時更正，確保賬賬相對并相符，如發現異常及時報告部門或單位領導。四是監督、監盤人員在會計機構負責人或會計主管的組織下對填制的表格、賬實進行現場復查和盤點并簽字確認，并將簽字后文檔復印一份備查，原件交由會計人員作為會計檔案與記賬憑證一起歸檔，如發現問題并根據問題的大小要求出納、會計現場處理或立刻報告單位領導。

五、結語

貨幣資金作為行政事業單位所擁有或控制的流動性最強、控制風險最高的資產，各單位雖有管理要求，但并沒有對貨幣資金對賬方式、對賬過程、相關人員責任以及對賬結果記錄進行明確的規范的要求，易造成會計、出納之間推諉扯皮影響工作，同時增大財務人員舞弊的可能性。可以說，貨幣資金定期對賬制度的建立，有效彌補了行政事業單位內部控制的缺失，不但明確了責任分工，規范了對賬業務操作，還可以有效防范或及時發現財務人員舞弊，為國有資金的安全提供保障。

參考文獻：

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