新形勢下高校財務報賬創新發展研究

吳芳芳

摘要：新形勢下網上預約無等候報賬極大地解決了高校普遍存在的財務報賬困難，文章以W大學無等候報賬實踐為例，通過闡述報賬流程和內部控制的創新，分析進一步的優化措施，最后針對制約因素，提出未來發展策略，以此進行高校財務報賬創新發展研究。

關鍵詞：財務報賬；網上預約；無等候

高校落后的財務報賬模式帶來的報銷難問題長期制約著財務工作的效率。隨著高等教育事業的迅速發展，學校資金的來源和支出日益繁多，政府相繼推行的財政體制改革，以及信息化發展的不斷沖擊，給高校財務報賬創新發展帶來了契機，依托信息化的網上預約無等候報賬模式便應用而生了。文章分析了W大學網上預約無等候報賬實踐創新運用，并結合審核崗復核崗互審、強化預算管理、拓寬服務渠道等手段，最后提出建立二級學院財務報賬員、實行網絡電子簽名審批策略，以此進行高校財務報賬創新發展研究，為高校財務工作提供參考。

一、高校財務報賬的發展模式

高校財務報賬經歷著從手工階段到信息網絡化階段和電子支付階段的轉變。20 世紀90 年代初期手工階段，高校經費來源單一，業務簡單數量少，以紙質為載體，手工記錄并保存會計信息資料。20 世紀90 年代中期到21 世紀初，高校規模不斷擴大、經費來源逐漸多元化，財務報賬業務巨大增加。財務報賬開始從手工走向會計電算化，緊隨現代化、網絡化、信息化的發展，又不斷向信息網絡化邁進。為加強資金使用和監管，政府要求實行統一核算和實時監控，相繼推行的財政體制改革如國庫集中支付、公務卡結算，促使高校財務報賬逐漸取消現金支付，實行電子支付，提高資金安全。

隨著高校財務報賬發展階段的變化，其報賬模式主要有窗口報賬模式、信封報賬模式、網上報賬模式。

（一）窗口報賬模式

窗口報賬模式分傳統窗口報賬模式和叫號機排隊取號報賬模式。報銷人員經過票據整理、手工填寫報銷單、領導審批簽字后，到學校財務窗口進行審核報銷。其優勢是簡單、手工易操作、能面對面交流。但傳統窗口報賬模式核算大廳經常排隊混亂，人滿為患，隨后財務部門開始使用叫號機系統的排隊取號模式。這種方式雖然一定程度上解決排隊無序狀態，但仍然須長時間等待，報賬速度慢，效率低，報賬難。

（二）信封報賬模式

信封報賬模式，顧名思義，報銷人員將報銷票據裝入信封，財務人員先收齊信封，然后再在后臺統一審核處理。它省略了原來持報銷單據排隊等候會計審核報銷的步驟；財務人員可以專心審核，效率高。但缺點是不能面對面交流，會存在溝通失誤、票據丟失問題；在投遞集中時期，容易出現壓單，增加核算人員壓力。

（三）網上報賬模式

通過升級或引進系統軟件、開通網上報賬功能模塊，財務報賬實現網絡化。報銷人員登錄網上報銷系統客戶端，完成報賬事項填寫，預約報銷時間，最后打印遞交財務部門。財務工作人員在報銷系統中確認后可自動生成憑證，經過審核復核，最后結算付款。此種報賬模式有效分流了基礎信息的錄入工作量，預算控制在報賬人員錄入時即可得到體現，避免票據簽字審批后才發現項目余額不足等預算問題。網上報賬模式比較窗口報賬模式，可以自主預約報銷時間，一定程度上縮短報賬等待時間，但作為高校新發展模式的網上報賬一般還都不夠完善，仍然需要報賬人員現場等待業務處理完成，財務日接單能力有限。

二、W大學網上預約無等候報賬

W大學計財處經過多年傳統窗口報賬模式、叫號機排隊取號報賬模式、網上報賬等候模式后，借鑒其他高校的先進經驗，于2016年10月，正式全面推行網上預約無等候報賬。2016年日接單能力從160筆提高到500筆；2017年實現預約不限號后，最高日接單達1200筆。“無等候”報賬極大地提高了工作效率，師生們“報銷難”的問題得到極大解決。

