從定位樹管理

陳理

【摘 要】本文結(jié)合LNG接收站建設(shè)項(xiàng)目的采購實(shí)踐，對采辦目標(biāo)和功能做出定位，并相應(yīng)對運(yùn)營期的采辦提出執(zhí)行管理設(shè)想，以供參考。

【關(guān)鍵詞】采辦定位；采辦管理

一、采辦工作的定位

凡是工作，皆需定位，方可有的放矢。一千個(gè)人心中有一千個(gè)哈姆雷特，有人會覺得合同采辦就如超市，可以隨要隨取；有人會覺得合同采辦如一個(gè)巨大的庫房，應(yīng)該提前備所有所需……百度對采辦的解釋為“在項(xiàng)目采購管理中采辦的內(nèi)容包括：接受采購申請、確定供應(yīng)商、編制詢價(jià)文件、詢價(jià)、報(bào)價(jià)評審、定標(biāo)、簽訂采購合同或訂單等內(nèi)容”。

結(jié)合自身的工作經(jīng)歷和相關(guān)對合同采辦的官方解釋，我對合同采辦從三方面定位：

1.目的：重在執(zhí)行，支持建設(shè)和生產(chǎn)

首先對合同采辦要有目標(biāo)定位，明確角色職責(zé)。合同采辦是為了項(xiàng)目的建設(shè)或者公司的生產(chǎn)而服務(wù)，為滿足需求而開展采辦，有明確的目標(biāo)性，一切脫離項(xiàng)目建設(shè)和公司生產(chǎn)的采辦都是不實(shí)之功。

2.準(zhǔn)則：合法依規(guī)

確立了目標(biāo)之后，要了解規(guī)則，即是對合同采辦的執(zhí)行準(zhǔn)則定位：國家、地方、行業(yè)、單位對合同采辦都有相應(yīng)的法律法規(guī)制度的約束。合同采辦有著固定的程序，每一步工作的開展和方式的選擇都有明確的紅線標(biāo)準(zhǔn)。合法依規(guī)的采辦才是有效可受保護(hù)的，違規(guī)的工作將有可能導(dǎo)致采辦無效，甚至導(dǎo)致法律責(zé)任。

3.價(jià)值：經(jīng)濟(jì)按質(zhì)

按照法律法規(guī)并以滿足項(xiàng)目建設(shè)和正常生產(chǎn)為目標(biāo)而開展的采辦工作只能說是合規(guī)的采辦。合同采辦的價(jià)值定位就在于滿足采辦標(biāo)的和采辦工作質(zhì)量要求的前提下體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)性。這也是采辦方式雖然多樣，但是每種方式都有適用范圍的原因。在推行市場競爭，追求降低采購成本的同時(shí)，還要注意平等競爭，正視采辦需求的特殊要求，謹(jǐn)慎選擇采辦方式。

二、采辦工作的問題和難點(diǎn)

合同采辦工作是被動的程序工作，根據(jù)需方的要求和供方的反應(yīng)在規(guī)定的程序下開展。采辦開始的時(shí)間從接到采辦需求起算，至合同簽訂止，需方的要求和供貨的合理時(shí)間是剛性不可調(diào)的，可以調(diào)整的唯有采辦策略和實(shí)施方式。

合同采辦是一個(gè)矛盾集中體，采辦的過程就是持續(xù)解決矛盾的過程，主要包括：經(jīng)濟(jì)和質(zhì)量的矛盾，需求時(shí)間要求和供貨矛盾，需方和供方各自的利益博弈，采辦程序和實(shí)際情況（市場情況、執(zhí)行情況）的矛盾等等。

合同采辦一直都是審計(jì)關(guān)注的重點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都存在管理風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)控制不到位的話就可能導(dǎo)致?lián)p失，包括經(jīng)濟(jì)上、時(shí)間上、質(zhì)量上等等。

這些都是影響采辦成效的存在問題。

三、采辦工作的管理思路和提升設(shè)想

所有工作都是由機(jī)構(gòu)、崗位、具體到人這些單位來完成；所謂管理，就是把整項(xiàng)工作按一定的邏輯和條理細(xì)分到執(zhí)行單位，再按照設(shè)定的程序開展。

