高校檔案信息化發展趨勢與設想

王媛媛

近年來，高校發展較快，檔案信息化建設發展可以說是與時俱進的需求，也是必然要求。然而，卻也凸顯出不少問題，檔案資源功能發揮效能受到制約，檔案工作缺乏高層次督導，亟待為高校檔案信息化發展尋找切合實際的路徑，為高校發展提供強勁后勤保障。

一、互聯網發展對高校檔案信息化的影響

隨著互聯網發展和進步，社會信息化發展給高校檔案信息化發展帶來動力，也對高校檔案信息化建設提供科技支持，可見高校檔案工作和互聯網發展關系密切。

高校檔案是高校事業發展的重要部分，隨著高校的發展，檔案種類、內容、載體等形式，以及檔案職能和管理也突飛猛進。同時，也給檔案管理帶來不小壓力。高校檔案應基于高校發展的利用需求，圍繞檔案收集、整理、檢索、利用等各環節進行建設。“共享”已經成為當今社會信息化發展的主流方向，更是高校檔案資源管理和信息利用的“心中所想”，勢必給高校檔案帶來不可抗拒的助推力。

互聯網技術從上世紀70年代開始應用于檔案管理中，至今先后經歷了多個階段，檔案信息化發展、網絡化管理已經普及發展，輔助檔案管理的具體工作和實體業務。高校檔案工作更是如此，已經有很多高校利用各種條件自主研發和引入檔案管理網絡系統工程，創設的檔案信息化水平已經很高了。可見，在互聯網技術環境中，高校檔案信息化建設發展速度可謂是“一日千里”。

二、高校檔案信息化發展的供與求

高校檔案工作從1984年國教委頒布實施《普通高等學校檔案管理辦法》以來，正式開啟了建設特色高校檔案工作道路，這也意味著高校檔案工作期待更高層次的飛躍。

從檔案庫藏規模和管理建設看，高校檔案實行全宗并藏，隨著學校活動和機構運轉的增加，高校文書檔案數量增加；高校學術科學研究和學科實力的提高，給檔案庫藏帶來無形壓力；學校師資和學生合并考量，高校教學檔案倍級增長；高校基本建設擴充、儀器設備對應的大量檔案等等。高校檔案庫藏資源與日俱增，要求檔案信息化建設發展與時俱進。高校檔案資源的增多，意味著需要檔案機構管理建設的跟進。高校檔案管理應依托高校管理條件，嚴格遵照檔案利用和檔案活動為管理準繩，確保高校檔案機構有序運轉。

高校檔案資源中雖然占據主導地位的仍然是傳統紙質檔案，但電子檔案、聲像檔案、縮微檔案等特殊載體檔案也大量存在，對高校檔案信息化建設發展提出更大需求，需要尋找檔案保存、利用和傳遞更有效的新方法、新手段。高校各類活動中電子文件的興起運用，需要檔案部門能夠提供與之匹配的利用方式與設備。檔案機構作為高校檔案管理工作機構部門，負責與學校各項工作相關資源信息檔案的管理，面向社會和學校，既要服務社會各界和廣大師生，也需要服務學校行政運轉和科研教學等。因此，無論是社會推廣還是學校師生都需要提高高校檔案利用率，這對高校檔案信息化建設發展也提出新的需求。

此外，互聯網的快速發展，改變了大眾辦公和生活方式，尤其是高校學生對互聯網的關注度更高，高校檔案信息化建設發展可以將檔案管理視角轉移至利用方式上，這也說明高校檔案信息化發展刻不容緩。