網上預約無等候報賬是新形勢下高校財務報賬發展的趨勢，它依托信息化平臺，由查詢系統、網約報賬系統、物流管理系統、無現金系統和財務系統組成。網上預約無等候報賬流程：報銷人員整理票據→登錄網上預約系統→填寫報銷信息并提交→打印預約報銷單→預約單簽字、審批（蓋章）→預約單投遞給接單窗口初審（或投遞至24小時自助投遞柜）→接單人員分配→審核→復核→無現金支付。師生將預約報銷單據遞交財務部門接單窗口審查后即可離開，會計人員在后臺進行所有會計業務處理，報銷款項由無現金系統支付到報銷人員原先填報的賬戶中。在這過程中，報賬人員可以通過物流系統實時查看追蹤報賬進度。無等候報賬的創新發展最根本的是將線下服務管理變為線上服務控制。

（一）報賬流程的創新

1.會計核算信息化。無等候報賬在報賬流程中首先需要報銷人員網上填報具體報銷信息，因為會計數據采集信息化，后期會計人員在審核時，可以自動生成智能記賬憑證。它將會計核算變成信息化規則，如會計制度要求的項目、科目、摘要等。會計人員可以從錄入基礎會計信息到更多地專注業務判斷轉變，使業務處理更高效和準確。

2.資金結算電子化。無現金系統與網上預約報賬系統、財務系統實時相連。銀行卡信息等關鍵數據自動轉入財務系統，支付信息由財務系統復核后自動傳遞至銀行系統，實現無現金報賬。它簡化報銷流程，消除現金清點工作，提高工作效率，同時也減少了現金存儲、支付、管理風險。

3.報賬物流系統化。無等候報賬中增加的接單、分單環節，它將票據流轉信息接入整個系統，使報銷人離開后能夠實時追蹤報賬處理的全過程。接單、分配、審核、復核、支付步驟都可以查看，可以及時清楚全面地掌握報賬完成情況。

（二）內部控制的創新

1.預算管理更科學。將發放數據嚴格控制在項目預算范圍之內，如果項目或者費用項超支，無等候系統能夠自動控制不能填報、無法生成預約單，預算超支能夠在事先得到控制。項目負責人或被授權人通過系統項目查詢，可以實時查詢用款情況，掌握經費的預算凍結情況、預算執行情況、往來情況，有利于全面動態地掌握項目經費情況，完成項目決算等。做到自主監管經費，使預算管理由被動變主動，由事后提到事先、由僅僅財務人員參與轉變為項目負責人、相關領導等全員參與，做到高校預算管理更科學、更規范。

2.項目使用更安全。無等候系統報賬用戶主要分項目負責人、實際報賬人兩類。項目負責人具有系統默認的項目報賬、管理的直接操作權限，實際報賬人往往是被授予權限的校內其他師生（如課題組成員、辦公室人員），他們必須經項目負責人在系統中授權后才有相應不同角色的權限。因此，能夠有效避免過去項目經費報賬冒領冒用的現象。

3.會計工作更高效、工作量分配更科學。W大學為實施無等候報賬，將原先會計核算大廳進行了物理隔斷，前臺接單咨詢，后臺集中賬務處理，較傳統窗口報賬模式更高效。無等候報賬將所有預約報銷單集中到一個接單窗口，然后平均分配給各個制單人員，是對過去多個傳統窗口報賬接收的規范化整合，并實現工作量科學分配。

4.業務管理更全面歸范。無等候系統具有完整的業務功能，包括“日常報銷業務”“國內旅費業務”“暫借款業務”“酬金申報”，主要學校業務類型都囊括其中。在要求師生正確分類填寫前，必然要求財務部門將費用項正確歸類整理與細化設計，通過系統來控制報賬的名稱內容對應正確的科目。報賬人員非財務專業人員，呈現給師生的是各項報銷費用名稱并附注說明而非會計科目，師生只需找到正確的名稱填入報銷金額即可。不僅減少導入憑證的修改量，而且有利于減少會計人員業務判斷的差別，使會計核算科目更歸范。

三、優化措施

（一）審核崗復核崗互審，提高財務報賬效率

W大學實施無等候報賬初期，后臺業務處理總共3組審核復核人員，每組1名復核對應2名審核。經過優化設計后，實行審核崗和復核崗互審，一名會計人員既是本崗位的審核員，又是另一名審核員業務的復核員。仍然是3組，每組3人如A、B、C，即A審核的憑證由B復核；B審核的憑證由C復核；C審核的憑證由A復核。賦予雙重職責，一是能夠在較短時間內拓寬業務，增強職業判斷能力，快速提升業務水平；二是可以最大限度地平均工作量，之前雖然每個審核員、每個復核員的分配量是相等的，但審核員與復核員之間的工作量是不平衡的；三是能夠縮短票據積壓時間，特別是當組里某人因故請假較長時間，可以啟動特殊模式。如請假1人，工作量按剩余8人平均分配后，請假組里剩余的2人進行互審，不會造成憑證長時間堆積。優化審核復核環節，有利于提高財務報賬效率。