以下幾個(gè)方面加以改善，可提高采辦成效：

1.標(biāo)準(zhǔn)化推行

（1）標(biāo)準(zhǔn)化文本

各部委、行業(yè)、招標(biāo)代理的專業(yè)采辦文件在不斷更新；經(jīng)過建設(shè)階段、生產(chǎn)階段的實(shí)踐檢驗(yàn)，采辦模板的不足和紕漏逐步顯露；生產(chǎn)維保期的采辦標(biāo)的種類繁多，采辦需求數(shù)量相對大金額相對小，合同模式多樣等。特別是生產(chǎn)期的采辦需求大種類多，人員經(jīng)驗(yàn)不一的情況下，建立標(biāo)準(zhǔn)化文本庫，結(jié)合實(shí)際修訂，分類采用，是避免風(fēng)險(xiǎn)又提高效率的必要做法。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化工序

采辦流程大同小異，實(shí)際執(zhí)行又各有千秋。要回避操作風(fēng)險(xiǎn)，就可以將每個(gè)流程的操作點(diǎn)細(xì)化，將工序標(biāo)準(zhǔn)化，動作標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)間

首先，合規(guī)保質(zhì)的采辦工作是有合理的時(shí)間要求，不能隨意地縮短或跳過一些節(jié)點(diǎn)；其次被動的采辦工作也是可以發(fā)揮主動性的，將采辦工作按權(quán)限、潛在投標(biāo)人的資格審查情況、采辦方式等方面細(xì)化分類，將可控的工作設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)間，在一定程度上對采辦效率實(shí)行量化控制。

2.采辦效率的提高

（1）對現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理。盡量在保證合規(guī)的前提下，按照識別的風(fēng)險(xiǎn)簡化報(bào)批，存在雙重報(bào)批情況的合并處理。

（2）加強(qiáng)計(jì)劃性。在確定采辦需求之后，根據(jù)采辦標(biāo)的、需求時(shí)間、對類似工作進(jìn)行合并，按照需求時(shí)間、采辦標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)間倒排計(jì)劃，從立項(xiàng)、發(fā)標(biāo)、收標(biāo)等節(jié)點(diǎn)做時(shí)間要求，及時(shí)跟蹤和調(diào)整。

（3）投標(biāo)人和合同模式的選擇。根據(jù)運(yùn)營期采辦的標(biāo)的和需求特點(diǎn)拓新思路，以年度采辦需求為目標(biāo)開發(fā)潛在供應(yīng)商庫，對可招標(biāo)項(xiàng)目分類分項(xiàng)確定短名單庫，相同或相似類型招標(biāo)項(xiàng)目潛在投標(biāo)人從名單中選取。

為進(jìn)一步發(fā)揮各需求單位的主觀能動性，調(diào)動采辦積極性，建議對生產(chǎn)期采辦采取分類管理，并盡可能地運(yùn)用年度協(xié)議或框架協(xié)議以滿足生產(chǎn)期常規(guī)物料和服務(wù)的補(bǔ)給和應(yīng)急。例如，可窗口辦理的檢驗(yàn)檢測計(jì)量采辦由需求部門自行完成工作；對于散料采辦，形成框架協(xié)議推薦短名單，獲批后，與其簽訂合作框架協(xié)議，約定供貨范圍、結(jié)算形式，每次需求以訂單方式解決。

3.團(tuán)隊(duì)建設(shè)

（1）以人為本。工作需要人來實(shí)現(xiàn)，對合同采辦的管理就是對實(shí)施合同采辦的人的管理。合同采辦之所以全過程存在風(fēng)險(xiǎn)，是因?yàn)槿^程都涉及利益關(guān)系，因此，采辦人員的職業(yè)操守培訓(xùn)和培養(yǎng)是團(tuán)隊(duì)建設(shè)的根本。

（2）建立大采辦觀的概念。有一種觀念是“我不管采辦方式，不管供應(yīng)商資質(zhì)，只管提出需求，采辦的結(jié)果滿足要求即可“，殊不知，合同采辦工作是一個(gè)整體，不能簡單分割，只是分工和責(zé)任不同，需求的完整性、合理性對后續(xù)的采辦方式、采辦周期、采辦成本有直接影響。

（3）責(zé)任心和工作熱忱的培養(yǎng)。合同采辦是默默無聞又煩瑣無比的工作，不能制造出有型的成果，反而是終日埋頭于細(xì)節(jié)中斤斤計(jì)較，只有對工作有熱忱的人才能耐得住無聞堅(jiān)持下去。采辦工作涉及利益，又有準(zhǔn)則的約束，一進(jìn)一退全在一念間，只有講原則，對工作對公司有很強(qiáng)責(zé)任心的人才能勝任。

（4）工作技能的培養(yǎng)。外行人看采辦，覺得采辦是程序性的文字工作，其實(shí)不然。協(xié)調(diào)能力、邏輯思維、專業(yè)知識、談判技巧、縝密心思，缺一不可。endprint