三、高校檔案信息化的挑戰與發展

高校檔案信息化建設發展前景好，但也面臨諸多挑戰，可謂是曲折中前進，前進中摸索。

（一）信息技術

高校檔案信息化建設發展離不開信息技術的支撐，但是想要更高水平的發展還需要解決幾個問題：第一，信息安全技術。高校檔案種類繁瑣，內容豐富，形式各樣，但是對于電子檔案而言，首當其沖的就是其安全性，能否安全的保存、利用和傳遞對信息化水平有很大的依賴性。高校檔案信息化發展需要積極探索信息安全技術，保護電子檔案的信息安全，防止出現人為的篡寫更改，或者電子檔案的損壞丟失，要確保電子檔案的真實性、原始性。電子檔案的利用和傳遞也離不開信息安全技術，在聯網的環境中，要注意設置網絡權限，加強網絡防范技術，防止遭受病毒侵襲，避免外界對電子檔案的非法訪問等，保證網絡保密性和安全性，維護電子檔案的保密性。第二，信息檢索技術。高校檔案是服務于高校各類活動的，廣大師生對檔案需求提出全、快、便、準、省五大要求，這就對檔案利用率提出高要求，學校需要應用高校檔案檢索技術，如詞位檢索、截詞檢索等，引入網絡數據庫、聯機數據庫等，將高校檔案庫和檢索技術進行完美融合，更好的提供檔案服務功能。第三，檔案管理系統和辦公自動化系統的對接技術。將檔案管理系統和辦公自動化系統進行完美對接，是實現高校檔案信息資源整合，實現高校文檔一體化辦公的關鍵步驟。站在檔案工作的角度，從單一文件，到檔案管理，將高校檔案納入到一個完整的管理系統，提高檔案利用和管理效率。

（二）管理模式

高校檔案管理工作和檔案信息化建設發展是相輔相成的，檔案管理工作需要信息化建設支撐，信息化建設發展為檔案管理提供工作便利。

高校是以科研教學為中心，開展各項教學活動，所有的學校活動都指向了科研教學工作。因此，高校檔案管理工作關系到各項工作的目標，要加快高校檔案管理工作體制的改革，強化檔案管理職能，加大檔案管理監督力度，推動檔案信息化建設健康發展。檔案是高校活動的記錄記載，實施高校檔案管理標準化，在檔案管理中要提倡標準化、信息化標準，明確檔案管理的基礎標準、信息處理標準和技術標準，指導檔案工作有序開展。高校檔案信息化建設發展還需要物質條件的保障，配備數字化設備，引入新型載體檔案裝具，自動化設備，智能化監控系統，等等，為高校檔案信息化發展提供數字化、電子化“后勤”保障。

（三）人員素養

高校檔案信息化發展離不開高素養人才支持，是檔案工作的主體，否則一切就是空想。檔案信息化建設有很強的實踐性，信息化建設帶來的是檔案知識的更新推進，工作人員的業務能力也需要同步提高，繼續教育與培訓就成為人員素養培育的重要途徑。檔案工作人員應積極學習現代化檔案管理理念，在日常工作中注重積累經驗，多角度分析總結工作得失，將所學知識用于實踐，不斷完善檔案信息化工作知識體系和內容。此外，鑒于檔案信息化發展的創新性，還需要加快工作人員業務創新能力的培養，要求工作人員熟悉檔案工作法律法規、流程標準，具備專業檔案知識和科技知識，具備綜合行政基本知識，能夠使用現代化設備等能力。在互聯網時代，高校檔案信息化建設發展意味著工作人員業務素養的創新發展，要具有檔案服務能力和檔案信息管理能力。高校檔案信息化發展促使高校檔案工作人員逐漸從檔案人才向計算機和檔案交叉學科方向發展，強調綜合信息管理能力，朝向靈活便捷檢索目標出發，注重數字化文件前端控制，注重數據邏輯安全和網絡功能設置，加強數據庫建設，都是對檔案工作人員創新能力的高要求。

高校檔案信息化發展是順應互聯網時代發展的重大變革，是高校檔案工作不可逆的發展趨勢，前景良好，過程曲折。我們應正確看待互聯網發展對高校檔案信息化的影響，立足高校檔案信息化發展的供與求現狀，加快信息技術發展，變革檔案管理模式，培養檔案人員綜合素養，促進檔案信息化建設發展進程。