（二）強化預算管理，均衡報賬業務核算量

由于學校的特質，高校普遍存在期初、期末、年末報賬集中的問題，實行無等候報賬不限預約號，很容易在業務集中期造成憑證積壓或會計人員疲于完成工作量，造成業務核算質量下降，容易出錯。因此需強化預算管理，從源頭尋求解決方案。第一，錯開科研結題時間，避免年底集中結題。盡量錯開不同科研類別課題結題時間；在當月結題的課題，預算科把結題時間控制提前（以往是當月30日），避免老師在結題前最后日期遞交報銷單，而財務因為月末結賬等來不及處理的情況。第二，嚴格執行預算管理制度。公開項目預算執行完成情況，注意前瞻性和計劃性；嚴格執行考核制度，避免年末突擊花錢的局面。

（三）以服務理念為指導，拓寬服務渠道

W大學在實施無等候報賬后，逐次引入兩臺24小時無等候報銷自助投遞柜，減少接單窗口投遞人流量。自助投遞柜無縫對接無等候系統，師生只需要將手續齊全的報銷預約單據裝入計財處投遞專用透明文件袋，然后掃描條碼自助投遞預約報銷單，實現物流跟蹤，短信通知，極大地方便了師生。建立科以上干部聯系學院制度。主動服務聯系學院，定期與學院財務聯絡員及學院班子進行交流，主動宣傳各項財經政策，及時反饋處理學院反映的新情況、新問題，做到財務報賬信息上通下達。建設溝通平臺，網絡推送報銷指南。建立全校性微信群、QQ交流群，為師生們的財務問題答疑解惑；建設微信公眾號，網絡推送報銷指南，讓全校師生更方便快捷地獲取財務資訊、查詢財務信息，將財務報賬制度、操作等推廣全面化、網絡化、普及化。

四、網上預約無等候報賬未來發展策略

W大學實施無等候報賬經過優化措施后極大地解決了報賬難問題，但仍然存在一些制約因素，具體表現如報賬返工率高，簽字審批耗費大量時間。

（一）設立二級學院財務報賬員

后臺會計人員在審核中發現不合規票據時須電話與報賬人員聯系溝通、解釋。報賬人員又得來回補齊手續或取回退單。隨著報賬業務工作量的增加，老師平時又忙于科研、教學，很難全面地掌握財務報賬信息，難以一次性通過報銷，導致會計人員反復審核，報賬效率低，師生往返補單浪費大量精力。新形勢下只有設立二級學院財務報賬員，提供預審票據服務才是關鍵出路。長久以來，由于高校普遍存在的“統一領導、集中管理”財務管理模式、財務處人員占全校師生的比例偏低、師生和財務人員的信息不對稱現象，使得報賬難問題很難被攻克。W大學財務處積極探索，在實行網上預約無等候報賬后師生們報賬難的問題得到極大解決，但仍缺打通二級學院的“最后一公里”，需要設立二級學院財務報賬員作為紐帶。

各學院需要專門選聘或兼職一名財務報賬員，其主要職責是預先審核票據、負責學院報賬工作。預先檢查手續是否完整、是否允許開支等，提高報賬成功率；負責傳達財經法規等財務信息，甚至協助做好學院預決算、對賬等工作。

（二）實行網絡電子簽名審批

《中華人民共和國數字簽名法》于2005年4月1日起施行，明文規定以數字簽名方式簽署的電子文檔具有法律效應，它為高校財務報賬實行網絡電子簽名審批提供了法律依據。目前高校經費來源多，簽字審批也不盡相同。在簽字審批未網絡化情況下，往往需要根據不同的經費類別尋找相應的審批人簽字，有些報銷單甚至需要多關審批，只要其中一人不在崗，就可能延誤整個報賬進程。新形勢下高校需要梳理審批流程，簡化審批手續，建立、完善網上審批功能。在網上預約無等候報賬系統中建立網絡電子簽字審批功能模塊，系統能依據經費類別、審批額度等事項自動將電子單據流轉到相應的審批人辦公系統模塊，然后審批人根據系統提示，審核單據簽署電子簽名。

實行網絡電子簽名審批，一方面審批人可以根據報賬人和自身工作情況，實時或集中進行網絡審批，自主性增強；另一方面可以解決傳統紙質簽字審批來回奔波耗費大量時間，報賬效率提高。網絡電子審批和網上預約報賬融合后，不僅使無等候報賬的優勢進一步發揮，還可以防范手工審批簽字造假。

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